Licenser för mjukvaror kan som de flesta säkert vet vara riktigt krångliga. Många leverantörer verkar ha satt i system att skriva så snåriga avtal som möjligt för de mjukvaror som de säljer.

För att få ordning på vad licenserna innebär måste ett kundföretag ägna sig åt licenshantering, både med hjälp av tekniska verktyg och genom processer som inbegriper mänsklig input.

Det har man gjort på Saab:

– Jag törs säga att vi har sparat miljonbelopp med vår licenshantering. Investeringen lönar sig och vi fick nästan omedelbart positiva effekter av satsningen, säger Christian Björkly-Nordström, licensstrateg på Saab.

Bakgrunden är dels att man insåg att man inte hade koll på licenserna för de mjukvaror som användes, dels ett generellt besparingsprogram på tio procent. Det senare gäller inte bara för licenshantering.

Projektet för licenshantering tog fart i december 2014 då man skrev ett kontrakt för att köpa en plattform för licenshantering från svenska Snow Software. (Snow Software har för övrigt enkla regler för licenserna på sin mjukvara, enligt Christian Björkly-Nordström. Något annat vore väl ironiskt.)

Att fullt ut implementera Snows plattform tog 19 månader. Förutom verksamhetsfolk som har varit involverade har ett team på åtta personer jobbat med projektet, inklusive en person från Snow. Sammanlagt handlar det om fler än 3 000 applikationer som används av Saabs 15 500 anställda i drygt 40 länder. Det finns mer än 30 000 enheter som mjukvaror körs på.

– Vi hittar fortfarande nya saker att ta itu med vad gäller licensanvändning och jag räknar med att vi kommer att göra det i säkert ett eller två år till.

Snows plattform hjälper enkelt uttryckt till med att inventera vilka mjukvaror som används, och med att organisera, analysera och rapportera den informationen.

Läs också: Londons första digitalboss ska göra metropolen till världens smartaste stad

Vad är det med licenshantering som leder till besparingar? Det är främst fyra typer av besparingar det handlar om:

För det första att undvika överlicensiering, alltså att betala för fler licenser av en mjukvara än man använder.

För det andra att undvika dåliga val av licensmodeller. Många mjukvaruleverantörer erbjuder olika alternativ för licenser, som passar olika bra för olika scenarier för användning. Aspekter som antal interna användare, antal externa användare, datavolymer, antal servrar en mjukvara körs på och i vissa fall även vilka typer av processorer som finns i servrarna kan påverka.

För det tredje att få överblick över vilka applikationer som används, vilket gör det möjligt att renodla användningen. Man behöver kanske inte använda fyra olika, snarlika tekniska ritprogram. En renodling ger inte bara direkta kostnadsfördelar vad gäller licensavgifter, utan leder även till lägre supportkostnader och troligtvis lägre kostnader för infrastruktur. Och så förenklar en renodling arbetet med att effektivisera inköp av mjukvaror, vilket i sig ger besparingar.

För det fjärde att förbereda för molnmigreringar, vilket kan ge kostnadsfördelar på sikt. Om man ska kunna migrera sina applikationer till molnet måste man först veta vilka applikationer man har. Det här är inte så aktuellt på just Saab för tillfället, men gäller nog för många andra företag.

Och så finns det en mer filosofisk anledning att hålla koll på licenserna:

– Vi ska göra rätt för oss på Saab, säger Christian Björkly-Nordström.

Läs också: Har du koll på allt som ingår i Office 365 – och hur väljer du bort det du inte vill ha?

En ytterligare aspekt är att kontakten med mjukvaruleverantörer blir smidigare. Det märks inte minst under så kallade ”audits”, alltså när leverantörerna kommer på besök och kontrollerar hur deras mjukvaror används hos en kund.

– Jag har i princip haft hand om alla audits på Saab under tre år. Det är en helt annan känsla när man som kund har koll på licenserna. Det blir mindre aggression i mötesrummet.

Det är en helt annan känsla när man som kund har koll på licenserna. Det blir mindre aggression i mötesrummet.

Det låter trevligt. En aspekt av det är säkert att vissa mjukvaruleverantörer som har till vana att gå hårt fram för att jaga in pengar på licenser backar när de märker att en kund faktiskt har koll på licenserna.

Att man har koll har visat sig i att det blir enklare att spara pengar:

– Vi har nästan alltid hittat sätt att optimera licensanvändningen när vi satt den under lupp under de senaste åren. Vi har hittat besparingar under alla audits de senaste två åren.

Lägg till det indirekta fördelar som att GDPR-arbetet kan förenklas, att it-säkerheten kan förbättrats om man använder ett licensverktyg för att hålla ordning på patchnivåer för mjukvaror och att tekniska problem kan undvikas med information om vilka versioner som används av olika mjukvaror.

När är rätt tid att sätta i gång med licenshantering?

­– Nästan alla säger att man ska ta tag i det i samband med omförhandlingar av avtal. Jag tycker att man ska ta tag i det dagen efter ett köp av en mjukvara, säger Christian Björkly-Nordström.