Konsultexperten: Vem vinner och förlorar på dagens inköpsprocesser?

Varje vecka har jag förmånen att prata både med beställare och konsultchefer i branschen. Vi diskuterar ofta vanligt förekommande dilemman i konsultrollen. På sistone har det snackats en del om att förutsättningarna i näringslivet mer och mer liknar de begränsningar som offentlig sektor lever med utifrån ramavtalsupphandlingar och rädslan att ta fel beslut. Leverantörer stämmer varandra och försenar kundens projekt – eller organisationsutveckling.

Trots superhet konsultmarknad finns det visst missnöje – på båda sidor. De stora beställarna har tacksamt nyttjat fördelarna med konsultmäklare och centraliserade inköp för att förenkla, spara pengar och jobba mer processorienterat. Men får de rätt matchning till rätt pris? Kan det till och med vara dyrare i längden med prispressen om arbetet inte når upp till ställda krav? Och är interna linjechefer trötta på inköpsprocessen så att de inte orkar byta ut en konsult som visar sig inte matcha kravspecen.

Prispressen påverkar leveransen och affärerna
Du kanske känner igen dig? Priserna pressas och konkurrensen om konsulterna gör att konsultbolagen säljer det som finns på bänken även om matchningen inte är 100 procent rätt. De mest eftertraktade konsulterna lyckas ofta förhandla sig till priser utanför ramavtalens begränsningar så frågan är om trenden har vänt? Kommer beställarna vända Zerochaos och Ework ryggen och skapa egna system för att säkra upp bästa inköp? Det hade jag gjort för att säkra kvaliteten i leverans om jag var kund på marknaden idag.

Läs också: Konsultexperten: Komplettera eller konkurrera?

Bristande uppföljning
När marknaden går som tåget så hinns inte uppföljningen med ordentligt. Då uppdagas inte utmaningar eller problem som borde ageras på. Det kan vara allt från att arbetsmängden inom ett uppdrag är för stort och blir ohållbart för en person eller att specen ändras under pågående uppdrag så att konsultens profil inte längre matchar uppdraget helt. Det kan också förekomma att ett konsult-CV har fått en ”make over” för att bättre matcha kundens krav och så klarar inte konsulten av att leva upp till förväntningarna på uppdraget.

Särskild risk finns när en konsult ska säljas via mellanhänder och konsultprofiler redigeras om av personer som aldrig träffat konsulten ifråga. Sådant pratas det inte högt om, men sker såklart i all välmening för att matchningen ska bli så tydlig som möjligt.

Sedan kanske motivationen minskar när konsultchefen skickat ut en konsult till ett uppdrag konsulten inte riktigt vill ha… Skälen till ett dilemma kan vara många. Och utan uppföljning blir det inga lösningar oavsett orsak eller bakgrund till gnisslet.

Det är ett ömsesidigt ansvar att säkerställa att allt rullar på. Kunden anlitar ofta konsulter på grund av resursbrist och då finns kanske inte tiden till att planera in uppföljning. Det finns viktigare saker för beställaren, till exempel att hitta nästa resurs till ett planerat projekt. Här är det viktigt att konsultbolagen själva har en utarbetad process och följer upp kontinuerligt både med konsulten (till exempel på månadsbasis) samt med beställaren – tätare i början av ett uppdrag och glesare under längre relationer. Hur gör ni hos er? Vad funkar bäst?

Tätare kundkommunikation bygger relation
Det finns många vinster med konsekvent uppföljning. Dels bygger det en långsiktig relation mellan konsultchefen och beställaren som möjliggör bättre diskussioner om det skulle uppstå någon känslig situation under uppdraget. Vidare kan beställaren indikera kommande behov, som ger konsultbolaget tid att attrahera fler konsulter och planera beläggningen utifrån aktuella behov. Vidare är det ett utmärkt tillfälle att ägna sig åt informell merförsäljning, samla referenser till case och fina kundcitat till den externa kommunikationen. Ett värdefullt tillfälle för båda parter. Hur jobbar ni med uppföljning i er organisation? Har ni tillit till varandra eller hinns inte det med?

Makroinköpets vinnare och förlorare
Okej, marknaden är superhet och beställarna drar nytta av de inköpsprocesser som skapats av företag som Ework och Zerochaos, som en del i en effektivare drift. Konsultmäklarna agerar prispressare åt beställarna och bidrar till transparens för konsultbolag och gigare om aktuella uppdrag. Bra så långt.

Däremot hör jag allt oftare att konsultbolagen är missnöjda eftersom priserna pressas och det blir mer lönsamt för gigare än för anställda konsulter att ta prispressade uppdrag under 1 000 kronor i timmen. På motsvarande sätt får inte kunderna alltid rätt konsult för jobbet. När den billigaste konsulten ska levereras skickas inte den bästa till intervjun, eller?

Det är ont om kompetens eller resurser och konsultbolagen säljer så klart det som råkar finnas på bänken den här veckan. Då är den sociala kompetensen viktig under intervjun för att övertyga om att det är rätt konsult för jobbet. Hur slår detta arbetssätt mot alla inblandade? Skapas de värden som förväntas? Jag tror kvaliteten blir lidande för alla – kundens projekt kanske inte uppnår uppsatta mål, konsultbolagen får missnöjda konsulter och det upprepas igen nästa vecka. Känner du igen? Har du upplevt detta?

Läs också: Konsultexperten: Så säljer du dig själv – och andra

Kunderna får vad de betalar för – tyvärr. Branschen går som tåget så det är två olika saker som drar – kompetensbrist bland de duktigaste och intressantaste profilerna och en prispress på grund av avtal via makroinköp. Jag tror detta göder ett missnöje på båda sidor. Jag skriver för närvarande på en artikel på detta tema just nu så kom gärna med inspel här eller i DM. Kanske någon som vågar uttala sig från kundsidan med exempel på hur det kan slå fel?

Sammanfattning

• Både beställare och konsultbolag behöver bli bättre på uppföljning
• Konsultbolagen: ni behöver bli bättre på feedback och dialog
• Beställarna: våga byt ut konsulter – det vinner ni på i längden
• Agera mer långsiktigt: positiva effekter för alla inblandade – kunder, konsulten och konsultbolaget eller konsultmäklaren
• Fokusera mer på relation än transaktion för att gemensamt skapa affärsnytta