För ganska exakt ett år sedan kom Stockholms stad fram till att ett införande av molntjänsten Microsoft 365 och Teams som samarbetsplattform skulle vara för problematiskt. Sedan dess har man tittat på alternativ och kört på med Skype.

Men nu är staden redo att införa en ny samarbetsplattform, och det förberedande arbete som gjorts resulterade i att man ska köra Zoom X, en produkt som tagits fram för att kunna fungera i offentlig sektor.

Det är fem bolag inblandade i leveransen. Leverantör av Zoom X är svenska Visualised, som har fått affären via Ateas licensramavtal med Stockholms stad. Utöver Zoom är även Deutsche Telekom och AWS med för att se till att tjänsten ska kunna uppfylla alla krav.

Det har krävt en hel del konfigurering. All databehandling med data i klartext hanteras av Deutsche Telekom i Tyskland, utan åtkomst från amerikanska leverantörer. Den enda dataöverföring som sker till USA ska vara vid inloggning. Annars ska alla data stanna i Tyskland. Och den lagring av data som förekommer är krypterad data hos AWS, och inte heller Amazon ska kunna komma åt den datan.

Schrems II satte stopp

Anders Häregård, verksamhetsstrateg på it-avdelningen på Stockholms stad, har varit med under hela resan och han berättar hur man landade i Zoom.

– Planen var att vi skulle gå in i Teams, men så kom Schrems II och satte stopp för den förändringen. På den pedagogiska sidan är vi redan inne i Office 365, det här gäller resten av staden. Där har vi haft Skype och det är svårt att göra så mycket där, säger han och berättar att de tester som gjorts av tjänsten har visat bra resultat.

– Tjänsten som sådan är högt värderad av oss och de som använder den. Zoom är en kraftig och bra plattform. I våra egna tester har den fått 4,6 på en femgradig skala.

Totalt handlar det om 16 000 användare och den första utrullningen kommer att ske nu under första kvartalet.

– Vi tycker att Zoom X matchar de behov vi har haft väldigt bra och det passar bra in i den teknik som finns. Det är en bra lösning och ett bra komplement till det vi redan har. All realtidsdata går genom Deutsche Telekom, medan Zoom mest är inblandade i back-end, säger Anders Häregård.

Han säger också att det vidtagits ett antal skyddsåtgärder.

– Våra användare ska inte kunna spara inspelningar av videosamtal i molnet, utan får spara på lokal disk för säkerhets skull. Dessutom är alla mejladresser pseudonymiserade. Tillsammans bildar det en produkt som uppfyller kraven på GDPR.

Stockholms stad blir lite av en Zoom-pionjär, men ett antal tyska myndigheter ska ha kommit igång också. Men det var inte det som fällde avgörandet.

– Enligt uppgift finns det ett antal kunder som redan körde Zoom, men vi har inte pratat med någon av de referenserna.

När bestämde ni att det skulle bli Zoom?

– Vi fattade ett inriktningsbeslut för drygt ett år sedan att inte gå in i Teams så länge det inte går att reda ut tredjelandsproblematiken. Juridiskt är en personuppgift fortfarande en personuppgift även om den är pseudonymiserad, men som det är nu så kan Zoom inte se användarens identitet. Den syns bara i vårt AD.

Det finns många olika samarbetsverktyg i Zoom X, men det är framför allt två som Stockholm kommer använda.

– Det är videomöten och gruppchatt vi kommer använda. Det är det vi är i mest behov av, konstaterar Anders Häregård.

Vad kostar det?

– Det blir en utökning av den digitala arbetsplatsen, som kostar 9 miljoner kronor per år för 16 000 licenser.

Tror du att fler svenska myndigheter som kommer ta efter?

– Det har vi ingen uppfattning om. Det har väldigt stor betydelse vilka förutsättningar man har. Vi hade redan de pseudonymiserade mejladresserna på plats. Vi kan inte uttala oss för någon annan, men för oss har det varit möjligt

Dubblat antal användare

För svenska Visualised är avtalet med staden en jätteaffär. Bolaget, som varit partner med Zoom, länge har haft ett rejält uppsving under pandemin, då man gick från 30 till 300 kunder på ett och ett halvt år. Hos de 300 kunderna finns totalt runt 16 000 användare, så med det här avtalet dubblar man alltså antalet användare.

Vd Håkan Axtelius säger att man tagit sikte på offentlig sektor och han är mycket nöjd med att vara igång.

– Vi har samarbetat med Zoom i över fem år nu och har sett många goda resultat av det samarbetet, särskilt under pandemin. Vi insåg tidigt den utmanande efterfrågan på molntjänster inom offentlig sektor på grund av den reglerade miljön, och är otroligt stolta över att vi tillsammans med Stockholms stad, Zoom och Deutsche Telekom äntligen har hittat en samarbetstjänst. Vi kommer att fortsätta att lyssna på marknaden och ytterligare förbättra lösningen för att möta ytterligare krav som finns idag och i framtiden, säger han.