Knappt tio procent av myndigheternas totala verksamhetskostnad läggs på it. Det visar en ny rapport från Myndigheten för digital förvaltning, Digg. Rapporten, som tittar närmare på myndigheternas strategiska it-projekt, it-kostnader och mognad, är en uppföljning på tidigare rapporter från Ekonomistyrningsverket som gjorts på uppdrag av regeringen.

57 myndigheter har lämnat in uppgifter om sina it-kostnader. De uppgår till sammanlagt 19,3 miljarder kronor av den totala verksamhetskostnaden på 202 miljarder kronor. Andelen it-kostnader har ökat mellan 2015 och 2017 medan it-investeringarna legat i stort sett still.

Det förklaras i rapporten med att myndigheterna lägger en större andel av sina it-kostnader på att förbättra det som redan finns på bekostnad av att enbart säkerställa att de befintliga lösningarna fungerar och ta fram nya lösningar och funktionalitet. Det ses som positivt så till vida att det skapar en bättre balans mellan effektivitet och innovation.

Men samtidigt pågår en negativ utveckling där andelen av it-kostnaderna som går till att ta fram nya lösningar och ny funktionalitet minskar – något som Digg kommer att hålla ögonen på de närmaste åren.

De två områden där myndigheterna som utgör underlaget i rapporten själva skattar sig som minst mogna är nyttorealisering och it-kompetensförsörjning, där endast 27 respektive 41 procent av myndigheterna har bedömt att de ligger på någon av de tre högsta mognadsnivåerna.

Och det syns även i de analyser som Digg gör i rapporten. Där konstateras att de flesta it-projekt i dag styrs på tid och budget och i mindre utsträckning nyttorealisering – trots att projektet ofta är tänkt att lyfta verksamheten, medarbetarna eller samhället i stort.

I Diggs rapport har man tittat på 182 pågående strategiska it-projekt som rapporterats av 53 myndigheter. Den genomsnittliga projektlängden för dem är drygt två och ett halvt år, och de har en total budget om 9,4 miljarder kronor.

I 82 procent har man identifierat och analyserat de nyttor man tänker sig att åstadkomma. Oftast handlar det om att man tittat på ekonomiska nyttor.

Men en stor andel av de strategiska it-projekten handlar i huvudsak om att få bättre kvalitet och där saknas ofta en värdering av nyttan uttryckt i kronor och ören. Sedan förra året har också den andel som har det minskat från tolv till åtta procent.

Hälften av alla de strategiska it-projekten – med en sammanlagd budget på tre miljarder kronor – har inte heller mätt hur läget ser ut före projektet. Det gör att de helt enkelt inte har förutsättningar att beräkna eller utvärdera nyttan och det går inte att se om man uppnått de mål man hade med projektet.

Dessutom är det bara drygt en fjärdedel av de statliga it-projekten som har utsett en som ansvarar för att realisera nyttan och har en plan för det. 59 procent har varken någon ansvarig eller någon plan.

I rapporten konstaterar Digg att det blir omöjligt att följa upp om ett projekt nått sitt mål om man inte vet när det är tänkt att nyttorna ska realiseras eller vem som ansvarar för att det sker.

Samtidigt skriver myndigheten att den metod man använder för att följa de strategiska it-projekten är bristfällig. Det finns de som inte arbetar i traditionell projektform och urvalet är också begränsat. Därför går det inte att dra generella slutsatser för hela den offentliga sektorn.

Den andra ömma punkten som myndigheterna själva pekade på är it-kompetensförsörjningen. I rapporten konstateras att andelen inhyrd it-personal ökar kraftigt och att 27 procent av medarbetarna i dag är inhyrda från konsult- och bemanningsföretag. Andelen utkontrakterad it ligger på 13 procent.

Framåt anser Digg att det är viktigt att utveckla modeller och metoder för att följa intern och extern effektivitet när det gäller myndigheternas it. För att kunna mäta it-mognaden så finns också ett behov av att standardisera verktyg och modeller för att det ska bli enklare att jämföra olika myndigheter och kunna stödja den offentliga förvaltningens digitalisering konstateras i rapporten.

Läs också: 
Gör om, gör rätt – offentlig sektor fel ute i digitaliseringen
Staten lägger 30 miljarder på it – eller? Myndigheter får kritik för usel koll på kostnaderna