Hur det agila arbetssättet i Tomtens verkstad nästan förstörde julen

Det är tre dagar före julafton. I Tomtens verkstad råder fullständigt kaos. Det har nu gått åtta månader sen de införde ett agilt arbetssätt. Agilt arbetssätt. Tomten börjar koka inombords bara han tänker på ordet agilt. Det numera välbekanta trycket över bröstet infinner sig och han försöker minnas någon av mindfulnessövningarna som stresscoachen pratat om men huvudet känns tomt.

Det började med att huvudkontoret mätte upp en minskad kundnöjdhet. (Ja, för Tomten är ju inte en individ utan många individer uppbackade av en enorm global organisation. Det har ni säkert räknat ut vid det här laget.) Något hade börjat gå utför för Tomten AB och ingen visste riktigt varför. Åtgärdsplanen blev att införa ett agilt arbetssätt. Det verkade ju vara någon form av silver bullet. Lösningen på allt.

Tomten tar ett djupt andetag, tar två tabletter för blodtrycket och bestämmer sig för att det får vara slut på att sitta och gömma sig på sitt kontor. Han måste ut i verkstaden. Tidigare var nissarna i produktionen helt fokuserade på just produktion. Ingen ifrågasatte varför de skulle göra det de gjorde eller hur de skulle göra det. Verkstaden var ett väloljat maskineri som matade ut leksak på leksak på leksak. Nu hade teamen blivit självorganiserande. Eller självoorganiserade, som Tomten brukade tänka i sina bittrare stunder.

Han närmar sig det första dockteamet. Dockproduktionen har alltid varit hjärtat i verksamheten. Själva stoltheten. Från den gamla produktionslinjen har det skapats hela tre dockteam i vilka även andra kompetenser har involverats. It-nissar, marknadsnissar och produktutvecklingsnissar har tryckts in i teamen.

Det första teamets projektyta är ett kreativt kaos med dockdelar i olika hudfärger, dockhår, tyger, garner och ritningar. Han kommer rakt in i en demo av den senaste dockprototypen teamet tagit fram. Han kan det här vid det här laget. De tar sig aldrig längre än till prototypen. Sedan är det alltid någon nisse som börjar ifrågasätta något. Det kan börja med en detalj och sluta med ett ifrågasättande av hela verksamheten: Finns det ens några barn som leker med dockor nuförtiden? Det slutar alltid med att de river upp allting och börjar om från början.

Han tittar misstroget på dockprototypen. Det är inget fel på den i sig. Förutom att den inte skiljer sig nämnvärt från prototypen de gjorde 16 sprintar tidigare och att de egentligen inte vet om den har blivit bättre, sämre eller varken eller. Det är bara gissningar. Borde han säga något? Sätta ner foten kring hur de tar sina beslut? Eller beter han sig som en CHEF då? Han är livrädd för att uppfattas som en chef. Det är ju så omodernt. Det är en ledare man ska vara. Det står det på Linkedin hela tiden. Så han avstår från att säga något utan backar bara sakta ut ur rummet.

När Tomten kommer till det andra dockteamet pågår ett krismöte. Nissarna är högröda i ansiktena. En av dem är arg och pekar upprört på en skärm med dumpar av inlägg från Facebooksidan. Det visar sig att teamet har tagit fasta på det där med att leverera värde ofta. Inte vänta ända till julafton. De beslutade att börja med en MVP (minimum viable product) och sen bygga på. Så de bröt ned en docka till fem leveranser och gjorde den gemensamma bedömningen att huvudet är den del som är högst prioriterad och därför skulle levereras först.

Nu går föräldrar världen över i taket över att deras barn fått dockhuvuden levererade i anonyma paket. Det uppfattas tydligen som hotfullt.

Tomten lämnar dem att ta beslut om ifall det nu gör det hela värre eller bättre om de kompletterar med dockkroppar utan huvuden. Om det är lösningen så ligger de illa till eftersom de hittills bara tillverkat huvuden och rumpor.

När Tomten kommer in till de tredje teamet möts han av ett gäng nissar som sitter framför sina laptops och knackar intensivt på tangenterna.

Det finns en känsla av produktivitet i rummet men ingenstans ser Tomten en enda docka.

Han känner att han börjar ilska till. Vad gör de egentligen framför datorerna? Har de spelat Fortnite åtta månader i sträck?

