Få aktivitetsbaserade kontor tar höjd för förändrade digitala arbetssätt

Det är ingen vild gissning att det i skrivande stund planeras, utformas och byggs aktivitetsbaserade kontor för hundratals miljoner kronor runt om i Sverige. Mer sannolikt miljarder. Och det är jättebra att det satsas på att utveckla våra fysiska arbetsmiljöer. Dessvärre läggs det alldeles för lite tankekraft och energi på att utforma digitala arbetssätt och anpassa kontoren efter dem. Det innebär att man ofta asfalterar kostigar.

Ofta används dessutom begreppet aktivitetsbaserat kontor som en omskrivning av vad det egentligen handlar om – kostnadsbesparingar. Det egentliga syftet är att spara in på kontorsyta och därmed minska kostnader. Sådana kontor har dock ett eget namn: flexkontor. Man minskar antalet arbetsplatser och räknar kallt med att en viss andel av personalen arbetar hemifrån någon eller ett par dagar i veckan för att kalkylen med färre arbetsplatser ska gå ihop. Man kan också säga att arbetsgivaren med flexkontor kostnadsfritt utnyttjar kontorsyta (och inredning, värme, el, uppkoppling, kaffe, städning ...) hemma hos de anställda.

I ett aktivitetsbaserat kontor finns det istället fler platser att välja att arbeta på än vad det finns medarbetare på kontoret. Grundtanken är nämligen att det ska stödja ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Olika platser är utformade för att stödja olika typer av aktiviteter. Och då måste det finnas möjlighet att röra sig mellan olika platser vid behov utan att alla är upptagna.

Så, om du på vägen till jobbet på morgonen likt en del jag känner oroar dig över att du kanske inte kommer hitta en ledig arbetsplats så behöver du inte lura dig själv längre. Du jobbar inte på ett aktivitetsbaserat kontor, utan på ett flexkontor. Om de ansvariga i din organisation ändå kallar det för ett aktivitetsbaserat kontor så har vi att göra med en klassisk ulv i fårakläder. Man låtsas satsa resurser på en bättre arbetsmiljö när man i själva verket bara vill spara in på den.

Läs också: Chefer mest nöjda med aktivitetsbaserade kontor

Grundtanken med aktivitetsbaserade arbetssätt är att arbetet ska kunna utföras på den plats som bäst stöttar arbetsuppgiften. För att kunna utforma dessa platser på rätt sätt är det dels viktigt att förstå själva arbetsuppgiften och de förutsättningar som behövs för att utföra den. Men, det är minst lika viktigt att inse att arbete inte längre är en plats. Den plats som bäst stöttar arbetsuppgiften kanske inte är olika platser, utan samma plats. Detta trots att medarbetaren går från en aktivitet till en annan, till exempel från en individuell uppgift till ett möte.

Ta det här med möten som exempel. I de allra flestas föreställningsvärld är ett möte något som sker på en specifik tid och plats, oftast i ett mötesrum. Man sitter ned runt ett bord och pratar eller tittar på en skärm eller duk i den ena änden av bordet. Ibland kan någon behöva delta på distans per telefon, Skype eller webbmöte. Om man ritar något på whiteboarden får man helt enkelt acceptera att dessa inte kan delta, eftersom de inte är fysiskt närvarande. Det är ungefär så långt man tagit sina digitala arbetssätt. Fysiska arbetssätt med lite digitalt strössel ovanpå.

Ett möte är inte detsamma som att några människor träffas ansikte mot ansikte på en viss tid och plats. Det är ett mycket vidare begrepp än så. Ett möte är när två eller fler människor samlas på något sätt för att uppnå ett gemensamt mål genom någon form av interaktion. Med internetuppkoppling, molnbaserade tjänster och mobila enheter kan deltagarna befinna sig i princip var som helst. Mötena blir också alltmer spontana, eftersom arbetet som vi utför blir mindre förutsägbart och mer beroende av omgivningen. Gränserna för var ett möte börjar och slutar suddas också alltmer ut. När är det ett möte och när är det bara att vi arbetar tillsammans?

Ett digitalt möte kan inledas på en digital plats och sedan fortsätta till en annan, utan att man lämnar sin fysiska plats. Det kan börja med en chatt i Slack eller Teams, gå över till ett webbmöte med video, ljud och digital whiteboard, och sluta i att man skriver anteckningar tillsammans i en digital tjänst som Google Docs eller Word. Om en medarbetare under denna process måste förflytta sig från en individuell arbetsplats i en tyst zon till ett mötesrum kommer det i de flesta fall inte att vara en sömlös process. Det kanske inte ens går att hitta ett rum utan att boka det först, vilket tar död på alla spontana möten och tar bort flytet i digitalt samarbete.

Att deltagare ska behöva förflytta sig fysiskt bara för att de går över från textbaserad kommunikation till röst och video är egentligen ett oacceptabelt avbrott om man har fått flow i samarbetet. Den fysiska arbetsmiljön måste anpassas för digitala arbetssätt, inte tvärtom. (”Just det, vi har någon med på Skype också. Hur hanterar vi det?”)

Läs också: Slack är en bra tjänst för digitalt samarbete – men den klarar inte allt

Många av dagens aktivitetsbaserade kontor utformas med en gammal föreställning om vad ett möte är och hur man arbetar och samarbetar. Dock verkar de flesta ha förstått att arbetet blir alltmer samarbetsintensivt. Det innebär fler mötesrum och öppna ytor för möten, gärna med lite varierande typer av bord och sittmöbler. Sedan är det bara att köpa in och sätta upp en stor högupplöst touch-tv, dra lite kablar under bordet och sätta in en konferensenhet för att ha alla förutsättningar för digitala arbetssätt på plats.

Om det vore så enkelt!

Bara att koppla upp sig till delad bild- och ljudkommunikation brukar vara en mardröm i många mötesrum – hur ska det då gå att växla från en chatt på den egna datorn till att fortsätta arbeta tillsammans med gemensam utrustning i ett mötesrum?

Allt kan givetvis inte skyllas på arkitekter eller inredningsdesigner, utan lika stor skuld ligger hos organisationerna själva och att de inte satsar tillräckligt på att utveckla sina digitala arbetssätt. Hade de gjort detta hade de också kravställt sina fysiska arbetsmiljöer på ett annat sätt.

Sen ska man inte glömma bort att medarbetarna behöver känna sig trygga när de väl kommer in till kontoret. Det måste kännas lite som att komma hem att komma till en arbetsplats. Då kan det behöva finnas någon yta där som är personlig och olika möjligheter att vara privat som gör att man känner sig trygg och kan fokusera på det som är viktigast: att skapa värde och ha kul tillsammans.