Digitalt ska vara snabbt – tre tips för bättre interna processer

Anna, storkundssäljare på ditt företag ringer dig:

– Storbolaget AB vill göra affärer med oss. Men de kräver XYZ – kan vi fixa det?

Det borde vara lätt att svara på. Antingen finns det redan, eller så kan det aktiveras genom parametersättning. Det kan krävas ett projekt. Eller så går det helt enkelt inte.

Hur ge Anna och kunden ett snabbt svar?

Det finns förmodligen ingen som riktigt har överblick över hela er lösning. Frågan måste tas upp i forum och ändringshanteras innan pilotfasen. Nya beslut ska fattas. Krävs det it-utveckling måste ni invänta tillgänglig kapacitet i teamen. Går det bra måste ni invänta nästa samordnade kvartalsrelease ...

Kunden tröttnar. Anna kan inte ge ett svar förrän om tre till sex månader och leverans kan ske tidigast om ett år. Under tiden har Storbolaget tröttnat och valt en annan lösning.

Läs också: Så väljer du rätt it-stöd för rätt situation

Känner du igen dig i det här scenariot så jobbar du förmodligen på ett hyfsat stort, välskött företag. Med ITIL och projekt- och portföljstyrning håller ni kontroll över it-kostnaderna och begränsar kostnadsdrivande spretighet i era erbjudanden, processer och stödsystem. Ni gör allt enligt regelboken, men kunderna är inte helt nöjda. Ni gör ett bra jobb, säger de, men ni är inte innovativa och ni är inte proaktiva.

Jag ser varianter på samma problem på i stort sett alla företag jag pratar med och har förslag på tre saker som snabbar upp processerna.

1. Beslutsgrindar spelar roll.

Använd era beslutsgrindar på riktigt. Det är för vanligt att ärenden släpps igenom samtliga grindar ända tills det kommer till start av utförande, där de köas upp innan handläggningen kan börja. Kanbans koncept med en gräns för samtidigt arbete (WIP-limit) är en god hjälp för att veta hur ofta ni kan säga “ja” vid varje grind. En analys baserad på riskjusterat nettonuvärde för framtida kassaflöde ger ett bättre beslutsunderlag för varje grind.

2. Dela upp era initiativ.

Dela upp initiativen i mindre delar, där varje del har ett kundvärde, så blir besluten mindre och ni kan tillföra nytt värde och nya innovationer till era kunder oftare. Denna modell passar bra med agila metoder, särskilt kanban, devops och innovationsarbete enligt “fail fast”-metodiken.

Läs också: Glöm inte bort testerna när ni utvecklar agilt

3. Ta kontroll över er tekniska skuld.

Efter hand som ett system förvaltas och vidareutvecklas brukar förvaltnings­kostnaderna stiga. Ofta kan de ligga på uppemot 80 procent av budgeten för systemet. Det bromsar ner utvecklingstakten och lämnar för lite pengar kvar till utveckling. Den tekniska skuld som har byggts upp gör att det tar mycket längre tid och blir dyrare att utveckla. Det finns verktyg som kan mäta teknisk skuld – ett bra beslutsunderlag för hur ni ska jobba ner skulden, och i vart fall inte öka den ännu mer.

Dessa tre åtgärder fungerar enligt min erfarenhet oavsett vilka ramverk man använder för att styra sin portfölj. Det går att korta ner tiden till beslut och tiden till marknad utan att göra något så drastiskt som att byta ramverk. På så sätt kan du hjälpa Anna göra en bra affär med Storbolaget AB.