Säg den arbetsplats som inte kör Microsoft Office på de anställdas datorer. Klart de finns, men faktum är att kontorsprogrammet används av miljoner människor varje dag. Det betyder inte att Office är en monolit, snarare tvärt om. Det finns en hel uppsjö av alternativ. Office för Iphone, för Ipad, för Android, för Windows-datorer, för Mac-datorer. Office högt och Office lågt.

Ju närmare pudelns kärna man kommer visar dock att det i grund och botten handlar om två typer. Office 2016, som är en fristående grupp med rötter långt bak i tiden. Och Office 365, en prenumerationstjänst som debuterade 2011.

Hur skiljer sig de här två versioner åt? På ytan ser de ut att innehålla precis samma applikationer. Men det finns saker som gör dem annorlunda, IDG News har listat tre.

Hur de tar betalt

Hur Microsoft väljer att ta betalt för kontorsprogrammen är den tydligaste skillnaden mellan dem. Office 2016 har av tillverkaren dubbats till ”engångsköp”. Oavsett man köper en kopia i butik eller hundratals via licenser så betalar köparen en gång. Hela summan måste betalas på en och samma gång för att få tillgång till hela programkatalogen. Det ger köparen rätt att använda licensen på obestämd tid, utan något slutdatum. Den fungerar till 2020, till 2030, så länge det finns en dator att fungera på.

Läs också: Så laddar grossisterna inför hösten – nya lurar och säkerhet i topp

I köpet ingår Office Professionals Plus 2016 för Windows och Office Standard 2016 för Mac. Företagsversionen är enbart tillgänglig för flera licenser.

Med Office 365 har de valt en annan modell, och de verkar själva föredra den framför alternativet då de lägger ner mycket resurser på att lyfta fram den. Det är en prenumerationstjänst, något som är tämligen populärt i dag. Avgiften erläggs månads- eller årsvis. De som väljer att betala för ett helt år sparar några kronor i utbyte mot att de låser sig till mjukvaran under 12 månader.

Office 365:s premiumalternativ för företagskunder går på 150 dollar per användare och år, det vill säga 12,50 dollar i månaden. Väljer kunden att betala månadsvis slänger Microsoft på 30 dollar per år, 180 dollar per år och användare. Om man hänger kvar i tolv månader vill säga. Det är också värt att tillägga att alla företagserbjudanden har månadsalternativet utan kräver att man skriver upp sig på ett år i taget.

Skillnaden blir precis som när man leasar en bil eller hyr en lägenhet, sluta betala och rätten att använda produkten upphör. Köp bilen och den är för alltid din om du så önskar.

Hur paketen underhålls

Betalning i all ära, det är viktigt för ekonomiavdelningen. Men för användarna och it-avdelningen trumfas det av utvecklingstakten och hur ofta mjukvaran uppdateras.

Office 2016 representerar här traditionell mjukvara, såld på ett traditionellt sätt. Microsoft erbjuder säkerhetsuppdateringar månadsvis för Office-applikationerna, vanligtvis den andra tisdagen i månaden. Dessutom lagar de också icke-säkerhetsrelaterade fel under det första fem åren av produktens livscykel.

Vad Office 2016 däremot inte får är uppgraderingar med nya funktioner. Det som följer med vid köpet är det som blir kvar. Kommer nya versioner, vilket det med största sannolikhet gör, får användarna betala för den. På samma sätt som förra gången.

Läs också: Då dödar Microsoft supporten för Office 2007

Office 365 erbjuder, återigen, en annan modell. Applikationerna får samma säkerhetsuppdateringar som Office 2016. Men också uppgraderingar när sådana finns tillgängliga. Vartannat år rullas nya funktioner ut. För tre månader sedan uppdaterade de kalendern. Microsoft har också flaggat för årliga uppgraderingar i september och mars varje år, men start senare i år.

Nya funktioner och tillägg kommer läggas till och applikationerna utvecklas tills den dagen Microsoft säger att skiljer sig tillräckligt mycket från originalet. Då paketerar de troligen om Office 365 till en ny version för de som betalar klumpsumman.

Hur de använder molntjänster

Vare sig Office 2016 eller Office 365 är i egentlig mening någon molnlösning. Men båda kan kopplas upp mot Microsofts molntjänster, och i viss mån tredjepartstjänster. På Microsoftsidan gäller det tjänster som Exchange, OneDrive och Skype for business.

Detta kommer dock att ändras för senare versioner av Office 2016. Från och med 13 oktober 2020 kommer det krävas att köparen är inom huvuddelen av supportperioden, alltså de första fem av den totalt tio år långa garantin.

Förändringen riktar främst in sig på kunder som blandar molntjänster med traditionella engångsköp av mjukvara, eftersom det på ett effektivt sätt halverar tiden den mjukvaran går att använda. Strategin ligger i linje med att få fler kunder att övergå till prenumerationstjänsten, ett mål som Microsoft inte hymlat med. Det är den Officeklient som de håller uppdaterad på bästa sätt som där de försäkrar den bästa tjänsten , skriver de i ett blogginlägg.