Så håller hr-cheferna moralen uppe för distansarbetarna

Under 2020 gapade det tomt på många kontor och det lär fortsätta en bra bit in i det nya året. Vi har pratat med hr-chefer i it-branschen om hur planeringen ser ut inför 2021 och vilka de största utmaningarna med stängda kontor är.

En väsentlig del är att kunna skapa sammanhållning och teamkänsla inom sitt bolag, trots att man inte ses annat än på distans. Där finns det ett antal konkreta saker som hr-avdelningarna redan utfört och även nya planer framöver.

– Vi förstod tidigt att det kommer vara utmanande att utgå hemifrån så vi införde redan i mars-april en tydlig fokusplan. En del i den planen var att införa pulsmöten varje dag. Varje gruppering möts i korta möten för att säkerställa att vi håller både energi och aktivitet uppe i organisationen och även fånga upp medarbetarna och deras välmående. Istället för att träffa kollegor vid kaffemaskinen eller skrivbordet och utbyta några korta ord eller en anekdot har dessa dialoger flyttat in i digitala forum där vi på ett lättsamt sätt kan mötas, säger Lisa Eklöf, hr-chef på Atea om hur man har lärt sig under resans gång.

– Vi skapade även en sida på intranätet som vi kontinuerligt uppdaterar med information och tips kring hemmaarbete. Under hela perioden har vi även gjort filmer och humoristiska inslag och delat i våra sociala kanaler för att fylla på med energi trots att vi inte kan ses. Under hösten när vi åter började utgå mer hemifrån så såg vi att vi behövde göra något nytt och något extra så då startade vi en fredags-livesändning, Full Fart på Fredag som syftar till att fylla på med energi och samlas i ett lättsamt och underhållande format.

Vad har ni lärt er under det gångna året som ni tror ni kommer att fortsätta med framåt?

– Pulsmöten och det agila arbetssättet tror jag många arbetsgrupper kommer ta med sig även framöver. Jag tror även vi kommer värna mer om vår tid. Vi har nu sett hur väl det fungerar att vara effektiv när man jobbar hemma, men även hur utmanande det är att vara kreativ på distans. Så jag tror vi kommer plocka det bästa av båda världar, att vi kommer bli bättre på att planera var vi ska utföra vårt arbete utifrån vilken uppgift som ska utföras.

Bygga teamkänsla

På konsultbolaget B3 har man också gjort en hel del anpassningar utifrån det rådande läget, och även där har man gjort upptäckter under resans gång.

– Vi gör många aktiviteter, stort som smått, för att både bygga teamkänsla och för att skapa bra kanaler för informationsutbyte. Vi har löpande livemöten med vår vd Sven där han berättar om läget inom koncernen och alla medarbetare kan ställa frågor. Vi har gemensamma digitala luncher, AW:s, matlagningstävlingar, julölsprovning och mycket mer som vi håller genom Teams där medarbetarna får ses och ha trevligt en stund. Vi har också haft vårt digitala luciafirande, säger B3:s hr-chef Anne Ek, som även lyfter fram att man haft en hel del fysiska övningar tillsammans på distans.

– En oerhört viktig fråga för oss är också rörelsepauser och att skratta tillsammans. Därför har vi varje dag plankan klockan 14 då medarbetare från norr till söder står i plankan minst en minut och samtidigt hälsar på varandra, ofta med ett skratt. Och så har vi vår digitala yoga, två gånger i veckan, en perfekt start på dagen. Vi har gjort vår egen pausgympafilm och vi har tagit in en ergonomexpert. Allt för att säkerställa att våra medarbetare mår bra, även på hemmakontoret.

Vad kommer ni att fortsätta med framöver?

– Vi har lärt oss att det funkar väldigt bra att jobba digitalt, samtidigt som vi är många som saknar vår härliga företagskultur med alla aktiviteter som arrangeras, allt från spinning och simning till svampplockning eller akvarellmålning. Men en fördel med de digitala aktiviteterna är att vi kan samlas med kollegor från flera olika håll i landet och även med våra kollegor på B3 i Polen. Och detta är något som vi gärna vill fortsätta med, digitala aktiviteter som samlar kollegor från olika orter.

