Under ett sjukdomsutbrott som nu men också under en naturkatastrof eller någon annan utbredd kris kan it-teamets medlemmar tvingas att arbeta hemifrån eller från någon annan säker plats tills allt återgått till det normala igen.

Att upprätthålla produktiviteten och se till att viktiga it-tjänster fortsätter att fungera utan avbrott under en kris kan vara utmanande för både it-ledarna och personalen. Här är sju tips som kan hjälpa dig att se till att nyckelfunktioner och aktiviteter rullar på även då.

1. Organisera er

De flesta it-jobb kan hanteras på distans så länge uppgifterna inte innebär praktiska interaktioner med sådant som finns fysiskt på företaget.

– Design och planering fungerar bäst med personliga möten, men även dessa möten kan göras hemifrån med skärmdelning och whiteboardverktyg online, säger Joe Wilson, ägare av Volare Systems, ett Denver-baserat mjukvaruutvecklingsföretag vars medarbetare till stor del arbetar på distans.

Organisationer som har tydliga normer och verksamhetsförfaranden har goda förutsättningar att snabbt kunna sätta ihop ett kapabelt it-team på distans eller övergå till ett enligt Anita Williams Woolley, docent i organisatoriskt beteende och teori vid Carnegie Mellon University Tepper School of Business.

Patrick Costa, it-chef på Onesharehealth, säger att utmaningen att organisera ett framgångsrikt distansteam handlar mer om ledarskap än teknik.

Han berättar om ett problem med skadade data som krävde snabba insatser från anställda som befann sig på tre separata platser.

Patrick Costa beslutade att ett konferenssamtal var det bästa sättet att hantera situationen.

– Det tog mindre än fem minuter när vi fattade beslutet. Om du som it-ledare har en bra relation med din personal kan du få ihop din distanspersonal lika snabbt som du kan med personal på plats, säger han.

2. Välj en stark ledare

Beroende på hur it-avdelningen är uppbyggd kan en distansarbetare ha en enda ledare eller flera ledare som är ansvariga för specifika enheter som rapporterar till en cio. En teamledare, oavsett storleken på teamet, bör aldrig väljas enbart baserad på teknisk expertis, varnar Allison St. John, medgrundare på The Remote Leader Project, en supportleverantör för distansarbete.

– Det viktigaste är att teamledningen kan hantera människor så att de mest tekniskt skickliga personerna kan fortsätta att använda sin tekniska styrka i produktionen, säger hon.

Teamledare bör ha en hög grad av social intelligens och vara duktiga på samarbete konstaterar Anita Williams Woolley, men det är dubbelt så viktigt när alla eller majoriteten av teamets medlemmar arbetar på distans.

– Forskning visar att de största problemen uppstår när ett team är uppdelat så att vissa medlemmar arbetar på distans och andra sitter tillsammans. Teamledare som inte arbetar på distans glömmer ofta att meddela de teammedlemmar som sitter på distans olika viktiga detaljer och förstår inte vad de faktiskt fått reda på och inte.

3. Skapa en fungerande strategi

Anita Williams Woolley jämför en it-organisation som står inför ett existentiellt hot mot när sjukhuspersonal svarar på en varning om andnings- eller hjärtstopp.

– När sjukhusteamet kommer in i rummet har de en uppsättning befintliga regler kring vem som ska vara ansvarig, vilka andra roller som ska finnas och vilka avgörande steg som måste utföras, säger hon.

På samma sätt måste även it-ledare se till att det finns någon som kan kliva fram och samordna och underlätta för team på distans.

Meetesh Karia, cto på Zebra, betonar behovet av att ett distansteam måste ha hela den kontext, självständighet och auktoritet som krävs för att kunna utföra uppgifterna snabbt och effektivt.

– De ska hållas ansvariga på samma sätt som resten av teamet. Kom överens med teamet om omfattning, tid och kvalitet och se till att du får minst en uppdatering i veckan.

Ett väl sammansatt team som arbetar på distans ska kunna hantera praktiskt taget alla uppgifter. Generellt mäts framgång genom att bestämma vilka typer av arbete som måste utföras synkront med en hög grad av samarbete, och vilka som kan delas upp och göras mer självständigt och asynkront, konstaterar Anita Williams Woolley.

I båda fallen är det viktigt för alla parter att enas om samma mål och syfte. Om målen är oklara eller motstridiga är det svårt att få till ett produktivt samarbete

– Det finns färre möjligheter att erkänna och korrigera oklara mål när man arbetar på distans, säger hon.

4. Stram samordning

När distansteamet sätts ihop kan störningar minimeras genom att skapa en hierarkisk struktur som liknar dess motsvarighet på plats.

