En chef som inte kommer in på kontoret kan kännas väldigt frånvarande. Så hur ser man då till att inte tappa kontakten med medarbetarna och hålla sig à jour även på distans? Vår amerikanska systersajt CIO.com har frågat chefer som är vana att jobba utanför kontoret och här är deras bästa tips.

Se till att du har mycket mobildata

Inom EU behöver vi som svenskar snart inte fundera så mycket – från i juni kan vi surfa för samma priser som vanligt även i de andra medlemsländerna. Men när vi ger oss utanför gränserna gäller det att ha en roamingplan som inte snålar med mobildata.

– Se till att sätta upp rätt roaminplan med din leverantör. Idelat ska den inte ha någon begränsning av data, säger Don Mal, vd på Vena Solutions.

Gör din mobil till en hotspot

Om du behöver hålla dig uppkopplad se till att använda internetdelning från din mobil.

– Se till att avtalet med din mobiloperatör tar höjd för det, säger Karl Sakas, vd på Sakas & Company.

Läs också: Perfekta jobbet? Så vet du om företagets kultur passar dig innan du tackar ja

– Du kan använda Tripmode-appen som finns för pc och Mac för att begränsa vissa tjänster och för att undvika att mobildata går i taket genom att Dropbox synkar hela tiden.

Lägg det du behöver i molnet

– Om du vill vara produktiv måste du se till att ha med dig din data och dina tjänster hela tiden. För några år sedan betydde det att du hade med dig ett usb-minne – i dag betyder det molnet, säger Fraser Sutherland, chef på Storage Vault.

– Så länge som du har en uppkoppling kan du jobba var du än är i världen.

Lagra offline-kopior på din dator

Molnet i all ära, men ibland kommer du inte åt det påpekar Elyssa Respaut, projektledare på Amdee.– Ibland behöver jag granska filer som är lagrade online men är på väg till ställen där det är osäkert om det finns wifi. Då tar jag några minuter till att ladda ner allt material som jag redan i förväg vet att jag behöver till min dator. Då kan jag jobba även utan wifi och sedan ladda upp mina ändringar i molnet när det går.

Läs också: Här är it-jobben som betalar bäst – och sämst

Ladda ner en planerings-app 

Det finns flera olika appar för att organisera sig och skapa att-göra-listor – Wunderlist, Todoist och Evernote tillhör dem som de chefer som CIO.com pratat med lyfter fram.

Jason Walker, vd på Deputy, använder sig av Wunderlist.

– Den håller koll på dina arbetsprojekt och andra aktiviteter genom att skapa såadant som påminnelser, förfallodatum och sätt att samarbeta med andra.

Marc Roche, en av grundarna till Annuities HQ, är en flitig Evernoteanvändare.

– Jag lagrar flygtider, boardingpass, hyrbilsavtal, bensin- och restaurangkvitton och hotellfakturor i en specifik bok i Evernote, så jag kan komma åt dem snabbt och enkelt och skicka dem till vår ekonomiavdelning. På så sätt kan jag få tillbaka utläggen när jag är tillbaka på jobbet.

Men alla använder inte Evernote för att ha koll på sina utlägg. Jason Walker använder sig av en app som är till specifikt för just det i stället – Expensify.

– Det går att ta en bild av ett kvitto och appen läser av och lägger in kvittodetaljer i en utäggsrapport.

Skaffa en app för att skanna

Och det finns fler appar som kan underlätta livet för en chef som jobbar på distans. Bruce Orcutt, produktchef på ABBYY, använder sig av en app för att skanna in visitkort. – På konferenser, seminarier, utställningar och mingel får vi alltid en massa visitkort som lätt tappas bort sen. En bra lösning är att digitalisera dem med en gång och lägga in dem bland dina kontakter eller i ditt crm-system.

Läs också: Lyxbilar och provrörsbefruktning – alla vapen tillåtna i jakten på it-proffs

En av de appar han lyfter fram är den egna ABBYY Business Card Reader.

Ha alltid, alltid, med dig extrabatterier till mobilen

– Jag är inte killen som du ser sittande på golvet bredvid flygplatstoaletten för att det enda strömuttaget finns där, säger Mike Ewing, vd på Cruise Critic.

– Jag använder inte extraladdaren varje dag men när jag behöver det har ett laddat extrabatteri verkligen varit en räddning.