It-projektet blev ett rent helvete – ”värsta jag sett”

Sent på våren 2012 drog mässingstillverkaren Nordic Brass Gusum i gång ett stort affärsystemsprojekt. Av flera skäl hade man bestämt sig på Nordic Brass Gusum (NBG) för att byta ut affärssystemet Movex mot Microsofts Dynamics Ax.

Uppdraget gick till konsultbolaget Medius Dynamics (numera uppköpt av EG Sverige) och avtalet som skrevs den i juni 2012 specificerades till 335,5 arbetsdagar, till en kostnad av 3,2 miljoner kronor, inklusive en förstudie för 370 000 kronor.

Tre år senare, i augusti 2015, hade projektet kostat NBG 13 miljoner kronor, varav 11,9 miljoner kronor till konsultbolaget och 1,1 miljoner kronor till det nya konsultbolaget Istone som fått ta över projektet i ett försök att rädda det.

Läs också: 5 knep som räddar ett misslyckat projekt

Nu är det havererade projektet föremål för en infekterad tvist i Norrköpings tingsrätt där mässingstillverkaren NBG och it-konsultbolaget Medius Dynamics nuvarande ägare EG Sverige kräver pengar av varandra. Hur kunde det gå så fel?

Här är en del av det som hänt, enligt NBG:

• Medius ansvarade för uppdateringar av Dynamics Ax under projektets gång. Vid ett tillfälle 2012 genomfördes en uppdatering som medförde att alla dittills skapade rapporter försvann eftersom det saknades säkerhetskopior.
• Medius använde inte rapportverktyget Manager Report som finns i Dynamics Ax. I stället hårdkodades alla rapporter med motiveringen att Manager Report inte fungerade i den version av Dynamics Ax som NBG använder. Det nya konsultföretaget Istone har i dag fått i gång rapportverktyget.
• Budgetinmatning från Excel till Dynamics Ax fungerade aldrig, trots att mycket arbete lades ner på det.
• Medius fick aldrig resultat- och balansräkningar att fungera. Det nya konsultföretaget Istone fick resultat- och balansräkningar att fungera i oktober 2014.
• Medius fick aldrig lagerrapporterna att fungera, vilket visade sig bli närapå ödesdigert för NBG. Man fick gå tillbaka till att jobba manuellt för att överhuvudtaget kunna bedriva verksamheten.
• Inte heller omkostnadsrapporter fungerade.
• Branschbetingad funktionalitet för till exempel kapbord och utlastningsflöde fungerade inte. Inte heller certifikathantering och hantering av avtal, till exempel kundavtal.
• Driftstart för det nya affärssystemet var ursprungligen planerad till 1 februari 2013 med projektavslutning till 15 mars samma år. Men inga konsulter från Medius fanns tillgängliga för projektet under den kritiska perioden mars och april 2013. När NBG upprepade gånger mejlade Medius under den här perioden blev den enda reaktionen autosvar från projektledaren.
• Enligt den projektmodell som användes, Microsofts Surestep, ska systeminförandet innefatta teknisk dokumentation. Men Medius har enligt NBG inte levererat någon teknisk dokumentation, vilket påtalats för konsultbolaget flera gånger, senast i ett mejl den 26 augusti 2014.
• Vidare saknades beskrivningar av hur acceptanstester skulle utföras, liksom beskrivningar av vilka grunddata som krävdes för att systemet skulle fungera.
• Dessutom saknades källkod för integrationslösningar med ett flertal andra system hos NGB: spectrometer, kapbord, export till bank, import från bank och Microsofts ritprogram Visio. Att det saknas källkod gör att det blir mycket svårt med felsökning och att det inte går att rätta fel.
• Vid ett senare tillfälle upptäckte dessutom det nya konsultföretaget att installationen av Dynamics Ax aldrig kompilerades i sin helhet, vilket ledde till stor instabilitet.
• Det påtalas också att det saknades ett leveransgodkännande, samt att implementationsprojektet inte avslutats formellt. Vid det här laget har driftstarten flyttats fram vid fem tillfällen.

Den 1 september 2014 fick NBG en ny vd i Håkan Amnäs, tidigare känd som grundare av Syncron, en mjukvaruleverantör som specialiserar sig på system för att hantera eftermarknader. Efter att ha försökt få fart på projektet igen stoppade han det helt och fryste betalningarna till Medius.

– Jag kan säga att det är ett av de värsta it-projekt jag sett, säger Håkan Amnäs.

Medius affärssystemsverksamhet, Medius Dynamics, är numera såld till företaget EG Sverige. I januari 2016 lämnade EG Sverige in en stämning mot NBG i Norrköpings tingsrätt för de uteblivna betalningarna, drygt 1,7 miljoner kronor.

NBG har å sin sida lämnat in en motstämning där man kräver att EG Sverige betalar tillbaka drygt 9,9 miljoner kronor för arbete som inte ingick i avtalet.

EG Sverige avböjer att kommentera det havererade projektet och rättsfallet. Av aktbilagorna till det pågående rättsfallet framgår det att de inte håller med om den beskrivning som NBG ger av projektet.

Enligt EG Sverige har NBG slarvat med att testa skapade lösningar i den takt som avtalats, vilka ska ha lett till förseningar. ”NBG har varit sena genom hela projektet”, skriver EG Sverige i en inlaga till rätten.

Företagets vd Stefan Fleron säger till Computer Sweden att det under de tre år han har varit vd på EG inte har varit ett enda projekt i vilket man inte kunnat lösa de problem som funnits.

– Generellt är det ett givande och tagande. Det är viktigt att ha en bra relation med kunden, säger Stefan Fleron.

Läs också: Gör inte så här när du byter affärssystem – 5 avskräckande exempel

På NBG konstaterar man lakoniskt att man för det tidigare affärssystemet Movex behövt avsätta en halvtidstjänst för systemadministration. Med Dynamics Ax, som det är implementerat, krävs det 2,5 heltidstjänster, samt ytterligare resurser för problemlösning och insatser från det nya konsultbolaget.

Slutligen konstaterar NBG att företaget innan systemskiftet inleddes 2013 hade en andel av mässingmarknaden i Sverige på 86 procent. I maj 2015 hade marknadsandelen sjunkit till 78 procent. Enligt NBG har det misslyckade projektet påverkat företagets resultat negativt med ca 18,5 miljoner i förlorade bruttomarginaler som en direkt följd av att man inte kunde få ut ens grundläggande information från systemet.

Datum för avgörande i tingsrätten är ännu inte satt.