Att veta exakt när det är dags att ersätta ett it-system kräver insikt och en vilja att ta till sig ny teknik. Men vår amerikanska systersajt CIO.com har identifierat ett antal tecken på att ett det är dags för ett byte – här är några av dem.

1. Dåligt fungerande arbetsflöden

När arbetsflöden och processer snarare är designade att möta vad den föråldrade tekniken mäktar med än vad som faktiskt behöver göras – ja, då står tekniken i vägen för affärerna.

– Om du exempelvis saknar moderna samarbetsverktyg som möjligheter till videokonferens eller gruppchatt – då kan du bara sätta ihop ett team baserat på att personer befinner sig lokalt i stället för ett team med personer med den bästa kompetensen för projektet, säger Diane Chaleff, produktchef inom Googles molnenhet.

– Föråldrad teknik tvingar oss att jobba inom dess begränsningar i stället för att göra det som är bäst för affärerna.

2. Vikande försäljning

Dålig försäljning kan ofta spåras till försummelser på it-sidan.

– Företag kommer att i allt högre grad förlora affärer till konkurrenter som är bättre på att integrera ny teknik och skapa bättre möjligheter för kunderna, säger Jonathan Victor, cio på försärkringsbolaget Insurity.

– Teknikens största påverkan på dagens företag är att den kan förbättra kundupplevelsen och företag måste hålla jämna steg med den ständigt ökande efterfrågan på bättre och snabbare service.

3. Stagnerande it-produktivitet

– Ett av de tydligaste tecknen på att företagets teknik gör mer skada än nytta är om produktiviteten börjar stagnera, säger Tirena Dingeldein, analytiker på Capterra.

Att inte klara deadlines är ett känt tecken på ett större produktivitetsproblem men det finns annat att notera också.

– Några signaler på att tekniken inte klarar trycket är när du ser att ditt team skapar sätt att arbeta runt mjukvara och använder kompletterande mjukvara för att kompensera för brister i ditt nuvarande system eller lägga mer tid på att patcha och fixa mjukvaran för att få den att möta dina behov.

4. Minskande marknadsandel

En långsamt sjunkande markandsandel beror ofta på att företagets produkter och tjänster anses sämre än konkurrenternas. Och it har en nyckelroll för att se till att kvaliteten hålls uppe.

Sanjay Srivastava är cdo på Genpact och hon tror på modulära lösningar.

– Det stora problemet med äldre it är att den är monolitisk i sin design och om den ändras så påverkar det en stor del av infrastrukturen.

Nyare arkitekturdesign separerar oftare delar genom exempelvis mikrotjänster och abstraktionslager och det möjliggör en större flexbilitet att stötta ett ständigt föränderligt affärslandskap.

5. System i silos

Det har skett ett stort teknikskifte mot öppenhet och integration det senaste decenniet. Där har de äldre it-systemen inte hängt med utan i stället tvingat teamen att arbeta isolerade i olika silos.

– De flesta, om inte alla, moderna plattformar har inbyggda api:er och integrationspunkter och i många fall inkluderas förberedda integrationer till populära system som Slack, Github och Dropbox, säger Matthw Baird, grundare och teknikchef på Atscale.

– Det besvärliga är att integrera ett affärskritiskt system som ofta är över 20 år gammalt.

Det första viktiga steget mot att lösa problemet är att erkänna det. Men samtidigt gäller det att hålla tungan rätt i mun när man ska modernisera sin it-miljö.

– Att koka oceanen är inte ett alternativ och att försöka uppgradera för många system samtidigt kan dra ner takten överlag.

6. Kärnsystem som knakar i fogarna

Nyckelsystem som affärssystem och kundvårdssystem tas ofta för givna och kan klara sig i stort sett orörda i åratal.

– Faktum är att ingen vill ersätta dessa stora, alltomfattande system mer än en gång per decennium för att det kan förlama hela företaget under den tidsperioden, säger Keith Lutz, it-ansvarig på Ivanti.

– Men samtidigt så ändras de applikationer som är knutna till de här kärnsystemen mycket snabbare och användarna kräver att de ska hänga med i den funktionalitet och integration som de efterfrågar.

För att lösa problemet med omoderna kärnsystem så gäller det att vara flexibel och följa förändringarna i vad företaget och marknaden efterfrågar.

– Om du märker att tekniken i din verksamhet hindrar dig från att nå målet så måste du du måste anpassa dig till teknikplattformar som kan leverera den typen av flexibilitet.

7. Systemen du litar till har blivit föräldralösa

Att använda en applikation som inte längre får stöd av sin utvecklare kan hålla kvar företag i gamla it-system och höja riskerna.

– När det gäller paketerad mjukvara är en viktig indikator att patchar inte längre släpps för produkten eller att det kanske inte ens finns en leverantör som stöder produkten längre, säger Michael Cantor, cio på Park Place Technologies.

Och det här måste man ta itu med innan det blir ett problem.

– Mogna IT-organisationer letar ständigt nya vägar, utvärderar teknik och ser till att det finns en långsiktig väg till teknikval, säger han.

Läs också: Statliga it-projekt har dålig koll på nyttan