Svårigheter att överblicka infrastrukturen, licenser eller administrativa snårigheter. Att få börja från ruta ett vid bygget av en ny teknikstack är nästan bara startup-bolag förunnat. Mer etablerade företag som väljer att flytta in i molnet kan ställas inför en del väntade, och oväntade hinder.

Det gäller att gå in i denna resa med öppna ögon, skriver vår amerikanska systertidning CIO som gått igenom vilka hinder som kan komma i vägen. Detta för att dra nytta av de fördelar som finns, i form av kortare processer, kostnadsbesparingar, möjligheten att skala upp resurserna efter behov. Men det är inte ovanligt att företag som gjort resan vittnar om att de överraskats av utmaningar som de inte väntat sig, mindre väldokumenterade fallgropar. Som att ändra traditionella tankemönster eller brist på insyn i infrastrukturen. De finns läxor att lära från företagen som gått igenom processen.

Att bryta och byta tankemönster

För fyra år sedan valde amerikanska försäkringsföretaget Pacific Life att istället för att satsa på ny hårdvara att hyra datakapacitet hos Amazon Web Services. Att köra sina beräkningar kräver visserligen bra prestanda, men bara ett par timmar i veckan. Därav övergången.

Vid den tiden hade de datacenter i Kalifornien, vilka var dyra att hålla i drift. Samt en datahall i Nebraska som de använder i nödsituationer. När övriga företaget såg fördelarna med att kunna skala upp och ner efter behov flyttade de över allt mer av verksamheten. De började flytta in egna applikationer i AWS och använde sig av visualiseringsmjukvara från Tableau. Medarbetare kunde på så sätt få fram kundrapporter globalt. Men så kom överraskningen.

Läs också: Tre vanliga misstag företag gör vid flytten till molnet

Tableau krävde att bolaget började tänka på ett nytt sätt för att kunna föreställa sig hur de olika delarna hängde ihop.

– Först handlade det om att föreställa sig arkitekturen och tänk om kring våra verktyg, Vi kunde inte bara flytta vår lokala brandvägg och lägga den i molnet, säger molnansvarige Reza Salari.

Säkerhetstänket blev viktigare säger han, i takt med att de tog in ett nytt ekosystem av återförsäljare och produkter. Produkter de aldrig jobbat med tidigare. De trodde helt enkelt att resan skulle bli betydligt enklare. De behövde väl bara lära teknikerna att jobba med Amazon!

– Vi förstod inte riktigt hur pass mycket övergången påverkade personalen och organisationen. Vi trodde att Amazon kunde komma in och hålla några kurser och sen skulle vi vara en molnorganisation. Det var en stor omställning, säger Reza Salari.

Hantera oändlig kapacitet

Förberedelse är a och o i all form av verksamhetsutveckling, vare sig det rör it eller hr. Det är en komplicerad process att migrera it-infrastrukturen till från lokala servrar till molnet. Att tro att det bara är att lyfta ut från en miljö och in i en annan är naivt säger branschexperter. Att starta i god tid är nyckeln, särskilt när det kommer till förväntad konsumtion och användning.

– Ni måste planera för kapacitet på ett annat sätt än när ni hade era egna datacenter. De flesta organisationer köper för mycket kapacitet från början, för man vill inte fastna i ett läge där man inte bad om nog och behöva gå tillbaka, be om mer infrastruktur och inte få den förfrågan godkänd, säger Mindy Cancila, analytiker på analysföretaget Gartner.

Det tillvägagångssättet kan visa sig vara betydligt dyrare. Att behöva tänka på konsumtion och användning är ett paradigmskifte, säger hon. Hennes kunder kommer ofta för rådgivning efter att situationen uppstått. Råden blir då ofta att de måste ha bättre kontroll över styrning, kostnad och användning. Men hon påpekar också att det sällan att någon gör något fel, det är molnet inneboende natur med dess tjänster för självbetjäning, pay-as-you-go och on demand.

– Organisationerna har därför unika utmaningar att sätt upp en styrningsstruktur runt omkring den oändliga kapaciteten, säger hon.

Läs också: 10 tvärsäkra sätt att misslyckas på it-avdelningen

Att utvärdera och bygga om arkitekturen kring arbetsbördan borde vara en aktiv del av migrationsplanen säger IDC-analytikern Deepak Mohan.

– Om ni inte förändrar er, vad händer då som ni använder samma resurser och, allt ni gjort är att byta från en dator ni betalat av till en månadsprenumeration, säger han.

