Digitalisering av ärendehantering är grundläggande för att medborgare och företagare fortsatt ska kunna ta del av statens tjänster på ett rättssäkert och problemfritt sätt. Ärendehantering är en omfattande uppgift i svensk offentlig förvaltning. På en stor myndighet som Migrationsverket handläggs upp emot 80 000 ärenden per år.
Som medborgare vill vi kunna sitta hemma i soffan och logga in på Skatteverkets app för att deklarera. Som företagare vill vi kunna logga in för att söka tillstånd och rapportera in uppgifter utan behov av utskrifter och traditionell postgång. För att det här ska vara möjligt är effektiv ärendehantering en förutsättning.
Inom ärendehantering dominerar fortfarande manuella processer, trots att flera anser att analog teknik är mindre rättssäker än digital. Enligt juridikforskaren Roxana Matefi är exempelvis digitala underskrifter mycket svårare att förfalska än handskrivna. Likaså menar advokaten och jur. dr Jon Kihlman att vissa typer av digitala underskrifter bör vara likställda med ett inplastat id-kort från Skatteverket. Användning av just digitala underskrifter kan förbättra ärendehantering i svensk statsförvaltning med avseende på effektivitet, hållbarhet och rättssäkerhet.
BankID är i dag det i särklass största e-legitimationssystemet i Sverige och 2020 uppskattar man att cirka 8,5 miljoner invånare använder det. Anmärkningsvärt är att endast runt 8 procent av det totala antalet uppskattade inloggningar och underskrifter med BankID under 2020 beräknas vara hänförliga till offentlig sektor.
Den europeiska Eidas-förordningen syftar till att harmonisera användandet av e-underskrifter mellan medlemsstater i EU och innehåller en del formkrav för olika e-signaturer. Men tyvärr saknas tydliga instruktioner för tillämpning av förordningen för specifika nationella verksamheter.
Svårtolkad lagstiftning i kombination med brist på samverkan och kunskapsdelning mellan yrkesrollerna inom myndigheter skapar osäkerhet vilket alltför ofta resulterar i nedprioriterade projekt och låg digitaliseringstakt. Lägg därtill att digitaliseringstakten i en jämförelse mellan svenska myndigheter är mycket ojämn.
Hur kan Sverige återta titeln som bäst i världen på offentliga digitala tjänster och ärendehantering?
1. Proaktiv utveckling av offentliga tjänster enligt lagstiftning
Börja utveckla digital ärendehantering som följer den lagstiftning som finns idag men som även tar höjd för den lagstiftning som ligger runt hörnet. Single Digital Gateway, The Once-Only Principle och Electronic Freight Transport Information är några konkreta exempel. Sverige måste bli mer proaktiva i sin digitaliseringsstrategi för att kunna möta myndigheternas och i slutänden medborgarnas behov.
2. Ökad samverkan och informationsutbyte mellan och inom myndigheter
Börja arbeta mer i agila team där samverkan skapas mellan myndigheter inom myndigheter och med leverantörerna av de digitala lösningarna.
3. Våga öka användandet av tekniska lösningar
Använd digitala tillgängliga lösningar såsom digitala underskrifter eller digital arkivering i ärendehantering med målsättningen att skapa värdeskapande arbetsuppgifter för handläggaren med ökad rättssäkerhet för medborgaren.
Sverige räknas idag som en global ledare inom digitalisering. Låt oss även bli det när det kommer till digitalisering av offentliga tjänster och ärendehantering. Medborgare och handläggare ska kunna mötas på ett problemfritt och rättssäkert sätt. Vi får inte låta osäkerhet kring digitala lösningar resultera i äventyrad rättssäkerhet och kortlivade lösningar.
Marie Amann
Erik Mossberg
förändringsledningsexperter på PA Consulting
