Att göra e-faktura obligatorisk i offentlig sektor har diskuterats i flera år – det handlar om att effektivisera och spara kostnader. Runt 1,4 miljarder kronor beräknas besparingen bli över sju år. Miljöskäl och myndigheters ansvar för att driva på digitaliseringen i samhället är andra argument.
Och i juni gjordes det slag i saken. Då klubbade riksdagen en lag om att alla fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet ska vara elektroniska från och med den 1 april 2019. Leverantörernas e-fakturor måste också följa europeisk standard om inget annat avtalats. Ett EU-direktiv ligger till grund för lagen.
– Lagen innebär att man måste sluta med pdf-fakturor eller skannade fakturor, säger Anderz Petersson, utredare på Ekonomistyrningsverket.
– Så då gäller det för de företag som använder sig av det att titta på hur de kommer vidare till nya e-fakturalösningar. Det kan bli ett tillfälle att också modernisera sina fakturaflöden.
Även om många hört om lagen är det långt ifrån alla som satt sig in i vad den betyder just för deras egen del tror han. Det gäller inte bara de drygt 200 000 företag som gör affärer med offentlig sektor utan också köparna – myndigheter, kommuner, landsting och kommunala bolag.
Redan i dag tar alla statliga myndigheter och runt 90 procent av kommuner och landsting emot e-faktura, enligt Ekonomistyrningsverket. Drygt hälften av fakturorna i offentlig sektor är elektroniska – men det kan jämföras med våra grannländer som alla ligger över 70 procent.
– En del är väldigt duktiga och har kommit långt med e-faktura, det finns myndigheter och kommuner där man redan är uppe i 80 procent. I andra änden finns det där de elektroniska fakturorna bara står för några procent – så många har mycket jobb att göra, säger Anderz Petersson.
Läs också: Utredare vill öka insynen när algoritmer fattar myndighetsbeslut
Samtidigt är en viss övergångsperiod inbyggd i och med att de som har gällande avtal där ett visst format används inte behöver byta före april utan först när avtalet går ut.
För dem som inte följer den nya lagen finns också en risk att behöva betala viten. Det handlar knappast om viten i GDPR-klassen men exakt hur mycket det handlar om är inte klart. Hur den processen ska se ut är nämligen en fråga för den nya Myndigheten för digital förvaltning, Digg, som drar igång sin verksamhet nu i september. Då tar också Digg över ansvarsområdet från Ekonomistyrningsverket och Anderz Petersson är en av dem som också flyttar över till den nya myndigheten.
– Men varken från regeringens eller ESV:s håll, eller från någon av oss på Digg, ser vi vite som ett hårt instrument som vi tillämpar direkt i april nästa år. Framför allt ska det finnas utrymme för kommunikation – köpare och leverantörer ska föra en dialog.
Först om en leverantör inte hörsammar uppmaningar att lämna in e-faktura på godkänt format så kan det bli aktuellt med vite.
Läs också: Ministern: "Myndigheter för oroliga för upphandlingsregler"
Men framför allt är det hög tid för alla som har en relation till offentlig sektor att börja fundera kring var problemen finns och hur lösningarna kan se ut. Hur många format vill man kunna hantera? Hur ser avtalen ut och hur stora är volymerna?
– Det är viktigt att göra det nu för att inte hamna i en stressad situation, säger Anderz Petersson.