Processer och data

När tillverkaren av sängkläder Matouk skulle flytta sina affärs- och tillverkningssystem till Salesforce fann de att flera enkla funktioner var tvungna att ändras. Till exempel en så simpel sak som att skriva ut etikett att sätta på en försändelse. Hur olika tillbehör hanterades togs för givet i de gamla systemen, nu fick de istället noga tänka igenom hur de skulle bygga om paketeringsprocessen.

Något som också överraskade dem var kostnaderna för lagring av transaktionsdata. Efter bara en månad gick de över gränsen de först satt. Företag som jobbar med stora mängder kunddata riskerar att hamna i en sådan situation.

– När man flyttar ett affärssystem till molnet, så blir de data du generar tio gånger större eftersom en kostnad uppstår vid varje enstaka tillfälle en del flyttas, säger Stuart Kiely, digital strateg på företaget.

För att få ner kostnaderna har Stuart Kiely och hans kollegor börjat jobba på att ta tillbaka delar av system till lokala servrar. Detta för att inte ge ekonomiavdelningen en hjärtattack som han själv säger. Men även detta kräver noggrann planering eftersom så många olika delar av it-miljön hänger ihop och är beroende av varandra.

Läs också: Därför får konsulterna en nyckelroll i slaget om molnet

Taktiska problem: styrning, arbetsflöden och licenser

Företag med lång tradition och decennier på nacken tillhör kanske inte skaran som är snabbast på att hoppa på nya, agila arbetsmetoder. Försäkringsbolaget Pacific life har börjat med ett antal pilotprojekt och går sakta över till att jobba med funktionellt mellan olika team. En utmaning de stod inför var en betydligt mer komplex it-miljö än de väntat sig. En annan var styrningen som krävdes.

– När det kommer till lokala servrar finns silo-funktionen. Några tekniker jobbar med brandväggen, andra utvecklar tjänsten, så det är svårare att begå misstag. Med AWS däremot, där får en systemadministratör en specifik tillgång. Det gör att det är lättare att göra fel snabbare, om man inte vet vad man gör, säger Jason Vigil som är lösningsarkitekt på Pacific Life.

De togs också på sängen när det kom till att lista ut huruvida rådande avtal för företagslicenser gällde. När behövde de egentligen köpa nya licenser och när gällde de gamla. Kontraktsansvariga fick lägga pannan i djupa veck och la många timmar på att ta reda på vad som gällde.

Alla överraskningar är inte ovälkomna. Som att säkerheten har fungera långt mycket bättre i molnet är försäkringsbolaget väntat sig. Utan att kostnaderna ökat. Även molnet flexibilitet har visat sig vara ett rejält plus i kanten.

– Lokalt kunde vi göra visualiseringar, men för att skala upp eller ner dem behöver vi fortfarande nå högsta kapacitetsnivå både i hårdvaran och i molnet. Vi hyr bara det vi behöver, säger Jason Vigil.

De har också sett fördelar i att kunna testa lösningar i molnet, köpa den datakraft som krävs och leka lite kort och gott.

Likaså berättar revisons- och konsultföretaget PWC att de stött på glada överraskningar. Deras it-chef Sigal Zarmi säger att en bonus har vart effektiviteten och enkelheten i molnet. De ser det som ett nytt sätt att arbeta, inte bara ny teknik.

Så hur undviker man fällorna?

Upprepning är all kunskaps moder. Sant i skolan och sant i övergången till molnet. Nyckeln till en lyckad övergång från lokala servrar till molnet är utbildning och än mer utbildning. Och att hålla liv i den nya kunskapen. Hur fungerar molnet, vilka är fördelarna och skiljer sig modellerna åt? Ju mer man förstår, desto mindre blir oron, säger Jason Vigil. Det är vad han och hans kollegor lärt sig.

Läs också: Molnhajpen till trots: eget datacenter fortfarande vanligast

Han och Reza Salari rekommenderar andra företag att se till att it-personalen är bekväma med att använda såväl egna applikationer som verktyg från tredje part. Särskilt om de anlitar flera molnleverantörer.

Organisationer behöver planera efter sina behov. De till synes oändliga möjligheterna som följer med molnet kan lätt bli överväldigande. Inte minst när man börjar titta på budget, arkitektur och hantering av de här tjänsterna, säger Mindy Cancila från analysföretaget Gartner.

Vet vad ni ska göra och varför. Se till att veta vilken data som krävs, hur den ska användas och varför. Kort och gott, känn ert företag och era behov. Reza Salari har fastnat för ett citat från filosofen Dewey Bushaw: ”Det är inte det största skeppet som vinner, det gör skeppet som vänder snabbast”.