Att förvalta ett land och dess information är en svår konst. Många makthavare och debattörer talar med stolthet om den svenska modellen som man anser framgångsrik. Men hur förhåller det sig egentligen med den svenska förvaltningsmodellen? Modellens decentralisering försvårar bland annat digitalisering av myndigheter.
Förändring och krav på digitalisering
Regeringen har uttalat att Sverige ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter . Sverige har digitaliserat handel och tjänster. Myndigheterna har dock inte lyckats digitalisera sin verksamhet lika bra. Sverige ligger efter jämförbara nationer i digitalisering och IT-utveckling.
Hur Sveriges grannar digitaliserar
De nordiska grannländerna leder stort. Danmark, Estland och Finland har infört system med elektroniska id-kort, vilket underlättar för medborgare, myndigheter och företag. Estland har till 99 procent digitaliserat landets statsförvaltning. Danmark toppade 2018 och 2020 FN:s E-Government Development Index. Sverige intog 41:a plats år 2020 (E-participation).
Svårt att bevara digital information
Digital information är föränderlig och bevarandet måste planeras och styras. Sveriges förvaltningsmodell medför att myndigheterna själva ansvarar för bevarande av digital information. Ett försök att införa en gemensam tjänst för lagring av digitala arkivhandlingar hos Statens Servicecenter har inte kommit i mål.
Digitalt bevarande i de nordiska länderna
De nordiska länderna har skapat enhetliga rutiner för bevarande av information. I Danmark ska Rigsarkivet godkänna nya system i statsförvaltningen. Leveranser av digital information från myndigheter till Rigsarkivet är förbestämda. I Norge styrs myndigheternas journalföring (diarieföring) genom NOARK-standarden. Finska myndigheter kan använda en avgiftsfri tjänst för digital arkivering hos Riksarkivet.
Behov av koordinering
Koordinering av digitaliseringen brister: Myndigheter tvingas själva ansvara för införande av elektronisk ärendehantering, elektroniska signaturer och långsiktig digital lagring. Otydliga regelverk leder till osäkerhet. Myndigheter utreder vad de får och vad de inte får göra, till exempel rörande molntjänster. Myndigheten för digitalisering och förvaltning, Digg, stödjer införandet av digitalisering, men saknar ett tydligt mandat. Tillsammans med Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB), Trafikverket och Försäkringskassan borde Digg ta fram riktlinjer för e-signaturer och molntjänster. En gemensam it-arkitektfunktion kan föreslå möjliga lösningar.
Begreppsförvirring
En gemensam nomenklatur för grundläggande begrepp saknas och det görs tidsödande utredningar av begrepp inom informationshantering. Dessa borde vara officiellt fastställda och gemensamma för statliga myndigheter.
Följande vill vi att it-ministern ska åtgärda för att underlätta digitaliseringen i Sverige:
- Digg ges större mandat att koordinera digitaliseringen
- Digitala signaturer och attester införs synkroniserat
- It-utveckling och införande av it-system samordnas
- Gemensam nomenklatur för centrala begrepp införs
- Gemensam funktion för it-arkitektur inrättas
- Lär av nordisk it-utveckling, it-arkitektur och informationsstyrning
- Information från myndigheternas it-system säkras genom depositioner eller leveranser till ett gemensamt e-arkiv
Dag Isacson, arkivarie,
Roger Andréasson, enterprise arkitekt
Båda två är mångåriga medarbetare inom svensk förvaltning
