För att använda resurserna så effektivt som möjligt använder större delen av äldreomsorgen i Sverige digitala planeringsverktyg för att planera personalens tid minut för minut.

Men när Kalix kommun drabbades av den stora it-attack som slog ut stora delar av kommunens verksamhet strax före jul 2021 så tvingades hemtjänsten gå över till manuellt arbete – dokumentera med penna och papper och planera på stora whiteboards.

Och resultatet blev inte det kaos som man kanske väntat sig.

Socialtjänsten i Kalix lät göra en rapport om hur hemtjänsten hade hanterat situationen och där kan man läsa att personalen fick ta ett större ansvar och att deras delaktighet i planeringen upplevdes som positiv, något som P4 Norrbotten var först att rapportera om.

”Trots att det borde ha varit kaos så upplevde personalen denna tid som lugnare och det var roligare att arbeta. Man upplevde att man var mer involverad i arbetet” står det i rapporten.

– Vi har sett i äldreomsorgen hur produktiviteten hela tiden måste mätas och granskas och applicerat ett industritänkande, säger Anna-Lena Andersson, socialchef i Kalix.

– I industrin kan man räkna ut exakt hur lång tid det tar att tillverka en produkt – men det går inte ihop när det handlar om mänskliga möten.

Bättre arbetsmiljö

Därför har kommunen nu beslutat att fasa ut det tidigare sättet att arbeta med minutplanering.

– Vi börjar i liten skala och provar oss fram. Vi har ju inga resultat ännu – det dröjer några år, säger Anna-Lena Andersson.

Hon konstaterar att det här är något som en del i personalen lyft även tidigare men att man ändå suttit fast i de planeringssytem man använt och det tänkesättet.

– Det borde inte gått så långt, vi borde lyssnat på dem för länge sedan.

Det handlar nu inte om att Kalix ska ”avdigitalisera” hemtjänsten utan om att se till att verktygen utgår från behoven och personalen på ett annat sätt än i dag.

Och förhoppningen är att det också ska skapa en bättre arbetsmiljö så att det blir lättare att rekrytera. För även om beslutet att lämna minutplaneringssystemet i Kalix mottagits positivt av personalen så kvarstår grundproblemet att det helt enkelt fattas folk.

– De känner att viljan finns men frustrationen kvarstår när det fortfarande är så att vi behöver tio personer för att få ihop schemat men det bara finns åtta.

Dömts ut tidigare

Användbarhetsexperten Jonas Söderström, som skrivit boken Jävla skitsystem, säger att den här typen av digitala planeringssystem där man minutstyr personalen dömts ut i en rapport i Sundsvall redan för tio år sedan.

– Där konstaterades att sådana system inte är till för personalen eller brukarna utan är till för att tillfredsställa organisationen.

Han anser att det handlar om att digitalisering inte längre används för att förenkla saker.

– Man kan använda digitalisering till att förenkla saker och att göra nya saker. Förenklingen har vi klarat av så därför gör vi snarare nya saker – och det innebär att även byråkrati och kontrollinstanser gör nya saker, säger han.

Under det hela ligger en filosofi om resursoptiomering där man vill att allt ska vara igång så stor del av tiden som möjligt så att all tid utnyttjas. Men det är kontraproduktivt.

Dels har man sett att systemen inte alltid räknar rätt, det finns fall där systemet lagt in att någon ska vara hos nästa brukare tio minuter innan det tidigare besöket är slut, dels så är det just ett industriellt tänkande som överförts till andra sektorer utan att det nödvändigtvis är lämpat för det.

– Då är flödeseffektivitet en bättre filosofi. För att flöden ska fungera så behövs lite slack i systemen så att man kan ta hand om oväntade saker – kanske en dusch som inte funkar eller så, säger Jonas Söderström.