Saabkoncernen består av många olika delar, med representation i drygt 30 länder. Utöver Saab AB finns till exempel Kockums, Combitech och Dynamics i koncernen. Många olika bolag gör också att man har många olika system, vilket inte minst har märkts när man ska hantera inköp och fakturor.
För att få bukt med den delen har man nyligen sjösatt ett stort automatiseringsprojekt. Målet var framför allt att komma bort från den manuella fakturahanteringen. Dels för att spara tid, dels för att minska mängden felkällor. Bara bokandet av inkomna fakturor har tagit mycket tid. Utöver det skulle de även identifieras för rätt hantering. Dessutom har det saknats gemensam referensdata och varje affärsenhet har haft sin egen hantering, vilket inte sällan medförde att det uppstod fel mellan de sju olika inköpssystemen.
– Vi har väldigt mycket fakturor och hanterade alla manuellt tidigare, och med det system vi haft tidigare, Unit4 ERP, så visste vi att vi kunde uppnå mer. Det fanns mycket manuell hantering kvar att automatisera, säger Malin Klaar, projektägare på Saab och chef på Accounts Payable, om hur projektet började.
– Jag började här för fyra år sedan och har jobbat ganska mycket med Unit4 tidigare så jag visste att det skulle gå att sätta upp redan när jag kom hit. Vi tog tag i det från vårt håll på Finance och med personal från Unit4, som skickade med senior projektledare samt applikationskonsulter.
Det krävdes också en hel del samlande internt.
– Det är en väldigt komplex it-miljö hos oss så vi var väldigt noga med att få med folk från alla delar av Saab så att det blev ett väl förankrat projekt.
Integrerat med affärssystemet
Projektet avslutades i oktober 2021 och sedan dess har koncernens fakturaflöde integrerats med affärssystemet.
– Nu är ankomstbokningen automatiserad till 100 procent. På ett år har vi också gått från ingen automatisering alls till att 60 procent av våra inköpsfakturor matchas mot ordern och varumottaget automatiskt. Dessutom har 15 procent av alla de fakturor som inte har inköpsorder också blivit automatiskt hanteringsbara, säger Malin Klaar.
Totalt hanteras cirka 300 000 fakturor, så det har funnits en hel del att jobba med. Från Saabs håll har man inte velat skära på personalen, utan betonar snarare att automatiseringen har gjort att de som jobbat manuellt med fakturorna på Accounts Payable-avdelningen nu kan ägna sig åt mer värdeskapande sysslor. Även om det inte skurits bland den egna personalen har man kunnat minska den konsultstyrka man haft.
– Det är konsulttjänster motsvarande sju heltidsanställda som har kunnat tas bort. Vi varken ville eller behövde göra besparingar på befintlig personal. Det har varit jättestora vinster för medarbetarna på AP, som nu kan jobba på ett nytt sätt där alla kan bidra i alla uppgifter.
Hur stor investering det handlat om vill man inte avslöja, men att det var rätt investering låter Malin Klaar övertygad om.
– Vi gjorde en budget på det där vi tog höjd för komplexiteten med våra många inköpssystem, och vi har faktiskt klarat det på två tredjedelar av budgeten, säger hon.
Vad blir nästa stora projekt?
– Nu när fakturorna kan hanteras automatiskt jobbar vi bland annat mycket med att få igång e-ordrar i våra inköpssystem för att öka automatiseringsgraden ytterligare.
