Det råder en hausse på stora it-projekt i Sverige just nu. Fyra stora upphandlingar är på gång på landstingssidan där man vill få till ett generationsskifte för sina vårdinformationssystem. Alla ligger i mångmiljardklassen. Parallellt håller Stockholms stad på att avsluta sina upphandlingar för it-stöd i administrationen respektive skolan, även där landar avtalen på miljardbelopp.

– Här står avtal på spel som är bland de största i Europa, kanske till och med globalt. Europachefer är involverade, ibland till och med ägare. Och det höjer adrenalinet hos alla parter, säger Magnus Josephson, upphandlingsjurist med mångårig erfarenhet som i dag driver egen konsultverksamhet.

Men förra veckan stötte två av upphandlingarna på patrull och det handlade i bägge fallen om formfrågor. Västra Götaland tvingades i förra veckan avbryta sin upphandling efter att bara en av leverantörerna lyckats uppfylla de grundläggande formalia som krävs för att gå vidare i upphandlingen.

Läs också: Myndigheters investeringar sinkas av överklaganden – ”vi är jävligt irriterade”

Stockholms Stad har avslutat sina upphandlingar men bägge har överklagats och när det gäller det största avtalet som gäller administrationens it-stöd så underkände domstolen Stockholms val av leverantör med motiveringen att leverantören inte klarat de formella kraven i upphandlingen och därför inte borde ha fått gå vidare i upphandlingen.

Hur kommer det sig då att formfrågor kan sätta p för sådana här megaupphandlingar? Det handlar ju om miljarder?

– Man ska ha klart för sig att det här involverar tre parter – köpare, säljare och domstolar. Och alla tre kan göra fel.

Magnus Josephson pekar på den avbrutna affären i Västra Götaland.

Här lyfter han fram två felkällor: köparen har missbedömt leverantörernas förmåga att svara korrekt. Alla säljare utom en har missbedömt svårigheten med att skriva anbudet.

– När det är så här stora affärer ska det inte gå att svara fel på underlaget. Det måste vara enkelt att göra rätt. Även ett uselt svar ska kunna godkännas men får lägre poäng. Utgå från huvudregeln i lagen om offentlig upphandling – tydliga, rimliga och relevanta krav. Företagsuppgifter kan kontrolleras i efterhand. Välkomna varenda fråga som önskar förtydligande. Där har köparna misslyckats – uppenbarligen har de haft för hårda och för otydliga krav, säger han.

– Jag ser framförallt ingen nytta med alltför stränga krav i förfrågningsunderlaget om det ändå ska hållas en konkurrenspräglad dialog i ett år efteråt. Man ska ju leta efter samtalspartners och inte formaliafel. Att VGR avbryter redan nu, innan man är i gång med den konkurrenspräglade dialogen är väldigt oroväckande för det här är ju bara första steget i en ganska lång process.

Han har också uppmärksammat en annan upphandling som oroar honom.

– Västra Götaland upphandlade nyligen advokathjälp till samma upphandling, det ska sitta 15-20 advokater som arbetar inom upphandlingsområdet och vara rådgivare på heltid. Då ringer alla mina larmklockor. Hur ska VGR hålla ihop processen och uppnå maximal verksamhetsnytta med hjälp av massa advokater? Vad kostar det? Vilka signaler skickar det till leverantörerna?

Läs också: Evry tar hem Stockholms mångmiljardaffär – Volvo IT åker ut

Samtidigt handlar det inte bara om köparen. Och när det gäller missade formalia så måste leverantörerna också anstränga sig mer.

– Uppenbarligen var det möjligt att svara korrekt på förfrågningsunderlaget – en leverantör lyckades ju. De andra har missbedömt arbetsinsatsen för att svara eftersom de inte förmått skriva tydliga svar, säger han.

– Det är ett väldigt vanligt fel att de som sköter anbudet för få, ofta räknas det inte som sälj. Men där borde leverantörerna vakna upp och ta en kopp kaffe för det är med anbudet som det hela börjar.

Samtidigt räcker det inte med att köpare och säljare gör sitt. Även domstolarna är en viktig länk i kedjan. För när det handlar om affärer i den här skalan så får man helt enkelt räkna med överklaganden.

– Det här handlar om stora pengar så man ska nog vara beredd på att det finns de som gärna tar till alla tricks i boken, säger Magnus Josephson.

Då gäller det att domstolarna tar rätt beslut och där är han mycket kritisk när det gäller just den dom som kom nyligen där förvaltningsrätten underkände Stockholms stads tilldelningsbeslut i upphandlingen av it-stöd till administrationen med hänvisning till att vinnaren Evry, i ett samarbete mellan Evry AB och Evry Norge AS, inte tillräckligt tydligt fastställt vilka som hade rätt att företräda gruppen.

– Jag tycker domstolens beslut är helt obegripligt. Förfrågningsunderlaget var alldeles utmärk och alla leverantörer har ansetts bra men så lägger sig domstolen i hur Stockholms stad bedömt leverantörernas svar. De ska bara titta på processen. Men just detta är den tredje felkällan förutom det som köpare och säljare kan missa.

Magnus Josephson är också generellt skeptisk till att offentlig sektor skriver så stora avtal. Han förespråkar i stället att göra allt så enkelt som möjligt och hellre arbeta med små steg än med stora kliv.

– Ännu mer än jag oroar mig för upphandlingarna av nya vårdsystem så oroar jag mig för implementeringen. Det är svårt att lyckas med stora upphandlingar men ännu svårare att lyckas med stora it-projekt, säger Magnus Josephson.

Han räknar upp exempel som försvarets Prioprojekt som drog över budget med en miljard och Polisens kraschade it-projekt Pust som kostade 300 miljoner kronor.

– Det är så mycket som kan gå fel. Avtalen gäller lång tid, människor byts ut och det kan bli interna konflikte kring hur projekten ska genomföras. Jag tror att man måste tänka små steg i stället för ett stort kliv. Ta ett litet projekt i veckan och se hur det går, säger Magnus Josephson.

– Ett maratonlopp görs ett steg i taget. De stora system som fungerar bäst i dag har utvecklats organiskt under lång tid i små steg.