Jobba smartare – här är 10 finfina tillägg till Microsoft Office

Verktygen i Microsoft Office är många och genomtänkta, men ibland vill man kunna göra något som varken Excel, Outlook, Powerpoint eller Word grejar. Men misströsta inte. Du kan troligen hitta till tillägg (add-in) som gör precis det du önskar.

Det finns hundratals tillägg till Microsoft Office, men det är faktiskt inte så många som glänser. Vi har valt ut tio som vi tror kan vara användbara i jobbet för många. (Notera att det krävs abonnemang på Microsoft 365 för några.) De kan hjälpa dig, vare sig du kör programmen på din dator eller som appar på webben.

Men först en kort anvisning i hur man installerar Office-tillägg.

Att hitta och installera tillägg till Office

Att installera tillägg genom menyfliksområdet: Öppna ett dokument eller starta ett nytt dokument. På menyfliksområdet (”the ribbon”) ovanför dokumentet, klicka på Infoga och klicka sedan på knappen Skaffa tillägg (Get add-ins). (I Office för webben heter knappen bara Add-ins. I persondatorappar kan du behöva klicka på Infoga > Tillägg > Skaffa tillägg. I Outlook klickar du på tabben Home så får du upp knappen Skaffa tillägg i verktygsraden.Panelen Office Add-ins öppnas på skärmen. Klicka på fliken Store. Du kan sedan ögna igenom listan eller göra en sökning efter lämpliga tillägg.

Om du vill läsa en beskrivning av ett tillägg, klicka på namnet. Om du sedan vill installera det, klicka på knappen Hämta tillägg, så installeras det. (Du kommer först att instrueras att logga in på ditt Microsoft Office-konto om du inte redan har gjort det i webbläsaren.) Klicka sedan på knappen Öppna i Word (eller i den Office-app det gäller), ge länken tillstånd att öppnas och klicka sedan på Lita på detta tillägg i verktygsfältet till höger så slutförs installationen.

När du har installerat ett tillägg i en Office-app brukar den visas i slutet av en existerande flik i menyfliksområdet (till exempel fliken Infoga) eller som en ny flik med egna instruktioner. Om du vill se vilka tillägg du har i en Office-app, gå till Infoga > Tillägg > Mina tillägg. Microsoft ger råd på webben om hur man hantera tillägg i Office, se denna länk. 
Och nu – tilläggen!

Boomerang

• Utvecklare: Baydin
• För: Outlook (förutsätter konto i Microsoft 365 eller Outlook.com)

Boomerang lägger till många nya funktioner i Outlook. Bland dem finns läskvitton, klickspårning, en ai-baserad författarhjälpreda och möjlighet att schemalägga ett mejl så att det sänds senare, kanske en annan dag. Du kan också märka ett mejl som du skickar med en påminnelse till dig själv att, på ett datum och en tid du anger, följa upp det.
 

Boomerang hjälper dig att schemalägga möten genom att infoga en tabell med lämpliga tider i mejlet. Mottagarna kan då klicka på tider som passar dem. Man kan pausa alla inkommande mejl. Med Pro-abonnemanget kan man ange att enbart mejl som innehålla vissa nyckelord, eller som kommer från en angiven domän eller person, ska släppas igenom.

Pro-abonnemanget har ytterligare några avancerade funktioner. Bland annat att författarassistenten lär sig känsla, artighet och subjektivitet.

Gratis kan du få begränsad tillgång till Boomerangs grundläggande funktioner. Med årlig fakturering kostar personligt abonnemang fem dollar i månaden och Pro-abonnemanget 15 dollar i månaden (se länk). Det finns också abonnemang för grupper och för företag.

Docusign

• Utvecklar: Docusign
• För: Outlook, Word

Om du skriver ett kontrakt eller annat dokument i Word som kräver en påskrift kan du använda detta tillägg för att använda Docusigns digitala underteckningstjänst i dokumentet. Du markerar de delar av dokumentet där du vill att mottagarna ska fylla i information (som namn, adress, datum) och där de ska skriva på digitalt med tjänsten Docusign, som uppfyller standarden eSignature. Du kan sedan mejla det ifyllda dokumentet eller spara det automatiskt på Docusigns servrar.
 

Med tillägget Docusign för Outlook kan du digitalt underteckna ett dokument som du fått som bilaga till ett mejl, och du kan mejla ett dokument som någon annan ska underteckna.När du har installerat detta tillägg och skaffat ett Docusign-konto får du använda tillägget gratis i 30 dagar. Därefter kostar ett abonnemang tio dollar eller mer per månad om du betalar i förskott för ett år.
 

Email Recovery

• Utvecklare: Brad Hughes
• För: Outlook

Om du har raderat ett mejl i Outlook och sedan ångrar dig och vill ha tillbaka det, så kan du förstås leta i papperskorgen. Men om det inte finns där heller? Mejl som inte längre finns i papperskorgen kan ändå gå att rädda. Med Email Recovery kan du återställa raderade mejl och arkivera dem utanför Outlooks inkorg.

Det här tillägget, som är gratis, vägleder dig genom förloppet i tre enkla steg. Du ombeds välja den folder där de raderade mejlen först fanns (Återskapa dokument eller Rensa). Därefter skapar du en ny mapp med ett nytt namn. I den mappen kommer alla räddade mejl att hamna. Email Recovery att leta igenom den valda mappen och återställa så många raderade mejl som möjligt och lägga dem i den nyskapade mappen.