Ett stort skifte

På Dell Technologies har man bland annat anammat det nya arbetslivet genom att försöka behålla tidigare initiativ, och så gott det går genomföra dessa virtuellt.

– Vi har under året lanserat ett flertal utvecklingsprogram, till exempel Talent Female Program, Vtalent tillsammans med VMware och många fler, för att fortsätta ge våra anställda möjlighet till vidareutveckling. Utöver detta uppmanar vi våra anställda löpande att ta del av vår portal Well at Dell där man kan få hjälp och stöd med diverse wellbeing-relaterade ärenden. Genom att hålla igång vår löpgrupp utomhus varje måndag, virtuella AW och genom att en peng till våra anställda för att supportera deras lokala favoritrestaurang försöker vi hålla en god sammanhållning och teamkänsla, säger den nordiska hr-chefen Anne-Marie Hollender, som är övertygad om att det nya sättet att arbeta är här för att stanna, oavsett pandemi eller ej.

– Vi har fått saker visade svart på vitt, Till exempel flexibiliteten för alla att jobba hemifrån har verkligen bevisats fungera för de flesta med rätt stöd. Där har Dell både internt och externt varit världsledande under mer än ett decennium, och vi erbjuder våra anställda möjligheten att själva välja hur de vill jobba efter pandemin så de kan anpassa sin arbetssituation efter sitt privatliv i mycket större utsträckning. Hela arbetsmarknaden står inför ett stort skifte i hur man arbetar, med mindre vikt vid vart man arbetar från. Detta kommer inte minst utmana framtida rekryteringsstrategier utan även ledarskapsstil.

Alla gemensamma fysiska övningar till trots så är en väldigt viktig aspekt av det nya arbetslivet också de anställdas psykiska välmående, som verkligen sätts på prov när en ny vardag med betydligt färre fysiska möten infinner sig.

– Våra medarbetares psykiska välmående är oerhört viktigt och alla våra ledare har ett extra fokus på att hela tiden säkerställa att medarbetarna mår bra genom en nära och öppen dialog. Vi tror på att ett bra ledarskap är en viktig bidragande faktor. Vi uppmuntrar alla kollegor att bry sig om varandra och vi uppmuntrar till rörelse. Vi tror att rörelse och frisk luft är viktigt för att må bra och inte bara fastna i jobb. Vi jobbar genom våra ledare och ger dem tips och verktyg på hur de kan bemöta sina medarbetare och se tidiga tecken om någon inte mår bra, i tät dialog med hr, säger Anne Ek och konstaterar att B3 faktiskt förberett sig en del även om det var omedvetet om vad som väntade.

– Vi hann precis utbilda alla våra ledare i kursen Hållbart Ledarskap i våras innan pandemin drog igång på riktigt, med fokus på arbetsmiljöfrågor, proaktivitet och hälsofrågor. Vi hade även lyckosam tajming i vårt nya ledarskapsprogram B3 Ledare som vi redan från början anpassat för ett digitalt genomförande. Våra ledare har fått verktyg och erfarenhetsutbyte som vi ser hjälpt dem att ta hand om sig själva och sina medarbetare.

På Atea kan de anställda även prata med en extern part om man känner att man mår dåligt psykiskt.

– Förutom de dagliga pulsmötena så har våra chefer tätare avstämningar med sina medarbetare. Vi erbjuder även våra medarbetare ett anonymt och kostnadsfritt samtal med företagshälsovården under den här perioden. Vi vet att många känner stark oro kopplat till pandemin och det kan vara svårt att prata om och sortera i de känslorna, eller att hemmaarbetet har skapa nya och mindre positiva vanor. Då har man möjlighet att anonymt prata med företagshälsovården som kan ge ett första bedömningssamtal och råd framåt, säger Lisa Eklöf.