I takt med att medarbetarnas digitala mognad ökat har också förväntningarna på arbetsgivarens digitala verktyg höjts. Varför använda jobbets krångliga system när det är enklare att till ingen eller liten kostnad använda samma tjänster som i privatlivet? I offentlig sektor är också merparten av informationen just offentlig, så frågan om affärshemligheter och sekretess är snarare en mindre tröskel än i näringslivet.

Den som vill sälja in en produkt eller tjänst till kommun eller landsting har därför fler valmöjligheter idag än tidigare. Det traditionella tillvägagångssättet, att bearbeta förvaltningsdirektör, koncernledning eller chefsstab, utmanas idag av att medarbetare på olika nivåer i organisationen påtalar önskemål eller behov från vardagen som kan lösas med något it-verktyg. Tjänsten eller produkten uppfattas alltså så bra att medarbetare själva säljer in den internt i organisationen. Vägen till slutgiltig affär går oavsett via upphandling (med få undantag), men den interna säljprocessen har flera fördelar:

  • Förankringen sker på förhand, av medarbetarna själva. Ledningen kan fortfarande behöva lägga resurser på utbildning och effektiv användning men behöver inte övertyga personalen att lösningen är bra.
     
  • Stödfunktioner till verksamheten blir delaktiga före fullskalig implementering. it-enhet, administratörer och övriga stödfunktioner får möjlighet att utvärdera verktygets påverkan på sina processer även om det inte själva använder verktyget i vardagen. När upphandlingen genomförts är det för sent att tänka på sidoeffekter.
     
  • Kravspecifikationen växer fram som en naturlig del i processen. Eftersom it-verktyg kan användas i liten skala från dag ett, baserar sig kravspecifikationen utifrån medarbetarnas och leverantörernas faktiska förutsättningar, inte orealistiska förväntningar.

Läs ocksåAgresso åker ut från myndigheterna – missade skicka med cv

Vad krävs då för att nå medarbetarna i offentlig sektor som kan sälja in tjänsten eller produkten internt? Rätt affärsmodell för syftet. Hur bra tjänsten eller produkten än är, behöver trösklarna vara låga för att använda den.

Det här är en artikel från Expert Network
  1. Enkelt att komma igång. Är verktyget något som används i privatlivet ska det vara enkelt att testa den professionella versionen. Används det enbart på jobbet ska det vara enkelt att skapa konto. Tid är pengar även i offentlig sektor. Är verktyget bra ringer kunden upp säljaren, inte tvärtom.
     
  2. Tydlig prismodell. Bra it-verktyg är värda sin kostnad men för att driva en process internt i organisationen fram till upphandling krävs åtminstone en ungefärlig kostnadsuppfattning i förhand. Visar det sig att den interna säljprocessen är ofruktbar finns ofta möjligheter att köpa it-verktygen för färre användare, till exempel den egna enheten. Då underlättar tydliga prismodeller med flera alternativ.
     
  3. Förståelse för ledtider och organisationens förutsättningar. Det är lätt att göra sig ironisk över byråkrati och ledtider i offentlig förvaltning men det finns ett gott skäl till detta: inköp sker i huvudsak med skattebetalarnas pengar. Råder tveksamhet eller oenighet kring inköp är ofta att avvakta det bästa svaret.

Läs ocksåHallå cio! Det är dags att omvandla ditt jobb igen!

Det digitala landskapet ändras över tid, och det som är bra beslut idag behöver inte vara det imorgon. Ett som troligtvis är säkert är att medarbetarnas digitala mognad och kompetens fortsätter öka. Det kan krävas nytänkande för att tillvarata möjligheterna som detta för med sig, men frågan är: har vi råd att tänka gammalt?

Fakta

Befattning: Rektor
Företag: Hultsfreds kommun
Linkedin: Fredrik Laapotti
Twitter: @fredriklaapotti
E-post: fredrik.laapotti@gmail.com
Expertområden: It i offentlig sektor, edtech, verktyg för att jobba smartare.
Bakgrund: Rektor, lärare, projektledare.