När allt fler förbereder sig för ett arbetsliv efter pandemin står det klart att distans- och hybridarbete har kommit för att stanna. Men fortsatt finns många utmaningar för mänskligt samspel på distans. Post- och telestyrelsen (PTS) har i en rapport i år lagt fram förslag om såväl lagstiftning som utbildningsinsatser från regeringens sida för att adressera flera av dessa utmaningar.
Men framgångsrikt hybridarbete uppstår först när de incitament, den kunskap och de verktyg som redan existerar kommer till nytta. För att det ska ske krävs att vi förändrar vår syn på digitala samarbetsverktyg och ser dem som en HR-resurs i stället för en it-resurs. När policys nu sätts för framtida hybridarbete är det dags att HR-chefen, som ytterst ansvarig för mänskliga relationer, sätter sig i förarsätet. Inte minst gällande investeringar som görs i de digitala verktyg som ska möjliggöra samspel mellan medarbetare.
Studier visar att 57 procent har distansarbetat medan nio av tio vill fortsätta göra det. PTS rapport visade att distansarbetet hade tiofaldigats i Sverige och så många som en av tre har arbetat hemifrån under pandemin. Just nu pågår ett monumentalt paradigmskifte som påverkar alla delar av våra arbetsliv när distans- eller hybridarbete etableras som norm efter pandemin. Stora företag, från moderna digitala företag som Spotify och Google till traditionella banker som HSBC, aviserar liberala policys för distansarbete. Det står klart att distans- och hybridarbete har kommit för att stanna, men det betyder inte att det fungerar perfekt och friktionsfritt.
Utmaningar handlar om att behålla gruppkänsla, kreativitet, innovationsförmåga och motivation när det fysiska grupparbetet blir digitalt och spontanitet går förlorad. Forskning visar att personliga möten är väsentliga för att utveckla nya idéer och hålla personalen motiverad och fokuserad samtidigt som bristfälliga verktyg leder till frustration.
Samtidigt går teknikutvecklingen i en rasande takt och med smartare ljud- och videoprodukter och videomötestjänster suddas de tidigare tydliga skarvarna mellan fysiska och virtuella möten ut. Syftet med digitala samarbetsverktyg har gått från att erbjuda praktiska möjligheter till distansarbete till att möjliggöra en välmående arbetsmiljö. Tekniken har därför aldrig varit viktigare än idag för att vårda mänskliga relationer inom företag, men är trots det ofta ett ansvar för it-avdelningen.
De företag som lyckas hitta en optimal mix av digital och fysisk arbetsplats kommer att få nöjdare, mer produktiva medarbetare och lyckas bli en mer attraktiv arbetsgivare. Den chef som har mest kunskap om medarbetarnas behov och mänskliga relationer måste göras ansvarig för inköp av digitala arbetsverktyg. Det är inte längre it-chefen som bör vara ytterst ansvarig för denna del, utan i stället HR-chefen. Endast då kan förutsättningar för gruppdynamik, kreativitet, motivation och bibehållen innovationsförmåga stå i centrum. Cio:n och it-avdelningen är dock fortsatt viktig i utformningen av den digitala arbetsplatsen, men bör inta en rådgivande och stöttande roll.
Om vi ska uppnå en välmående arbetsmiljö i den digitala och fysiska hybridarbetsplats som väntar efter sommaren krävs att vi företag agerar själva och förtydligar ansvaret för den person i företaget som har störst incitament att lyckas – HR-chefen. Med rätt digitala verktyg och strategi för hybridarbete kan företag uppnå kreativare, mer motiverade, mer högpresterande och nöjdare medarbetare.
Johnny Poulsen
Affärsutvecklingschef Norden på Jabra
