Genom att använda det som kallas robotiserad processautomatisering, RPA, har Lunds kommun stora planer på att låta nya digitala medarbetare ta hand om enkla processer som kan automatiseras.

– Det handlar om att vi vill möta den utmaning vi har att inte klara av att matcha vårt rekryteringsbehov under de närmaste åren där det är färre som ska försörja fler. För att klara det måste vi hitta nya sätt att göra saker på och jag tror verkligen att tekniken kan hjälpa oss att arbeta på ett effektivare sätt, säger Lunds kommuns digitaliseringschef Åsa Melvanius.

Kommunen räknar med att man har ett rekryteringsbehov på 5 500 nya medarbetare mellan 2018 och 2022. RPA-satsningen handlar delvis om att möta det behovet, men även om att frigöra tid så att de mänskliga medarbetarna ska kunna fokusera på mer kreativa och kundvårdande saker än att lägga tid på tidsödande arbetsuppgifter.

– Vi har inte som ambition att automatisera bort några tjänster utan det handlar oftast om delar av arbetsuppgifter som är väldigt återkommande och repetitiva där vi kan använda tekniken istället. Vi hoppas att vi får nöjdare medarbetare och ett bättre nyttjande av den kompetens som finns. Vi hoppas också med teknikens hjälp kunna öka medborgarservicen genom att snabbare handlägga ärenden och frigöra tid för mer personlig service i de ärenden som kräver detta, säger Åsa Melvanius.

Har ni kommit igång redan?

– Vi har testat att köra två processer. Vi har provanställt två digitala medarbetare för att testa hur det funkar.

Det är två processer på ekonomiavdelningen som har testats, bland annat att upptäcka fakturor som har förfallit. Och under hösten har it-avdelningen jobbat tillsammans med förvaltningarna för att identifiera områden som skulle kunna automatiseras. Och det gav både många resultat och mersmak.

– Vi har jobbat med att identifiera processer och delprocesser och bara under två månaders tid har vi identifierat över 120 processer, och vi räknar med att hitta fler längre fram. Nu ska vi gå ut i upphandling.

Hur stora summor upphandlingen kommer att omsätta kan hon inte svara på i dagsläget, men Åsa Melvanius säger att det inte är volymerna som är det intressanta i sammanhanget utan att man kommunen får hjälp att komma igång med arbetet.

– Vi kommer att behöva både konsulthjälp och en plattform, men vi behöver också bygga egen organisation i kommunen kring det så vi kommer dessutom att rekrytera kompetens, säger hon.

En viktig aspekt har i valet av processer har varit att ta hänsyn till kommunallagen. Där saknas idag uttryckligt stöd för beslut som är fattade helt automatiserat. Därför har Lunds kommun främst tittat på automation av processer som inte innebär myndighetsutövning. I de fall det handlar om beslut kopplade till myndighetsutövning så kommer den digitala medarbetarens ansvar enbart vara att sammanställa beslutsunderlag.

Att automatisera kommunala processer är fortfarande i sin linda, men vi har bland annat tidigare skrivit om en annan skånsk kommun, Trelleborg, där en handläggarrobot hanterar ärenden som rör ekonomiskt bistånd och ansökan om serviceinsatser. Det har varit en inspirationskälla av flera.

– Det tittar vi på naturligtvis, men det finns många kommuner som är igång och även många som har valt att testa en eller två processer. Vi skiljer ut oss lite nu eftersom vi tar ett större grepp, säger Åsa Melvanius och gläds åt det mottagande projektet har fått hittills.

– Det har varit ett väldigt gott mottagande i organisationen när vi har pratat om det. Det känns jättekul, ibland kan det finnas en teknikrädsla men det har vi inte märkt av nu.

Läs också: 
Offentlig sektor i förarsätet för hajpad teknik – när de törs
Vill du ha en virtuell assistent? Nu börjar de flytta in på våra arbeten


Missa inte Branschkollen – nyhetsbrevet för den svenska it-branschen. Teckna en gratis prenumeration här.


Fakta

• Bevakning av skolplikten
• Återansökan av ekonomiskt bistånd
• Schemaläggning av vårdpersonal
• Återlån på biblioteket
• Generera anställningsintyg
• Kassaavstämningar