– Se till att du har rätt personer med rätt expertis i teamet – och se till att teamet vet vem som har vilken expertis så att den utnyttjas vid behov, säger Anita Williams Woolley.

Distansteamet bör också få en tydlig uppsättning mål som alla parter kan förstå och stödja.

– Om medlemmarna tror att mål och prioriteringar ser annorlunda ut – eller kanske ställs inför motstridiga mål eftersom teamledaren vill att de ska göra en sak men deras chef vill att de ska göra en annan – då kommer det att bli problem, säger hon.

Distansteam måste samordna det som de lägger fokus på, bestämma vad de gemensamt arbetar med, vad de delar upp och som görs separat och hur man arbetar tillsammans när det är nödvändigt för att ta itu med oväntade problem.

Anita Williams Woolley säger att studier har visat att de mest produktiva teamen kännetecknas av att deltagarna arbetar självständigt under vissa perioder men att de då och då avbryts av perioder med delat arbete. Sådana team uppvisar ofta en högre lyhördhet.

– När någon skickar ett meddelande, svarar andra direkt på det. De mindre produktiva teamen utbyter kanske samma antal meddelanden, men det dröjer längre med respons.

5. Använd en gemensam samarbetsplattform

För de flesta på it-avdelningen handlar processen att börja arbeta på distans om något så enkelt som att ansluta en hemdator eller bärbar dator till en pålitlig internetanslutning.

– Du kanske behöver en vpn-tunnel för att få åtkomst till ditt företagsnätverk, men det är allt, säger Joe Wilson.

Den största utmaningen ligger i att välja en samarbetsplattform som uppfyller teammedlemmarnas behov och uppmuntrar till kraftfulla interaktioner. Zoom och Slack är de mest populära verktygen för samarbete på distans konstaterar Joe Wilson.

Men det finns också ett antal planeringsverktyg som anslagstavlor och också projekthanteringsverktyg att välja mellan.

– För utvecklare lagras koden vanligtvis i Github, Gitlab eller Bitbucket, säger han.

Den goda nyheten är att många, om inte de flesta, IT-organisationer redan använder flera samarbetsverktyg regelbundet på kontoret.

– Du kommer troligen inte att behöva byta verktyg när du arbetar hemifrån.

6. Strunta inte i säkerheten

När man flyttar medarbetare till att börja jobba heltid på distans är det nödvändigt att se till att varje individ säkert kan få åtkomst till företagssystem och resurser som de behöver för att fortsätta vara produktiva.

Ett viktigt första steg är att använda sitt sunda förnuft när det gäller säkerhetsåtgärder för distansarbete – som att placera verksamhetskritiska system och data bakom en vpn-tunnel rekommenderar Kevin Ruthen, cto på Support.com.

Han föreslår också att du använder flerfaktorsautentisering för att validera de anställdas identitet och förhindra obehörig åtkomst.

– Det är också viktigt att kräva att alla enheter som ansluter till företagets nätverk har det senaste skyddet mot virus, spionprogram och skadlig programvara. Och det inkluderar alla personliga enheter som anställda kan använda när de arbetar på distans, säger Kevin Ruther.

7. Optimera kommunikationen

När teammedlemmar arbetar isolerat finns det alltid en risk att det skapas missuppfattningar och missförstånd i en utsträckning som kan påverka prestanda och produktivitet.

Personer som arbetar hemma har inte längre tillgång till de observationer, insikter och uppdateringar som sker när medarbetare pratar med varandra i lunchrummet eller runt kaffeautomaten. Det är vanligt att distansarbetare överskattar vad kollegor på en annan plats vet, eller antar att de ser saker exakt på samma sätt enligt Anita Williams Wooley.

– Att försöka göra saker på distans utan att kommunicera tillräckligt bidrar till många luckor i förståelsen.

Konferenssamtal är långt ifrån någon perfekt ersättare för det dagliga kontorssnacket men kan ändå duga till att stoppa rykten och hjälpa teammedlemmarna att hålla sig à jour med projektet och den aktuella utvecklingen.

– Det största misstaget som distansteam gör är att de inte har på sina webbkameror. Du och dina medarbetare kommer att sakna att inte ens ha så mycket kontakt att ni ser varandra.

Samtidigt tonar Anita Williams Woolley ner den förmåga som video har att stärka lagarbete.

– Videokonferenser är mindre viktiga än vissa tror. Mina kollegor och jag genomförde en studie där vi fann att team som kommunicerade endast via ljud hade samma kollektiva intelligens som team som använde videokonferenser och på en del sätt förtog video kvaliteten i samarbetet.

Läs också:
Distansarbetet har gett mersmak – nu vill företagen göra det mer permanent
Samarbetsverktyg i fokus när många tvingas jobba på distans – här är alternativen