Ny information blir snabbt gammal – så håller du den aktuell

En konsekvens av digitaliseringen är ökad oförutsägbarhet. Det finns idag inga perioder av marknadsstabilitet utan det handlar om att kunna navigera i ett ständigt kaos av nya förutsättningar gällande teknik, kundbeteende, och konkurrens. I snabba it-intensiva branscher kan strategerna inte ser mer än sex–nio månader in i framtiden – så snabb är utvecklingen.

Informationsmängden i företag har närmast exploderat och det ställer höga krav på förmågan att filtrera och hantera information. Vi behöver få fram den vid rätt tid och med rätt kvalitet – för att fatta rätt beslut. Min uppskattning är att 80 procent av alla traditionella företag baserar sina strategiska beslut på otillförlitlig, gammal information – och konsekvensen är en oförmåga att navigera rätt.

Läs också: Därför överlever bara anpassningsbara företag digitaliseringen

Hur kan vi till exempel veta vilka produkter och tjänster vi ska utveckla om vi inte har tillförlitliga kunddata? Hur kan vi effektivisera processer om vi inte vet hur dessa processer fungerar och presterar i olika scenarion? Hantering av information är kanske den viktigaste kompetensen i företagen i mötet med digitaliseringen.

När vi studerar olika organisationer ser vi en ganska låg mognadsgrad när det gäller informationshantering, vilket påverkar effektiviteten och värdet av informationen. Det är främst utifrån sex olika förmågor som vi studerar informationshantering:

1. Informationsarkitektur: Förmågan att skapa ett effektivt informationsflöde från källa till användning genom it-system, databaser och integrationer.

2. Värdet av information: Förmågan att förstå hur information används för att stöda affärsambitioner och skapa kundvärde. Vilken information behövs för vilket beslut?

3. Kunskap och kompetens: Att med rätt kunskap ständigt kunna utveckla informationshanteringen och skapa värde för verksamheten och kunder.

4. Informationsstyrning och ledning: Förmågan att definiera roller och ansvar, beslutsmandat, och organisation för att stödja en effektiv informationshantering.

5. Informationshantering: Förmågan att operativt hantera data och kunskap i företaget – från källa till beslut. Hur säkerställer vi att informationen är tillförlitlig och möjliggör rätt beslut?

6. Kultur och ledarskap: Förmågan att skapa rätt företagsatmosfär där arbete med information och kunskap prioriteras och ledningsbeslut är datadrivna. Ett ständigt fokus på att förbättra informationshanteringen med verksamhets- och kundfokus.

Det vi ser är en suboptimering av operativ informationshantering (fullt fokus på teknik) och därmed en mognadsnivå på runt 20–40 procent. Konsekvensen blir att resurser, energi och tid läggs på fel aktiviteter och initiativ som egentligen inte skapar något värde för verksamheten eller kund. För att lyckas måste företag bejaka alla sex förmågor. Det gäller att inte enbart fokusera på vad vi gör – utan också varför och hur.

Läs också: Så kan ni tjäna pengar på persondata och samtidigt behålla kundernas förtroende

Här är tre rekommendationer:
1. Fundera på hur tillförlitlig informationen är som ni baserar era strategiska beslut på. Var kommer informationen från och hur gammal är den?

2. Följ informationsflödet från källa till beslut och förstå var informationen förlorar värde. Var stannar flödet upp? Och hur arbetar vi aktivt för att bibehålla dess kvalitet?

3. Diskutera vad som skapar värde i informationshanteringen. Är det tekniken, arkitekturen eller arbetssättet som skapar värde för verksamheten och kunder?

Behovet att filtrera information är inte bara en fråga om enskilda beslut utan en fråga om företagets överlevnad.