Förra veckan tog Nämnden för Intraservice i Göteborgs stad beslut om att förnya det uppmärksammade Office 365-avtalet med Microsoft till 2021.

Malin Lundqvist, som är verksamhetschef IT och CIO i Göteborgs stad säger:

– För oss var det helt nödvändigt att förnya det här avtalet. Office 365 är en viktig del i vårt arbete med ”Den digitala arbetsplatsen”, som syftar till att främja samarbete och att informationen ska vara lättillgänglig och lätt att dela. Där menar vi att den här lösningen är den bästa.

Hur mycket den här affären är värd är inte offentligt ännu, eftersom själva avtalet inte är påskrivet.

Läs mer: Ny amerikansk lagrysare skakar om molnbranschen

Det var 2016 som Göteborgs stad beslutade att rulla ut Office 365 till sina anställda, och i år löper det avtalet ut. Projektet har uppmärksammats stort eftersom det i höstas avslöjades av tidningen ETC Göteborg att staden tryckt på paus. Anledningen till det var att stadsjuristen gjort den juridiska bedömningen att sekretessbelagd information rent teoretiskt kan anses vara röjd så snart en tredje part har teknisk möjlighet att komma åt den. Detta menade stadsjuristen skulle kunna göra att Microsofts underleverantörer kunde få tillgång till sekretessklassad information.

Känsliga uppgifter riskerade helt enkelt att röjas om de lämnades över till Microsoft.

Efter diskussioner med Microsoft blev lösningen ett tillägg som kallas Customer Lockbox där Microsoft garanterar att inga människor kommer att kunna få tillgång till stadens information utan att staden godkänt det. Därefter fortsatte och fullföljdes utrullningen.

Efter ett sammanträde i nämnden förra veckan står det nu klart att Göteborgs stad inte bara förlänger avtalet med Microsoft vad gäller det treåriga avtalet om Office 365-licenser utan också skriver ett ettårigt avtal om produkten Customer Lockbox, det vill säga den lösning som ska göra så att informationen inte hamnar i orätta händer.

Det ska dock påpekas här att förvaltningen gör bedömningen att Customer Lockbox inte tekniskt löser den påtalade problematiken med röjandefrågan.

Trots detta går alltså staden vidare med den här lösningen efter beslutet i nämnden.

– Det här är en knäckfråga, inte bara för oss utan för hela branschen, säger Malin Lundqvist. Vi menar att den lösningen inte räcker för att lösa den juridiska problematiken som handlar om i fall data som lämnas över till Microsoft ska anses vara röjd.

– Men den här frågan är större än Göteborg och jag tror inte det är någon som i dag har ett svar på den. Det kan behövas lagändringar eller påtryckningar mot leverantörerna.

I en skrivelse i slutet av april uppger Malin Lundqvist att ”Office 365 har i dag helt ersatt Stadens tidigare system (Lotus Notes) för e-post och kalender med lyckat resultat. Staden har ett differentierat behov av olika typer av tjänster och samarbetsytor och gör bedömningen att Office 365 möter de krav som Stadens många verksamheter ställer”.

Läs mer: Stora problem för Microsoft Azure - Office 365 nere

Vidare: ”Enligt nuvarande avtal löper Stadens Microsoft-licenser ut 2018-06-01 och konsekvensen av att inte förlänga avtalet skulle bli att Stadens verksamheter står helt utan vitala system och verktyg, så som e-post, kalender, ordbehandling och kalkyleringsprogram”.

Malin Lundqvist tillägger också att den juridiska problematiken kring ”molntjänster i allmänhet och amerikanska bolag som Microsoft i synnerhet behöver noggrant utredas”.