Bättre digital arbetsmiljö kan spara miljarder

It-stödet på jobbet kan orsaka oändligt mycket frustration när det inte fungerar som vi vill. I dagarna kom fackförbundets Unionens årliga undersökning om hur mycket tid som går åt till it-strul i jobbet.

Resultatet är i vanlig ordning nedslående – 133 572 424 arbetstidstimmar förlorades år 2016 på grund av it-strul för tjänstemän. Enligt rapportens beräkningar innebär det en kostnad på 44,1 miljarder kronor för tjänstemännen i hela den privata sektorn.

Dessutom litar färre än fyra tjänstemän på att it-systemen fungerar som de ska och bara 28 procent tycker att systemen är lätta att lära sig använda, vilket faktiskt är lägre än för fyra år sedan då det låg på 30 procent.

Dyrt och stresskapande alltså. Så hur ska man göra för att skapa en bättre digital arbetsmiljö?

I Göteborgs stad ledde ett uppdrag att titta på hur arbetsmiljön i äldreomsorgen kan förbättras till att en modell för riskhantering tagits fram i form av ett antal riskanalyser designade som checklistor.

– När vi började arbeta med uppdraget så tittade vi på vad som var bakgrunden till arbetsmiljöproblemen i äldreomsorgen. Då såg vi att många av problemen hängde ihop med it-stödet. De var inte så användarvänliga – och vi såg också att det inte bara gällde äldreomsorgen, säger David Lönnbark, som ledde projektet.

Läs också: Mer digital teknik i vården kan höja statusen på sjuksköterske-yrket

För att förstå hur det såg ut från användarnas perspektiv gjordes en nulägesbeskrivning.

– Vi förstod att vi behövde ta fram en metod för att säkra arbetsmiljön, se till att få med den aspekten när man upphandlar och utformar it-stöd.

Sara Lerén, användbarhetsexpert på Inuse, som var med i projektet konstaterar att det också handlar om att uppfylla arbetsmiljölagen.

– Där står att man ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Det innebär att man gör riskbedömningar och utvärderar. Där är lagen jättetydlig.

Resultatet blev tre stycken riskanalyser för olika skeden. En att använda redan under en tidig förstudie, en direkt vid uphandling och en att använda inför en uppdatering.

– Vi vill se till att man inte bara tittar på de önskade nyttor som ett it-stöd kan ge – som att man vill lösa ärenden snabbare exempelvis. Vi rekommenderar att man också försöker se vilka oönskade effekter som kan uppstå.

Ofta handlar det om sådant som kan tyckas rätt enkelt konstaterar David Lönnbark.

– Det handlar om att göra en extra kontroll och upptäcka sådant som är lätt att missa. Är augusti verkligen rätt tidpunkt för att införa ett nytt system för lärarna, när de just börjar jobba? Kanske borde det införas i september i stället? Behövs det någon ny roll när vi inför det här it-stödet? Sådant man inte tänker på.

Ännu har modellen bara använts i ett projekt i Göteborg, men då lades det in lite för sent eftersom projektet redan pågått en tid. Men gensvaret är gott och nu arbetar staden för att använda metoden mer genomgående.

– Det pågår arbete med att se hur den kan vävas in i de olika processerna, säger David Lönnbark.

– Det gäller att förstå att det här också kräver en insats även om det inte är så väldigt tidskrävande. Vem ansvarar för det? Och även om det betalar igen sig efteråt måste det ju också läggas in i budgeten för projektet.

Läs också: 5 tips för en bättre digital arbetsmiljö

I veckan presenterade även arbetsmiljöorganisationen Prevent material som ska vara till hjälp för att skapa en bättre it-miljö på jobbet. Materialet består av tre delar: faktatexter om it och arbetsmiljö, checklistor för att göra riskbedömningar och åtgärdsplaner och dessutom ett antal scenarier med exempel på vanliga problem och situationer som kan uppstå när man utvecklar och inför nya it-lösningar.

Jonas Söderström, användbarhetsexpert på Inuse, har varit med och tagit fram checklistorna på Prevent och han trycker på att det är viktigt att få in dem i arbetsmiljöarbetet.

– Det är där lagstödet finns, och det går inte att bygga upp ytterligare en parallell organisation för att ta hand om de problem som digitala verktyg skapar, säger han.

– Det svåra med digital arbetmiljö verkar vara att få rätt del av organisationen att ta emot och agera på krav. Om en fläkt krånglar vet man hur man ska ta det vidare inom organisationen. Men om affärssystemet gör folk tokiga? Ligger det på it? Eller upphandlingsavdelningen? Eller HR? Eller projektkontoret?

Alla checklistorna går att använda sig av gratis. Här hittar du Göteborgs underlag och här hittar du Prevents material.