Business caset verkar vattentätt. Dina kollegor i ledningen var helt överens om att investeingen var vettig ur alla synvinklar. Men över tid visar det sig att ni hade fel allihop. Nyckelindikatiorer signalerar att projektet inte bara misslyckas med att nå förväntningarna utan troligen kommer att misslyckas totalt. Så vad händer nu?

Att förstå när man det är dags att avsluta ett misslyckat it-projekt innan det slukar tid, pengar och konkurrensfödelar är en färdighet som ledande cio:er har. För att skaffa sig den förmågan krävs en kombination av insikt, erfarenhet och en vilja att ägna stor uppmärksamhet åt de varningssignaler som visar att den en gång lovande it-satsningen är på väg in i det digitala bårhuset.

Här är sju tecken som visar att det kan vara dags att lägga ner en minneskrans på det en gång lovande initiativet.

1. Projektet kräver ständiga omprövningar och omarbetningar

Strategiska it-investeringar medför risk men är i allmänhet framåtblickande.

– De är satsningar för att proaktivt skapa digitala valmöjligheter för företaget, förklarar T Ravichandran, professor i supply chain management vid Rensselaer Polytechnic Institute.

Men om en investering leder till ett projekt som inte kommit igång inom den tidsram man satt upp – kanske sex månader eller ett år – kan det vara dags att ompröva initiativets strategi och mål, eller gå vidare till något annat.

Att omfattningen och åtagandet eskalerar är ett stort problem som drabbar många it-projekt, konstaterar T Ravichandran.

– Eftersom vi har lagt in pengar i projektet måste vi fortsätta, säger han.

Att finansiera en investering stegvis, istället för att göra det helt från början, kan bidra till att säkerställa projektets långsiktiga framgång.

Om viktiga milstolpar nås – finansiera nästa steg och annars inte, framhåller T Ravichandran.

– I det här sammanhanget kan det ofta hända att tekniken utvecklas och mognar snabbare.

Å andra sidan, om alla tecken pekar mot att det går åt fel håll, rekommenderar han att kontrollera med de som sponsrar eller leder projektet innan du släcker ner det. Det kan vara möjligt att rädda några delar av investeringen.

– Många gånger kan det vara enklare att minska ner projektet.

2. Investeringen baserades på ett felaktigt antagande

En felaktig uppfattning om en investerings värde, kostnad, nytta eller konsekvens kan lätt göra ett projekt dödsdömt redan från start.

– Ibland inser du att nyttan inte är så stor som den utmålades, eller att kostnaden för verksamheten kommer att bli högre än du trodde att den var, eller att ett grundläggande antagande om dina kunder eller marknaden är felaktigt eller har förändrats dramatiskt, förklarar Avery Lyford, kundansvarig på Infostretch som erbjuder digitaliseringstjänster.

Ibland kommer verkligheten in och slår sönder även den noggrannaste planering. Covid-19-pandemin ledde exempelvis till att många företagsstrategier kastades ii papperskorgen.

– Om ett beslut fattades före pandemin, som att uppgradera interna mjukvarusystem eller interna brandväggar, så är det en tydlig signal om att omvärdera och se om grunden för beslutet fortfarande är giltigt, säger Brian Haines, strategichef på FM Systems, ett företag som arbetar med att fastighetens och arbetsplatsens utformning ska stödja kärnverksamheten.

3. Projektet har avvikit från kursen

Indikationer på att en investering tycks glida bort från de mål som satts upp är en varningsflagga, konstaterar Paul Rohmeyer, docent och lärare för magisterprogrammet i informationssystem vid Stevens Institute of Technology. It-investeringar lanseras för att möjliggöra eller stödja specifika affärsmål.

– Alla indikationer på att förväntade projektresultat inte stämmer med målet bör undersökas noggrant och projektet utvärderas på nytt, säger han.

Många faktorer kan leda till att det börjar gå åt fel håll, det inkluderar också det faktum att projekt som drivit iväg i sig skapar ett system som fungerar annorlunda, och det inte blir lika produktivt och effektivt som det ursprungligen var tänkt.

Paul Rohmeyer konstaterar att alla beslut att avsluta ett projekt bör behandlas med eftertanke och öppenhet.

– Men när beslutet väl har fattats bör det avslutas så snabbt som möjligt för att snabbt stoppa utgifterna och omplacera resurser, säger han.

– Utvärdera noggrant, fatta beslutet och rör dig sedan snabbt.

