Ett gemensamt statligt e-arkiv kan spara stora pengar. När Statens Servicecenter tittade på det för fyra år sedan på uppdrag av regeringen kom man fram till att bara genom att skapa ett e-arkiv för sju pilotmyndigheter – Bolagsverket, Energimyndigheten, Fortifikationsverket, Post- och telestyrelsen, Statens fastighetsverk och länsstyrelserna i Stockholm och Västernorrland – skulle miljoner sparas.

Sedan dess har två upphandlingar dragits igång men bägge har gått i stöpet. 2015 stoppades den första eftersom ingen leverantör levde upp till de krav på informationssäkerhet som ställdes.

Och strax före jul förra året stoppades nästa upphandling eftersom bara ett anbud klarade kraven och där låg prislappen alldeles för högt – flera hundra miljoner kronor.

Nu är det tredje gången gillt och i början av sommaren lämnade Statens Servicecenter in en rapport till regeringen där man går igenom den nya strategi för e-arkiv som man tagit fram och där det planeras en upphandling under hösten.
– I vår senaste upphandling efterfrågade vi en hel tjänst med driftsmiljöer, förvaltning, applikationer och applikationsförvaltning, säger Mattias Åsander, divisionschef för myndighetsservice på Statens Servicecenter.

Den här gången ser upplägget annorlunda ut. Driftservicen ska läggas på Försäkringskassan och bara applikationen upphandlas denna gång.

Mattias
Mattias Åsander.

– Skälet till att vi vill samarbeta med Försäkringskassan är att de har säker it-drift, det är vår bevekelsegrund. Det vi har kvar att fatta beslut om är applikationsstrategin – om vi ska köra på licensierad eller open source so m ju kräver mer konsulttjänster, säger han.Tanken är att det beslutet ska fattas i början av hösten och att upphandlingen ska dras igång strax efter. Förhoppningen är att den nya strategin ska ge betydligt lägre pris än det pris som lämnades i den förra upphandlingen.

– Vår idé är att vi ska få tjänsten på plats och att pilotmyndigheterna ska få ta del av tjänsterna under 2020.

Eftersom arkivering handlar om långa tidsperspektiv så är det också viktigt att mjukvaran kan hantera det.

– Vi tänker åtminstone 30-40 år även om det i Riksarkivets perspektiv handlar om 2000 – 3000 år, säger Mattias Åsander.

I den rapport som lämnats in till regeringen trycker Statens Servicecenter på tre avgörande nyttor med e-arkiv. För det första är det en förutsättning för digitaliserade informationsflöden. För det andra minskar det risken för dyra migreringar när olika generationer av it-system byts och risken för att information går förlorad minskar om man för över information till e-arkivet som lämpar sig för långsiktigt bevarande.

Och för det tredje så pekar man på att det också går i linje med EU:s och regeringens ambitioner kring öppna data eftersom e-arkivering ökar transparensen och gör det lättare för medborgare och näringsliv att hitta information och även skapa tjänster baserat på den informationen.

Mattias Åsander pekar också på en annan vinst med ett gemensamt e-arkiv – att upphandlingen inte behöver göras av alla enskilda myndigheter utan att förstudier och annat kan göras en gång till en kostnad.

– I stället för att hundra myndigheter lägger hundra timmar i var så kan vi lägga hundra timmar en gång för alla samtidigt.

När tjänsten är på plats så har varje myndighet möjlighet att påbörja arkivera digitalt.

– Men vi kan hjälpa till med kunskap kring hur de ska göra – om efterfrågan finns så kommer vi erbjuda konsulttjänster för det, säger Mattias Åsander.

Läs också: Statens servicecenter överger upphandling igen – för dyrt anbud på nytt e-arkiv
Upphandlingen av e-arkiv avbryts – ingen aktör höll måttet