Observera att detta tillägg inte kan rädda mejl som du har raderat permanent från Outlook. Email Recovery är till för att samla in mejl som du har raderat nyligen och sedan arkivera dem i en särskild mapp.

Lucidchart Diagrams

• Utvecklare: Lucid Software
• För: Excel, PowerPoint, Word

Med särskilda tillägg för var och en av de vanligaste Office-apparna kan Lucidchart Diagrams hjälpa dig att utforma och rita diagram för jobbet. Till exempel affärsprocessmodeller, flödesdiagram eller organisationsscheman. När du börjar arbeta på ett nytt diagram i den Office-app som tillägget är installerat i öppnas Lucidcharts ritverktyg i en ny flik i webbläsaren.
 

 
I verktygslådan finns bildelement och mallar som gör att du snabbt kan sätta ihop ett diagram med ett dra-och-släpp-gränssnitt. När du är klar kan du lägga in det nya diagrammet i Office-dokumentet.

Du kan använda Lucidchart gratis, men bara för högst tre diagram. Vill du göra flera måste du skaffa ett abonnemang. Det kostar tio dollar i månaden eller 96 dollar för ett helt år (länk). 

Pexels / Pixabay Images / Pixton Comic Characters

Pexels och Pixabay Images är gratistillägg som gör att du kan söka igenom företagens stora samlingar av arkivbilder efter bilder som du kan använda, gratis och lagligt, i Powerpoint-presentationer och Word-dokument. Apparna integreras i de två apparna som sidofält med sökrutor. Skriv in ett ord eller en fras så får du upp bilder som etiketterats med samma ord eller fras.

Med Pexels kan du också söka efter bilder utifrån vilket färg som dominerar i dem, men bortsett från det är det ett renodlat sökverktyg för bilder. Pixabay är mer flexibelt. Man kan söka igenom kategorier av bilder och skilja mellan illustrationer och foton.Som det framgår av namnet är Pixton Comic Characters ett gratisbibliotek av serieteckningsartade bilder av människor, tänkta att pigga upp dina Powerpoint-presentationer. Man kan lägga till en lustig människofigur för att tillföra lite personlighet till dina diagram och tabeller.
 

 

QR4Office

• Utvecklare: Michael A. Zlatkovsky
• För: Excel, PowerPoint, Word

Qr-koder finns överallt nuförtiden. Du finns på reklamskyltar och i företagslogotyper, i instruktionsböcker och på presentkort. Med detta gratistillägg kan du enkelt skapa en qr-kod och lägga in den i ett Word-dokument, en Powerpoint-bild eller i ett Excel-ark. När någon skannar qr-koden öppnas den webbsida som du har kopplat den till. 

På QR4Offices sidofält behöver du bara klistra in en webblänk så konverteras den till en qr-kod. Du kan testa den genom att fota den med din mobiltelefon eller surfplatta. Du kan modifiera qr-koden på olika sätt: färg, bakgrundsfärg, storlek. När du har testat klart och gjort alla ändringar kan du infoga qr-koden i dokumentet, bildspelet eller kalkylarket. Du kan ändra den som vilken bild som helst, alltså flytta på den eller ändra storlek.

Quillbot

• Utvecklare: Keuji Co
• För: Word

Som många andra skrivassistenter kan Quillbot snabbt markera och rätta till stavfel och grammatiska fel. Men appens mest tilltalande funktioner är verktygen för sammanfattning och kortning av text. Med användning av ai-teknik kan appen formulera om din text så att den blir mer livfull och sofistikerad. Den kan också skapa en kort sammanfattning.

Först måste du besöka Quillbots webbplats (quillbot.com) och skaffa ett konto, vilket är gratis. Sedan installerar du Quillbots tillägg för Word. När du sedan kör Word kan du välja ett avsnitt i texten som du vill ha förbättrat eller sammanfattat. Klicka sedan på Quillbot i menyfliksområdet och sedan på knappen Launch Quillbot.

Quillbot-appen öppnas då som ett sidofält till höger om ditt dokument. I sidofältet kan du välja ifall den text som du har markerat ska parafraseras eller sammanfattas. Du kan granska resultatet av Quillbots bearbetning innan du infogar det i dokumentet.

Med gratiskonto kan du parafrasera högst 125 ord eller sammanfatta högst 1 200 ord åt gången. Med ett

Premium-konto (länk) kan du parafrasera ett obegränsat antal ord och sammanfatta upp till 6 000 ord. Premium-abonnemanget kostar 100 dollar per år om det betalas årligen.

Zoom

• Utvecklare: Zoom Video Communications
• För: Outlook

Microsoft Office har en egen videokonferenstjänst i Microsoft Teams. Men Zoom är populärt både privat och professionellt – och många föredrar Zoom framför Microsofts tjänst.

Med Zooms officiella tillägg kan du lägga information om Zoom-möten till nya eller befintliga händelser i Outlook-kalendern. I sidofältet anger du inställningarna för det aktuella Zoom-mötet. Sedan infogas en webblänk till mötet med alla detaljer till texten om händelsen.

Tillägget kräver att du har ett Basic (gratis) eller Pro (avgiftsbelagt) Zoom-konto.