Han knackar en av nissarna bestämt på axeln och kräver att få veta var de sätter ihop själva dockorna. Hon vänder sig om, hoppar till lite när hon ser att det är storchefen, men samlar sig snabbt.

– Dockor, nej vi håller inte på med att sätta ihop några dockor här, säger hon.

Det var droppen.

– Nej vad dum jag är, säger han utan att försöka dölja irritationen i rösten, varför skulle ni hålla på med det? Det är ju bara ert jobb.

– Alltså, jag kan förklara. I början fortsatte vi bara som vanligt att serietillverka de vanliga dockorna men parallellt med det tog vi fasta på det är med hur viktigt det är att känna sina användare. Så vi tog in ett par barn i ett observationsrum för att titta på hur de lekte med dockorna, vilka de gillade och så vidare. Men det där blev ju inte populärt alls. Tydligen får man inte låna barn utan att be om lov. Hon himlar med ögonen. Det var då vi kom på att vi kunde observera dem i deras hem istället. Bara gömma oss bakom möblerna.

– Och, säger Tomten lite avvaktande, vad fick ni reda på? Att ingen vill ha dockor längre?

– Nej det vi insåg att en docka är något man fäster sig vid i mycket högre grad än många andra leksaker. Faktiskt så mycket att det kan kännas jobbigt när man har vuxit ifrån dockan och den får sitta i en hylla eller kanske ligga i en låda på vinden. Så vi hittade på en tjänst där man kan söka ett nytt hem till sin docka. Drivkraften hos mottagarna av dockor är att göra ett klimatsmart val.

– Så potentialen kändes stor redan från början, säger hon. Fast första versionen av tjänsten var pinsamt dålig. Det blev lite som en creepy datingtjänst. Sen efterhand fick vi till rätt tonalitet och touch så att vi nådde rätt målgrupp. I förra sprinten gjorde vi tjänsten global.

Hon ser stolt ut.

– I nästa sprint ska vi utöka till andra saker som man utvecklat emotionella band till också. Gosedjur, älsklingströjor, ja människor kan faktiskt knyta an till de märkligaste saker.

Hon visar honom en graf över antalet användare, nu och estimerat framöver.

– Var det något annat du undrade, avslutar hon? Jo just det – en sak till – vi har mätt upp att de som är nöjdast med tjänsten faktiskt är de som hittar ett nytt hem till något. Så det blir dubbel glädje jämfört med när det är Tomten som står som avsändaren.

Tomten står mållös.

– Nej, det är bra, säger han. Eh – bra jobbat!

På vägen tillbaka till sitt arbetsrum gör han kalkylen i huvudet. Om han räknat rätt kommer enbart arbetet som det teamet gör leda till att hela verksamheten når sina mål för i år. De har ju slutat mäta antalet producerade produkter och istället gått direkt på slutmålet: Antalet människor som blivit lyckligare.

Det kanske inte är metoden det är fel på ändå? De andra teamen kanske hade behövt mer stöd i själva implementationen? Och kanske hade de behövt tänka till mer kring vad de ville få ut av att jobba agilt och hur det skulle passa ihop med just deras verksamhet.

En känsla av framtidstro sprider sig i honom. Som känslan av glögg. Har det fixat sig för ett team kommer de andra kunna förändras och bli effektivare och göra rätt saker. De är ju så flexibla nu. De jobbar ju agilt.

Epilog

En komplettering med tre insikter kring det här med att jobba agilt är:

1. Att jobba agilt är inte lösningen på allt

2. Empati är en nyckel – både när det gäller att införa ett agilt arbetssätt i en organisation och i arbetet framåt för att förstå kunder, användare och samarbetspartners

3. Det är inte lätt att jobba agilt. Det ställer höga krav på individer, på ledarskapet i en organisation och på kulturen i en organisation. En hög nivå av tillit genom hela organisationen är en förutsättning.

Så underskatta inte hur svårt det är att implementera men underskatta inte heller värdet av att ha en organisation där alla individer är engagerade, tar ansvar och känner att de kan vara sig själva fullt ut.

God Jul!

Läs också:
Maskininlärning för dummies – så tränas en AI
Så förbättrar du din innovationsförmåga – och undviker att bli ersatt av en AI