4. Sponsorernas stöd sviktar

När viktiga intressenter börjar överge fartyget är det en tydlig indikation på att investeringen kanske inte längre är genomförbar eller relevant för företagets verksamhet.

– Om ett projekt är underfinansierat eller nedprioriterat är detta ett tecken på att det för närvarande inte uppfyller företagets behov, säger Greg Stam, vd på det digitala konsultföretaget Ahead.

Ett vikande stöd från intressenterna är oftast svårt att missa. De kan plötsligt sluta diskutera projektet på möten och konferenser, förfrågningar om uppdateringar börjar bli otåliga och tyder på brådska och nyckelpersoner dras plötsligt bort och flyttas om.

– Det återstående teamet uppmanas att fortsätta med otillräckliga resurser för att leverera på investeringen, säger Stam.

– Ofta minskas omfattningen så att projektet kan avslutas.

5. Investeringen ger inte tillräckligt affärsvärde

Ett initiativ kan fungera som ett urverk, fullt ut möta eller överträffa alla förväntade tekniska mål, men ändå inte leverera någon mätbar förbättring i tid, produktivitet eller ekonomi. Till sin bestörtning upptäcker många cio:er först sent, efter att stora summor pengar har hällts in i projektet, att det inte ger någon övertygande avkastning.

– Några av anledningarna till sådana dödsdömda projekt är att de antingen börjat som någons hjärteprojekt eller att ledningens blick börjar vandrar mot någon ny häftig teknik, säger Sebastian Grady, president för Rimini Street, en oberoende leverantör av mjukvarusupporttjänster.

Eller ännu värre – cio:n följde en färdplan som en leverantör dikterat, något som inte leder til att företagets intäkter ökar, kostnaderna minskar eller att man tar marknadsandelar från konkurrenter framhåller han.

It-beslut är i när allt kommer omkring affärsbeslut, konstaterar Aníbal Abarca, cto på affärsdesign- och teknikkonsultföretaget Wizeline.

Han pekar på att digitala investeringar som gjordes 2020 främst fokuserade på att förbättra kundupplevelsen, utveckla produkter snabbare och att maximera tillförlitlighet och säkerhet.

– En varningsflagga om att det kan vara dags att avbryta eller minimera en viss it-investering skulle vara om det inte möjliggör något av dessa områden, säger Anibal Abarca.

Sebastian Grady anser att man måste vara hänsynslös när man planerar en ny investering.

– Prioritera allt. Du måste vara tuff mot dig själv, motstå de stora it-leverantörerna och ändra inte för förändringens skull om det inte stödjer en strategisk prioritering med en tydlig avkastning.

6. Bristande stöd från slutanvändarna

En investering måste ge någon form av meningsfullt värde till slutanvändarna. När ett en gång lovande projekt genererar lågt eller inget intresse hos användarna och har bleknat bort i bakgrunden blir det helt enkelt en onödig belastning på företagets resurser.

– Tänk inte bara på hur många människor i organisationen som för närvarande använder det, utan om det antalet har sjunkit nyligen och förväntas fortsätta göra det, säger Aviv Ben-Yosef, it-konsult och coach på Aviv Ben-Yosef Consulting.

Han konstaterar att det finns en möjlighet att rädda den misslyckade investeringen om man följer nyckelindikatiorer och gör korrigeringar på vägen.

– I stället för att vara reaktiv och stoppa något när det har blivit för sent kan du proaktivt åka skridskor till platsen dit pucken kommer att slås.

7. Investeringen behövs inte längre

När tid och teknik rör sig framåt kan ett en gång framgångsrikt projekt helt enkelt bli förbikört.

– Om it-investeringen inte längre ger den förväntade avkastningen eller värdet för verksamheten blir det en ekonomisk dränering, konstaterar Robert Goodwin, vice vd på it-tjänste- och supportföretaget Infosystems.

Varje it-investering bör regelbundet genomgå en affärsanalys för att avgöra om initiativet fortfarande uppfyller sina förväntade mål.

– Om affärsbehovet för investeringen inte längre finns bör it-investeringen avslutas. Om behovet fortfarande finns måste man välja och genomföra en it-investering med en bättre avkastning , säger Robert Goodwin.

Läs ocksåSämsta praxis – 13 saker inom it ”som alla gör” fast de inte borde
Konsten att leda flera it-projekt samtidigt – 7 tips