Det är knappast någon hemlighet att vi i dag verkar i en digitaliserad värld där snabba beslut, hög säkerhet och stor flexibilitet är essentiella faktorer för vilket företag som helst. Särskilt gäller detta oss inom it-branschen. På bara några få år har spelplanen radikalt förändrats; numera ställs vi mot multinationella jättar från länder som kan erbjuda pressade priser i kombination med hög kompetens.

I denna hårt konkurrensutsatta miljö förväntas it-avdelningen utföra allt mer med allt mindre resurser. Bland annat visar en rapport från Myndigheten för digital förvaltning, Digg, att kostnader för it hos svenska myndigheter ökat sedan 2015, detta medan investeringarna legat stilla. Av samma rapport framgår det också att de allra flesta it-projekt styrs på tid och budget snarare än nyttorealisering. Än mer problematiskt är att det saknas nulägesanalys inför projekt, vilket omöjliggör uppföljning.

Jag träffar ofta på it-chefer som är fast i tungrodda, otympliga och ibland också utdaterade system, och som av olika anledningar behöver härda ut för att få den dagliga verksamheten att fungera. Det är svårt att inte lida med dem. Likt våra moderna bilar går det inte att fixa allt med en skruvmejsel och skiftnyckel längre; det är dagens system alldeles för komplexa för.

I dag behöver ett it-system vara anpassat för företagets samtliga avdelningar. Det ska också vara tillräckligt säkert – och inte minst flexibelt nog att snabbt kunna styras om för framtida behov. Och så får det inte kosta för mycket. Eller leda till för många supportärenden. Allra helst ska det väl vara estetiskt tilltalande också, eller åtminstone pedagogiskt designat.

Lägg där till vikten av att träffa rätt redan från början. Det saknas inte exempel på skandaler kring misslyckade it-system – och även om skuldfrågan i slutändan hamnar på de med yttersta ansvar lär it-chefen inte komma undan med hedern i behåll vid en eventuell katastrof, stor som liten. Det är trots allt hen som ger ledningen information och tar fram en kravlista på vad som behövs.

Det här är en artikel från IDG Opinion Vill du också tycka till om något? Så här gör du. »

Med det sagt: hur kan vi undvika ett scenario där en redan pressad it-chef ligger sömnlös inför nuvarande system eller nästa planerade inköp? Och hur ska vi kunna förstå nyttan om det saknas mätvärden? Här finns ingen ”quick fix” – men med nedan grundpelare ökar chanserna för ett lyckat resultat.

1. Effektivare kommunikation över hela kedjan

Att i ett tidigt skede involvera ledningen, helst redan på planeringsstadiet, är A och O för ett lyckat inköp och sedermera en effektiv och smärtfri implementering. Det är affärskritiskt och direkt nödvändigt att ledningen arbetar tätt ihop med it-avdelningen, och ständigt följer upp kring vilka behov som finns. Utan tillräcklig kunskap från båda håll är risken stor att beslutet fattas på felaktiga grunder.

2. Lär av tidigare inköp

Det är genom att lära sig av misstag som vi kan undvika att upprepa dem. Vad gjorde ni rätt vid föregående storinköp, och vad blev mindre lyckat? Här finns massor av lärdomar att dra nytta av, trots det tänker förvånansvärt få av beslutsfattarna jag träffar i dessa banor.

3. Ha förenkling som ledord

För några år sedan gick vi på Enfo från att använda fyra, fem olika system till att enbart använda ett och samma molnbaserade system över hela koncernen. Nyckelordet vid en kommande upphandling eller en planerad implementering bör alltid vara förenkling, det förstås utan att det går ut över säkerheten. Att skaffa ett nytt system som gör verksamheten än mer komplicerat är dumdristigt, och lär bara leda till ökade kostnader och missnöjd personal. Bland mycket annat.

För att återgå till verkstadsliknelsen; att köpa samma modell av bil som krånglade senast är för de allra flesta inte något alternativ. Inte heller att åter besöka handlaren som var stressad och lovade alldeles för mycket. Kanske är leasing ett alternativ med ett ordentligt serviceavtal som sköter minsta motorstopp på distans? Eller att du i förväg tar reda på om din lokala verkstad har kompetens nog att snabbt och billigt hantera komplicerade tekniska fel?

Oavsett tjänar du på att involvera de parter som faktiskt ska använda bilen, samt se över dina tidigare inköp och göra gedigen research. Beslut på goda grunder, helt enkelt. Först då skapar du mervärde av din investering och kan på riktigt utföra allt mer med allt mindre resurser.

Magnus Strömer
Nordic alliance manager på Enfo