Att automatisera trista processer är en väsentlig del av digitaliseringen. För ett år sedan sjösatte livsmedelsjätten Ica ett projekt där man ville få mer koll och inte minst en mer effektiv hantering av sina fakturor. Det uppdraget gick till mjukvarubolaget Neovici, vars produkt Cosmoz idag har gjort stor skillnad för hur Icas fakturaprocesser hanteras.

– När man tittar på att ta in något nytt system för att hantera fakturor tittar man traditionellt på speciella system för fakturahantering, men vi valde att titta bredare, på hela processen och gick vidare för att se det mer som en automatiseringsprocess, säger Simon Harmark, chef Automation på Ica om hur det startade.

Och det är ingen liten apparat man satt igång. Om man gör en ungefärlig beräkning där man inkluderar huvudkontoret och samtliga cirka 1 300 butiker så hanterar Ica ungefär 175 000 fakturor i månaden. Centrala Ica, samt 800 butiker, är nu utrullade och har dragit igång, och arbetet fortsätter nu framåt med fler butiker och ytterligare automatisering.

Simon Harmark säger att man varit igång i ett drygt år. I april 2018 började det och sedan dess har automatiseringsgraden ökat avsevärt. Några exakta siffror på hur mycket pengar och tid som sparats är svårt att få fram, men han säger att automatiseringsgraden har ökat från ungefär 40 procent till 75 procent.

På Neovici är man noga med att poängtera att det inte bara handlar om vanliga mjukvarurobotar, utan istället för det klassiska robotiserad processautomatisering, RPA, så pratar Neovici hellre om IPA, som alltså inte är en ölsort utan en förkortning för intelligent processautomatisering.

– IPA handlar om att möjliggöra 100 procent automatisering genom hela processen. I Cosmoz gör vi det genom att tillämpa systemets och kundens affärslogik utifrån de största problemområdena, och därefter använda främst dataanalys men även maskininlärning för att identifiera nya problemställningar och symptom. På det sättet kan vi automatisera i obegränsat antal nivåer, säger Patrik Kullman, teknikchef på Neovici och betonar att det givetvis är viktigt att automatiseringsprocessen blir rätt från början.

– En risk med maskininlärning är att den lär sig fel. Där har vi en viktig roll i att hitta felen. Därför är det väldigt viktigt att sätta upp det rätt från början. Då gör det att man med den typen av verktyg kan automatisera processen för att eliminera fel också.

En annan viktig del som gör automatiseringen enklare är att allt fler fakturor idag är digitala enligt standarden electronic data interchange, EDI. Patrik Kullman säger att Neovici kan hantera pappersfakturor också men att det givetvis är mer önskvärt med digitala fakturor. Och Simon Harmark konstaterar att det är långt ifrån alla som jobbar digitalt. Ica hanterar fortfarande pappersfakturor via exempelvis lokala leverantörer, som väljer att skicka sina fakturor så. Detsamma gäller för flera utländska leverantörer.

– Vår utgångspunkt är att det ska vara så enkelt som möjligt för butiken eftersom de vill fokusera på kund och försäljning och inte jobba med administration. Så nu fortsätter resan för att förenkla vardagen administrativt i butik, säger Simon Harmark.

Läs också: 
Nu har Willys också hakat på trenden med digitala kvitton
Nu ska AI avslöja fusket i självbetjäningskassan