För fem år sedan stod det klart att Riksbyggens systemlösning – en brokig blandning av inköpta system och egenutvecklat – hade nått vägs ände. Så bolaget drog igång en analys för att se vad som krävdes för att skapa en effektivare it-miljö.

– Syftet var att öka kvaliteten och effektiviteten i affärsstyrningen. Vi satte upp ett antal effektmål vi ville uppnå – det handlade om operativa krav kopplat till vår fastighetsförvaltning, att få ut högre kvalitet till våra kunder och att effektivisera it-stödet för våra användare, säger Amir Chizari, cio på Riksbyggen.

Förra året gjordes det första införande av ett nytt crm-system från Microsoft och nu i påskas var det dags för den stora implementationen av ett nytt affärssystem, Unit4 Agresso.

Systembytet är det största som Riksbyggen gjort. Det berör alla 2 400 anställda och runt 100 personer både på it-sidan, i verksamheten och från leverantören har arbetat med projektet. Totalt ligger kostnaden för hela projektet på uppåt 350 miljoner kronor.

Läs också: Nu byter SKF affärssystem – för tio miljarder kronor

– Implementationen gjordes i en big bang under helgen och som minst var 70 personer inne och migrerade data och kvalitetssäkrade övergången.

Hittills har den dryga vecka som gått varit förvånansvärt lugn konstaterar Amir Chizari.

– Än så länge har det som vi sjösatt fungerat fint. Det har varit lite småfel men inget kritiskt. Och våra användare har visat stor förståelse, de är överlag väldigt positiva till bytet.
 
Inför bytet har Riksbyggen också arbetat med att få ordning på all sin masterdata för att se till att all data som finns i systemen verkligen är korrekt och uppdaterad – och framför allt tillförlitlig.

­– Vi har sett över datakvaliteten, rensat upp allt som varit inaktuellt och samlat alla våra kunddata i ett system i stället för utspritt i många. Det arbetet har pågått parallellt med att vi planerat driftsättningen.

I samband med bytet gör sig Riksbyggen också av med inte bara olika egenutvecklade system utan också sin gamla stordatormiljö. Till sommaren hoppas Amir Chizari att den ska kunna släckas.

– Det finns en del lagkrav och övergångsregler kring hur lång tid som viss information måste sparas så vi arkiverar det just nu, säger han.

riksbyggen
Foto: Riksbyggen (CC)Den mobila bastun Solar Egg har nyligen uppförts av Riksbyggen.

Nu pågår också arbetet för fullt med att anpassa allt till kraven i den nya dataskyddsförordningen GDPR som införlivas i svensk lag nästa år.

– Där har vi också fått säkerställa en del information, och det är ju ett arbete som kom in lite från sidan under den här processen.

Och mycket arbete återstår också.

– Det har varit ett väldigt stort arbete och det är inte slut ännu. Nu kommer det en stabiliseringsfas för själva implementationen – där kan det ju gömma sig något runt hörnet. Och så fortsätter vi vidareutveckla nya funktioner hela året. Förhoppningsvis går det hela över i ett förvaltningsläge vid årsskiftet.

Läs också: Så lyckades butikskedjan med sitt systembyte – "avtalet avgörande"

För verksamhetens del innebär systembytet att pappershanteringen minskar betydligt.

– Alla våra fastighetsskötare får nu sina serviceorder via mobilen, tidigare var det på papper.

Men kanske ännu viktigare för verksamheten är att de sedan också återrapporterar via mobilen framhåller han.

– Tillsammans med verksamheten utvecklar vi process och arbetssätt, uppdaterade processer och ny modell för ekonomistyrning. När alla rapporter kommer in digitalt skapar det en helt annan kontroll och effektiviserar den ekonomiska styrningen.

Amir Chizari identifierar flera saker som han tror ligger bakom att driftsättningen lyckats så väl.

– Jag tror det handlar om att vi varit medvetna om riskerna och haft en beredskap kring det. Vi arbetar agilt och vi lägger till nya funktioner successivt i stället för samtidigt. Det har också funnits ett stort engagemang internt på företaget och vår leverantör har varit på tårna och tryck in de resurser som krävts, säger han.

– Det har varit väldigt givande för mig och alla involverade i projektet att vara med på en sådan resa från början till slut. Det är inte varje dag man får uppleva det.