“En slank hon hit, en slank hon dit, och en slank hon ner i diket…”.

Den gamla visan Prästens lilla kråka illustrerar väl situationen med genomförandet av digitaliseringsprojekten som pågår i många företag. Många är de exemplen i media som beskriver problemen och utmaningarna som organisationer har med att genomföra sina digitaliseringsinitiativ, och som har kört i diket.

Inte nog med att digitalisering lyfts fram av många som den enskilt största förändringsfaktorn som påverkar alla delar av organisationer och samhället. Samtidigt är projekt- och programstyrning ett eftersatt område där många projekt drar över tiden, inte fullt ut levererar de effekter som verksamheten efterfrågar samt drar över sin budget.

Läs också: Därför överlever bara anpassningsbara företag digitaliseringen

Flera aktuella undersökningar, bland annat Boston Consulting Groups ”Bigger, Bolder and Faster The Digital Agenda for Nordic Companies”, slår fast att det inte är bristen på idéer om vad som skall digitaliseras som är grundproblemet utan att det är genomförandeförmågan.

”Execution is cleary our greatest challange”

Projektform är den organisationsform som de flesta organisationer använder för att genomföra förändringar. Digitaliseringsinitiativen är oftast omfattande och skär genom de organisatoriska gränserna. Omfattningen resulterar i att man behöver initiera ett flertal olika projekt för att realisera digitaliseringen.

Tydlig styrning är avgörande
Att driva förändringar i form av enskilda projekt, jämfört med att driva flera parallella projekt under ett samlat program, ställer olika krav på ledning och styrning. Det räcker inte med en projektstyrningsmetod för att styra hela genomförandet, det är ett misstag som flera organisationer har genomlidit och tyvärr fått sota hårt för när digitaliseringen börjat gå knackigt.

Ledningens uppgift är att styra genomförandet mot en strategisk målbild, i en struktur med flera projekt eller ett samlat program. Den totala styrmodellen ska säkerställa kvalitén och kräver att styrmodellen måste inbegripa ett antal stödprocesser som säkerställer – ”gör rätt saker och gör saker på rätt sätt”. Utöver projektstyrning tillkommer bland annat:

  • Ekonomisk styrning och uppföljning bland annat gentemot business case 
  • Arkitekturstyrning vilket omfattar ritningar för hur digitaliseringen ska implementeras för att vara framtidssäkert 
  • Leverantörsstyrning innehållande mål, KPI:er och eventuellt incitament för de olika leverantörerna i programmet
  • Förvaltningsstyrning med det förberedande arbetet som behöver bedrivas inför driftsättning

Ur digitaliseringens synvinkel är det viktigt att ”göra rätt saker”. Genom en gedigen styrning säkerställs att rätt initiativ och projekt bedrivs för att uppnå de rätta effekterna. Det är viktigt att det finns en tydlig koppling gentemot de strategiska målen samtidigt som prioritering och rangordning mellan de olika initiativen och projekten är en grundbult i styrningen. Projekten som skall genomföras initieras och styr mot egna målbilder som ett led i att nå den strategiska målbilden, och där projektstyrning säkerställer ”göra saker på rätt sätt”. 

Programkontor stöder arbetet
Projektledarna behöver stödjas med projektmetodik och förändringsprocess, effektiv uppföljning och avvikelsehantering. Lägg därtill att ledningen bör utmana och stödja projekten med fortlöpande projektrevision och mätningar i syfte att nå uppställda leveransåtaganden. Ledningen kan använda sig av mätmetoder för projekt för att på så sätt skaffa sig en överblick över de ingående projekt, med en god förståelse för detaljerna i projektets utmaningar. Detta är ett sätt för ledningen att i god tid upptäcka eventuella avvikelser eller andra hinder i ett eller flera projekt. Härigenom kan ledningen balansera resurser och risker mellan projekt, samtidigt som fokus behålls på nyckelprojekten. 
 
Det här är en artikel från Expert Network »
Etablerande av ett operativt programkontor som stödstruktur är ett viktigt värde för framdriften. Programkontoret kan inneha olika typer av roller såsom stöd i styrning, tillhandahålla gemensamma resurser, och utgöra stöd för bland annat projektledare. I styrningsrollen ingår att hantera portfölj- och projektstyrning, transitionsplanering, releaseplanering och ekonomistyrning. Rollen att tillhandahålla gemensamma resurser innefattar exempelvis nyckelresurser, kompetenser för arkitektur och infrastruktur. Ytterligare delar av programstöd kan innefatta områden som kommunikation, riskhantering, kvalitetssäkring, förändringsledning, metoder och verktyg ingå. En viktig grundbult är att programkontoret verkligen blir en gemensam resurs för alla ingående projekt under genomförandet.

Läs också: SBAB vill ligga i täten digitalt – ”satsar oerhört hårt”

En tydlig och väl sammansatt styr- och ansvarsmodell säkerställer kvalitén i beslutspunkterna mellan ledning, programkontor och projektledning. 

