Vi har tidigare skrivit om bolag som valt att byta ut sin gamla Microsoftmiljö mot Googles molntjänster, med stora besparingar som följd. Men det finns även bolag som går åt andra hållet i jakt på effektivare och billigare it-miljö.

Svenska HL Display, som tillverkar olika typer av retailutrustning som exempelvis hyllor och hyllsystem, har valt att skrota den Googleplattform man hoppade på för ungefär fem år sedan. Istället har man valt att satsa fullt ut på Microsoft, med Office 365 i fokus.

– Det började med att man tog ett beslut att gå över till Google. Det var fyra-fem år sedan och det beslutet togs nog mer utifrån trender än utifrån behovsanalys, säger HL Displays cio Johan Ström och konstaterar vad det var som inte funkade bra.

Läs också: Svårt att pruta på jättarnas molntjänster

– Den verkligt stora delen var att verksamheten är väldigt beroende av Excel. Och kopplingen mellan Excel och vårt affärssystem Jeeves var väldigt stark, så det gick inte att avveckla helt. När vi gjorde en total cost of ownership-analys visade det sig att det system vi hade kostade mer än det smakade. Så vi tittade på andra lösningar. Och eftersom Office 365 var mer moget nu så fattade vi beslut om att flytta tillbaka. Vi började med att flytta mejl och andra bas-it-funktioner till Office 365.

En annan del som behövde fungera bättre var dokumenthanteringen.

– Tidigare fanns ingen gemensam filstruktur, alla ägde sina egna dokument och delade dessa enligt eget tycke och behov. Något som ibland innebar att dokument försvann när någon slutade. Nu har vi identifierat dokumentägare och sedan fördelat olika rättigheter för alla dokument. En process som varit mycket smidigt att göra i Office 365-grupper, säger Johan Ström.

Och det är inte bara Google som fått stryka på foten. Även crm-systemet har bytts. Från Salesforce till Dynamics 365. Även här ansåg man att det blev mer kostnadseffektivt och inte minst fungerar Microsofts produkter bättre med affärssystemet från Jeeves, som spelar en central roll i HL Displays it-miljö.

– Jeeves är kvar. Det passar verksamhetens behov väldigt bra, säger Johan Ström.

Hur långt har ni kommit?
– Just nu har vi avvecklat Googleplattformen helt. Det sista vi gjorde var att flytta över alla dokument till One Drive.

Det som återstår nu är de sista delarna av Dynamics 365-flytten. HL Display har 1 200 anställda och är verksamt i 44 länder med tonvikt på Europa och Asien. De största länderna sett till antalet anställda är Sverige och Polen. Där är Dynamics 365 redan infört.

– De två stora numerärerna Sverige och Polen är klara. Nu ska vi börja flytten i England och efter sommaren tar vi Frankrike, säger Johan Ström.

Läs också: Slutspurt i Stockholms landstings jätteflytt till Microsofts moln

Även om han säger att resan gått oväntat bra så är det så klart speciellt att byta ut något som installerades så nyligen, men Johan Ström säger att han är nöjd med den resa som bolagets globala it-miljö har gjort.

– Det var väl inte ett fantastiskt beslut att gå över till Google sett utifrån en behovsanalys. Hade vi gjort en sådan hade vi nog sparat mycket kraft, säger han.

Själv kom han in på bolaget för ungefär ett år sedan, men har full förståelse för hur hans föregångare tänkte.

– Jag har inte varit på firman så länge. Men man tog beslutet utifrån hur mogna plattformarna var då, och då var Googleplattformen den mest mogna. Nu har Microsoftplattformen mognat ikapp och förbi om man tittar utifrån våra behov. Den stora skillnaden är som sagt hanteringen av dokument där alla bitar uppfylls av den nya plattformen. Dessutom känner användarna igen sig i den här miljön.