Som en del i digitaliseringen automatiseras allt fler processer ute på företagen. Det kallas RPA, robotiserad processautomatisering.

På Ericsson började man testa sådana här mjukvarubottar för några år sedan.

– En del funkade och annat misslyckades och vi insåg att vi behövde ta ett större grepp, ha ett plattformstänkande, säger cio:n Johan Torstensson.

Han konstaterar att det inte är särskilt svårt att hantera en, fem eller tio robotar – men när de är över 50 ja, då börjar det bli svårt att ha kontroll på dem.

– Det kan handla om sådant som att när underliggande system uppgraderas måste man se till att även roboten informeras om det. Normalt sitter det ju användare ute i organisationen och håller koll på det – men det gör inte robotarna.

Att programmera robotar för en viss uppgift kan också vara väldigt lätt och har alla då inte koll på säkerheten så är risken att en robot hackas – kanske en bot som sköter betalningar eller fakturor.

För att klara allt detta behöver man en gemensam plattform framhåller Johan Torstensson.

– Det gäller att ha något som verkligen skalar så vi tog fram den förra sommaren. Det måste vara stabilt, säkert, fullt integrerat och effektivt. Och man måste förstå kostnaden – roboten är ju inte gratis utan vi betalar licenser för dem.

cio:n Johan Torstensson
Johan Torstensson, cio på Ericsson.

Licenser är inte den enda modellen för den som vill använda mjukvarubottar – det går att också köpa in en automatiseringsplattform som en tjänst.

– Hade jag varit på ett mindre företag så hade det kanske varit det jag valt. Men vi har valt att bygga vår egen plattform och betala licenser för bottarna till Blue Prism som vi använder.

It-avdelningen har ansvaret för plattformen, håller koll på licenshanteringen – ”vi är vana vid det” – och ser till att bygga på den så att den fylls på.

– Där ligger verktygen och vi ser till att lägga in fler och bättre verktyg vartefter.

Däremot är det inte it-avdelningen den enda som bestämmer var RPA:erna ska användas – alla affärsområden som vill använda bottar för att automatisera en process ska kunna göra det. Men det finns ett krav och det är att de använder den plattform och de processer som it-avdelningen tagit fram.

170 bottar innan årets slut

I dag har Ericsson 115 bottar runt om i verksamheten men räknar med att det kommer att vara 170 innan årets slut. Potentialen ligger runt 300 enligt Johan Torstensson.

En viktig del i botthanteringen är att se till att de inte har behörighet till annat än det som de behöver för sin uppgift. För att det ska fungera så läggs de in i hr-systemet precis som alla andra anställda – en del av bottarna får namn också som exempelvis en robot i USA som heter ERoberta.

– Det är där vi hanterar behörigheterna och där kan vi se vilka bottar vi har och vilken avdelning de hör till, säger han.

– Sitter man som chef så kanske man har tio anställda, två konsulter och två robotar i ditt system. Du slipper utvecklingssamtal med dem – men du måste ändå ha koll på vad som händer om någon av bottarna går ner. Den kanske gör tio personers jobb, så hur ser backupen ut?

Johan Torstensson är tydlig med att ledningens sponsorskap varit avgörande för att få den bredd på automatiseringen som man har nu där alla affärsområden finns med.

– Vi har också satt ett betydande finansiellt mål när det gäller besparingar. Men det visar sig att i stället för att mäta kostnader pratar vi mer om kvalitet och hastighet.

I stället för att betona själva besparingen pratas det mer i termer av att det som kanske tog 14 dagar förut tar tre nu och att roboten inte gör några fel.

– Jag tror att just det perspektivet – hur mycket snabbare det går och kundnöjdhet – har varit avgörande för att det gått så bra för oss att automatisera tillsammans med att vi lämnade tester och utvärderingar och i stället tog fram en lösning som vi kunde skala upp.

Men hur gör ni för att se till att alla i företaget känner till att de måste hantera robotarna på det här viset – att de måste använda sig av er plattform om de vill automatisera?

Har verksamhet i 145 länder

– Ja, vi har folk i 145 länder så det är en utmaning och vi har varit lite dåliga på marknadsföring. Vi kan stänga av lösningar som tas in utan att vi certifierat dem men jag tror inte på att använda poliskortet i första hand.

För att sprida det i organisationen har it-avdelningen skapat något som de kallar automation tribe berättar Johan Torstensson.

– Den består av en kärngrupp av experter, sedan ytterligare 300 personer som är bra på det och sedan flera tusen som tycker det är intressant. De är våra evengelister ute i verksamheten. Och de hjälper oss också genom att hitta verktyg som de utvärderar – så att vi kan fylla på med sådant som det finns ett behov av.

Samtidigt som automatiseringen rullar in så är det viktigt att också se var det faktiskt lämpar sig. I plattformen finns verktyg som tittar på processerna och ibland kan det visa sig att det inte är någon idé att automatisera för att ingen faktiskt jobbar i dem.

– Det är ju intressant att få reda på om det är så. Men vi kan också utvärdera vilken typ av automatisering som lämpar sig bäst för olika saker – ibland kanske det är så enkelt som att bara lägga in ett skript och andra gånger kanske man vill bygga in det i systemen. Och ibland är RPA lämpligt.

Just nu håller Ericsson också på med att skapa en plattform för maskininlärning och AI som gör automatiseringsverktygen blir mer avancerade – det handlar i ett första skede om sådant som röstigenkänning exempelvis.

Det här sätter mycket på sin spets – etiska frågor kommer upp och i takt med att automatiseringen tar deras nästa steg. Johan Torstensson tror mycket på en spiraleffekt – att de som ersätts av AI kan kompetensutvecklas och komma tillbaka på andra jobb och kanske arbeta tillsammans med AI.

– Det är svårt att hitta kompetens inom automatisering, AI och analytics. Då kan det vara lättare att vidareutveckla duktigt folk som kan Ericsson än att hitta nya, säger han.

Läs också:
Boom för RPA – men undvik fällorna när du automatiserar
Mjukvarubottarna dundrar fram – nu etablerar sig bolagen i Sverige