Handledning
Vi har tagit fram en enkel handledning i sex steg, vilken beskriver hur du kan formalisera en styrmodell för genomförandet av digitaliseringsinitiativen: 
  1. Analysera existerande projekt- och utvecklingsprocesser. Använder organisationen någon projektstyrningsmodell (exempelvis Pejl, PPS, PROPS) idag kan den i så fall användas. Behöver du genomföra några justeringar eller förtydliganden för att den skall passa för genomförandet? Designa den övergripande processen för en komplett styrning.
  2. Hur ser ditt förslag till styrningsprocess ut? Inventera beslutsforum, metoder och verktyg per utvecklingsfas
  3. Finns det exempelvis någon koncern- eller myndighetshandbok, EA-ramverk, förvaltningsmodell, metod för validering, projektmodell för krav och test? Detaljera processen för styrningen.
  4. Utifrån vad du har funnit och vad som saknas enligt ovan för organisationen måste du genomföra nödvändiga anpassningar och kompletteringar av styrningsprocessen. Designa, bemanna och tydliggör organisation och styrning.
  5. Tydliggör ansvarsområden för respektive delprojekt. Dokumentera och kommunicera beslutsmatrisen för beslutspunkterna i styrmodellen. Gör en avvägning av vilka resurser som läggs i projekten, respektive stödfunktioner samt i linjen. Implementera, kommunicera och utbilda.
  6. Utforma och implementera tydliga rutiner för arbetssättet, använd vedertagna metoder och var konsekvent i tillämpningen av dessa. Ta fram ett on-boarding material för utbildningsändamål. En story som beskriver vad som skall uppnås samt hur, ligger som grund för on-boarding materialet. I takt med att det tillkommer nya resurser eller projekt i programmet, måste ett införsäljningsmaterial finnas för utbildning- eller informationsändamål. 

Fem tips för att lyckas
Slutligen några värdefulla råd och tips på vägen, och några grundbultar som du behöver i din styrning och ditt genomförande: 
  • Säkerställ en tydlig förankring hos företags-/myndighetsledningen för VAD du ska göra och VARFÖR, dina förutsättningar, ditt mandat samt formerna för samarbetet och avstämning med ledningen. 
  • Inse att du som utsedd ledare är spindeln i nätet från dag 1 – stärk därför struktur och disciplin i ditt eget arbetssätt och tänk igenom vilka stödresurser du behöver för ett ständigt fokus på tid-kostnad-kvalitet. Vilka relationer, samverkan, ledarstil och självledarskap är viktiga för dig att beakta? 
  • Placera dig stadigt i landet mellan verksamhet och it, skaffa dig externa rådgivare och planera för projektrevisioner på ditt initiativ. Behåll initiativet genomgående. 
  • Arbeta inte bara horisontellt – dyk ner i ett projekt och i verksamheten då och då. Det stärker trovärdigheten. 
  • Ha alltid en plan B – i ledarskapet ligger ansvar för att ha en handlingsberedskap i alla tänkbara situationer. Vilka är de möjliga konflikt- och konkurrensarenorna? Hur agerar du i det politiska landskapet?

Att styrning är viktigt för att ditt genomförande skall fungera smärtfritt är en självklarhet men kan vara en utmaning för många. Du som ledare är spindeln i nätet och har många parametrar du måste ta hänsyn till. Att bygga upp en styrning som passar ditt digitaliseringsinitiativ är verkligen en grundbult för att din framdrift skall gå som planerat.

… å en slank hon hit, en slank hon dit, och en slank hon ner i diket….

Fakta

Befattning: Managementkonsult/rådgivare
Företag: Oribata Consulting
Linkedin: Steve Brdarski
E-post: steve.brdarski@oribata.se
Expertområden: Digital transformation
Certifieringar: Certifierad Affärsarkitekt, Diplomerad Programledare
Bakgrund: Mer än 15 års erfarenhet av att driva förändringar och transformationer i praktiken från företag som Ericsson, HiQ, Cordial och CSC. Sedan 2012 huvudlärare för Dataföreningens utbildning Certifierad Programledare i hur man designar, sätter upp och driver digitala transformationer.

Befattning: Chef verksamhetsutveckling och it
Företag: Patent- och Registreringsverket
Linkedin: Anders Persson
E-post: anders.persson@prv.se
Expertområden: Digital transformation
Certifieringar: Certifierad affärsarkitekt. Diplomerad programledare.
Bakgrund: It-chef inom Telia-koncernen under fyra år, CIO på Apoteket i elva år, de sista fyra åren programledare för Apoteket ABs transformation i och med regeringens beslut om avreglering. Managementkonsult 2012-2015, senior rådgivare till CIOs och it-avdelningar i deras utmaningar med transformationer. Sedan 2012 huvudlärare för Dataföreningens utbildning Certifierad Programledare.