Att kommuner automatiserar handläggning av vissa ärenden är inget nytt. Men däremot har det inte varit tillåtet att ta automatiserade beslut. I juli förra året ändrades dock kommunallagen och öppnade för det under vissa förutsättningar.
I Nacka hade man då redan förberett sig och arbetat med frågan i några månader för att se hur kommunen skulle kunna använda sig av den nya möjligheten.
– Automatiserad handläggning har funnits länge men det här är nytt för kommunvärlden och det ville vi ta rygg på, säger digitaliseringsdirektör Henrik Palmblad-Wennergren.
Tagit fram metodstöd
För att utforska möjligheterna och se var det ger störst utdelning att automatisera en process ända fram till beslut skapades en grupp där bland annat jurister och personer med automatiseringskompetens ingick. Tillsammans med verksamheten har gruppen tagit fram ett metodstöd för att identifiera lämpliga processer.
– Det finns otroligt många processer i kommunen så vi har försökt hitta ett sätt att kunna sondera vilka som lämpar sig på ett rimligt arbetsbelastande sätt och utan att behöva prata igenom varje process i timslånga möten, säger Marie Rotkirch, digitaliseringsstrateg i Nacka.
Med hjälp av ett digitalt verktyg kan man nu utvärdera vad som lämpar sig för automatiserade beslut och det finns också en mall för ett business case att använda sig av. Syftet är att tröskeln för chefer att ta beslut om att automatisera en process ska vara så låga som möjligt.
– Det gäller att hitta de processer som har rätt potential och som kan delegeras till en automatiserad funktion enligt kommunallagens bestämmelser. Sedan måste vi också titta på de tekniska förutsättningarna och se till att det verkligen är en process som är helt digitaliserad.
Eldstad först ut
Först ut är ansökan om startbesked för bygglov för eldstad som nu är automatiserad hela vägen till beslut. Beslutet i sig är rätt enkelt och grundas egentligen bara i att rätt handlingar finns med – om de är det blir svaret ja.
För kommuninvånarna innebär det att de får ett svar inom fem minuter i stället för efter fem dagar och att de kan kolla upp att de får ett startbesked redan när de är ute och tittar på eldstäder i någon butik.
Och internt sparar det tid för handläggare som kan ägna sig åt mer komplexa uppgifter. Faktum är att det rentav sparade mer tid än vad man trodde när man bestämde att just startbesked för eldstäder skulle automatiseras för det senaste året har ansökningarna ökat i spåren av elkrisen.
Ytterligare tre processer är på gång – det handlar om ansökan om anslutning till vatten och avlopp som ska börja köras automatiskt nästa vecka, ansökan om reparationsbidrag för bostadsanpassning och tilldelning av skolskjuts där elever som bor tillräckligt långt bort från skolan ska få busskort.
Men det är bara början. Framåt finns också en lista på ett hundratal processer som väntar på att automatiseras ända till beslut
Inget tomtebloss
– Det viktiga för oss är att det inte är ett tomtebloss utan att det här är ett genomtänkt och rejält avstamp på en ordentlig automatiseringsresa som vi behöver för att klara utmaningarna framåt med befolkningsökning och urbanisering, säger Henrik Palmblad-Wennergren.
Med den snabba teknikutvecklingen inte minst inom AI så är det här ett sätt för Nacka att vara med redan från början och automatisera de enklaste och minst komplexa processerna.
Efter hand räknar man dock med att komplexiteten kommer att öka.
– I projektet har vi försökt undvika avgränsningar kopplade till de robotiseringsförmågor vi har i dag. Med ytterligare intelligens så kommer automatiseringsförmågan att utvecklas.
Rent konkret har det också lett till att kommunen omvärderat sin sourcingstrategi för robotiseringstjänster och gått från att upphandla en plattform till att använda sig av flera tjänster för att vidga förmågan.
Redovisar grunder för beslut
Hur är det då med transparensen – hur ska man förstå vilka grunder som det automatiserade beslutet fattats på?
När det gäller eldstäderna är det som sagt enkelt, där framgår det tydligt vilka handlingar som fattas om det blir ett nej. Men oavsett så handlar det om att designa e-tjänsten för ansökan så att den som söker får lätt att göra rätt, och förstår vad som krävs för att kunna få ett automatiskt beslut enligt Henrik Palmblad-Wennergren och Marie Rotkirch.
Den sökande får också alltid ett skriftligt beslut, där det framgår på vilka grunder beslutet har tagits. Dessutom går besluten alltid att överklaga och då är det en människa som går in.
I mer komplexa processer där människor är inblandade på ett annat sätt – exempelvis inom socialtjänst eller omsorg – kommer knappast automatiserade beslut att användas i första taget. Lagen sätter gränser för hur komplexa beslut som får automatiseras.
Sätta rätt förväntningar
Tiden som man vinner på automatiska beslut i enklare ärenden ska också användas just för att kunna ägna sig åt de mer komplexa.
– Det handlar om att sätta rätt förväntningar. Att alla förstår att värdena med att automatisera frigör resurser som vi istället kan fokusera på mer värdeskapande möten med våra Nackabor. De personella effektiviseringarna gör vi hellre genom kompetensväxling eller naturliga avgångar, säger Henrik Palmblad-Wennergren.
Och både han och Marie Rotkirch betonar att det finns väldigt lite motstånd mot automatiseringsagendan i organisationen.
– Vi har kö till vår robotiseringsfabrik, väldigt många verksamheter vill hänga på och ta nästa steg. Fler förstår vilka nyttor det skapar än känner sig rädda.
