Distansarbete kan vara en ”win-win” för både anställda och arbetsgivare – och får ett företag det att fungera kan det vara en stor fördel när det handlar om att locka till sig rätt personal.

Men det ställer också stora krav på företag. Inte minst måste de bibehålla en känsla av samhörighet med de som arbetar på distans, de måste se till att tekniken hjälper och inte stjälper samarbete och innovation, och akta sig för att distansarbetarna isoleras och exkluderas.

Vår amerikanska systersajt CIO.com har intervjuat ett antal experter om deras bästa tips för att få distansarbete att löpa smärtfritt.

Först och främst måste organisationer veta varför de implementerar eller förbättrar en strategi för distansarbete. Det säger Vip Sandhir, som är vd på Highground, en plattform för personalengagemang.

– Vad är det du vill åstadkomma? Oavsett om det handlar om att försöka locka talanger till företaget eller förse dina nuvarande anställda med ett mer flexibelt arbetssätt, så är det en nyckel att förstå varför du bygger en strategi för distansarbete.

Läs mer: 10 Slack-appar som gör jobbet mycket lättare – och roligare

Därefter bör arbetsgivare utarbeta formella riktlinjer över vilka jobb som är lämpliga för distansarbete, hur ofta anställda tillåts jobba hemifrån, och så vidare.

Det handlar om att hitta en strategi som passar din grupp.

En annan viktig faktor är att hitta bra teknik.
Kommunikationen är helt kritisk för att försäkra sig om att strategier för distansarbete är effektiva och fungerar. Ofta kräver en framgångsrik strategi att chefer och anställda i början ”överkommunicerar” fram tills att båda parter är mer vana vid situationen och tillit etableras. Det första steget är att använda teknik som passar verksamheten.

– För att försäkra sig om en effektiv kommunikation, så behöver företag förse sina distansarbetare med rätt verktyg, som till exempel Slack, och videokonferenssystem, och dessutom undersöka hur de anställda trivs med det här, säger Vip Sandhir.

Erika Van Noort som är chef på rekryteringsbolaget Softchoice, säger till Cio.com att det handlar mindre om att leta efter specifika leverantörer eller funktionalitet och mer om att hitta lösnignar som faktiskt fungerar för de anställda.

– För ofta hoppar organisationer på tekniker utan att först undersöka hur dessa passar med de arbetsprocesser man har i dag, eller hur de fungerar tillsammans med den teknik som redan används, säger hon.

Läs mer: Microsoft Teams växer – men måste bli bättre för att kunna konkurrera

Rätt teknik och verktyg innebär inte bara att en bra kommunikation och ett fungerande samarbete, utan hjälper också distansarbetare att knyta an till sina kollegor på ett personligt plan och bli en del av kontorsmiljön. Det här är ofta ett stort hinder mot en framgångsrik strategi för distansarbete.

– Verktyg för videokonferenser och skärmdelning kan räcka långt för att distansarbetare ska känna sig inkluderade och få dem att känna att de befinner sig inte bara i samma rum utan ”på samma sida” som sina kollegor.

Klargör också för distansarbetare vad som är gruppens uppdrag och syfte. Anställda som bryr sig om företaget och känner passion över uppdraget kommer att vara självmotiverade och driva sin egen produktivitet.