Flera mångmiljardupphandlingar som är på gång just nu har stött på problem. Det handlar dels om att leverantörer inte klarat att fylla i formalia på ett korrekt sätt och dels om att de överklagas.

Och just överprövningar har blivit mer regel än undantag när det rör sig om stora it-upphandlingar. En av dem som uttryckt oro för att fördröjningarna bromsar moderniseringen är Christer Blomstrand, it-direktör på Landstinget Sörmland.

– Vi riskerar att hamna i en lång räcka av överprövningar och vi måste hitta en bra lösning så det inte tar för lång tid. Då kommer våra verksamheter att stå med omoderna, bristfälliga och osäkra system, säger han till CS.

Stefan Holm, näringspolitisk expert inom offentlig upphandling på tjänsteföretagens branschorganisation Almega håller med om att det är ett stor bekymmer.

– Vi delar uppfattningen att överprövningar är ett problem när de stoppar utveckling och viktiga investeringar, säger han.

Läs också: Upphandlingar för miljarder faller på formalia – varför är det så svårt att göra rätt?

Samtidigt tror han att beställarna kan bli betydligt bättre på att försöka förstå och sätta sig in i leverantörernas situation.

– Storleken på affären spelar självklart roll. Det kommer upp i så stora värden att leverantörer som inte är med på kontraktet kan riskera att försvinna. Då kommer de att överklaga.

Därför bör man fundera på om affären verkligen behöver vara så stor eller om det går att dela upp den.

– Kanske kan man upphandla olika pusselbitar i de tekniska systemen och inte hela system exempelvis. Eller så kanske leverantörer kan samarbeta kring kontrakt, det är inte så vanligt i dag men det kanske går att underlätta det, säger Stefan Holm.

Från det offentligas sida försöker man ofta arbeta strategiskt med att hålla ner det totala antalet leverantörer för att minska sina kostnader och ha bättre kontroll.

– Men det har ett pris i form av att det blir fler överprövningar och det måste man förstå.

Framförallt handlar det dock om att underlätta processen så mycket som möjligt. En del i det är att ta fram tydliga underlag där det är lätt att göra rätt.

– Där kan man jobba proaktivt och skicka ut förfrågningsunderlaget till de leverantörer man tror kan vara intresserade och låta dem komma med synpunkter. Eller ha stormöte och diskutera var det finns otydligheter.

Men det handlar inte bara om underlagen utan också på hur beställaren behandlar leverantörerna. I stället för att kasta ut dem som gjort en liten miss kan man upplysa dem om att de gjort fel och låta dem gå vidare.

– Det där är något som hanteras väldigt olika på olika håll. En del har en mer strukturell syn på upphandling där man mer ser det som en fabrik och inte som en process som tar tid. Medan andra ser det mer strategiskt och är mer inriktade på slutresultatet.

Läs också: Myndigheters investeringar sinkas av överklaganden – ”vi är jävligt irriterade”

Stefan Holm lyfter fram Kommentus som upphandlar ramavtal åt kommuner och landsting.

– De har lyckats halvera överprövningarna bland annat genom att föra en närmare dialog. De kontaktar leverantörerna efteråt och förklarar sitt beslut, det är inte rocket science.

Så bättre sociala relationer kan vara ett recept för att få det att fungera bättre?

– Ja, absolut. Sociala relationer spelar stor roll, i dag pratar man ofta väldigt lite med varandra. Och det är också det som leverantörerna ofta klagar på – att det är svårt för dem att få svar när de undrar saker.

En annan del som sinkar upphandlingar är att domstolsprocessen ofta drar ut på tiden. Där tycker Stefan Holm att en tidsgräns skulle kunna vara en lösning.

– Det har ibland diskuterats att domen inte skulle få dröja mer än tre månader. På så sätt skulle både beställare och leverantörer veta vad de hade att förhålla sig till och kunna fortsätta arbeta, säger han.

Samtidigt som överprövningarna kan orsaka frustration både bland leverantörer och beställare som står och stampar och bara vill dra igång sitt arbetet så är de nödvändiga konstaterar Stefan Holm.

– Man måste säkert göra något kring de strukturella frågorna men samtidigt krävs det att det finns en möjlighet att överklaga för att få en fungerande upphandling, Det får man inte glömma, säger han.