Sedan viktiga aktörer inom offentlig sektor ratat Microsoft Teams som samarbetsverktyg av dataskyddsskäl har Myndighetssverige varit på jakt efter alternativ.
På Försäkringskassan, en av de it-tunga myndigheterna, har de utvecklat just en sådan samarbetstjänst som ska svara upp både mot kraven som finns på dokumenthantering, möten och chatt och som uppfyller dataskyddskraven som råder i EU.
Den kallas Safos, samarbetsplattform för offentlig sektor, och bygger på open source-verktyg: Nextcloud för dokumenthantering och dokumentdelning samt Jitsi och Element för videomöten och chatt.
Delen med dokument har funnits ute sedan förra året medan video- och chattjänsten är på väg att rullas ut stegvis just nu. Allting driftas i Försäkringskassans servrar – men syftet är att andra myndigheter också ska använda den här plattformen.
Anna Engström, produktansvarig på Försäkringskassan, berättar att bakgrunden till Safos är ett regeringsuppdrag som myndigheten fick för ett par år sedan om att driva samordnad it åt andra myndigheter.
Alternativ till amerikanska tjänster
När såväl myndighetssamverkan Esam som Försäkringskassan självt efter utredningar gick ut och avrådde från att använda amerikanska molntjänster i offentlig sektor på grund av övervakningslagar som Cloud act och Fisa, började myndigheterna leta efter europeiska molnbaserade samarbetsverktyg.
– Det uppstod ett stort behov inte minst under pandemin då digitala möten blev verksamhetskritiskt. Många myndigheter vill ha motsvarande funktionalitet som i de molnlösningar som började användas brett då, men att deras data stannar i Sverige.
Hon berättar att arbetet med Safos-plattformen inleddes 2020–2021 och de tog avstamp i att det inte gick att använda de stora etablerade molntjänsterna från Microsoft, Zoom eller Google, men att tjänsten i så stor utsträckning som möjligt skulle ha de funktionerna som fanns där.
– Vi gjorde en bred analys. För oss var det viktigt att de lösningar vi kommer med ska vara skalbara, vi ska kunna drifta dem hos oss och de ska uppfylla våra arkitekturpriniciper som plattformsoberoende och krav på cybersäkerhet.
Ska fungera i mobilen
En annan viktig komponent var att tjänsterna ska kunna användas via mobilen, fortsätter Anna Engström.
– Sedan kan vi inte ha samma funktionalitet eller tidsplaner som de stora molnplattformarna men vi vill att glappet ska vara så litet som möjligt.
De landade alltså i att använda Nextcloud för dokumenthantering och delning. Den här delen av plattformen togs i drift redan förra året och ett tvåsiffrigt antal myndigheter använder den, bland annat myndigheten för digital förvaltning Digg, som Försäkringskassan också har ett nära samarbete med i utvecklingen.
Den andra delen av plattformen, Jitsi Meeting för videomöten och Element för chatt, släpps stegvis nu under våren och sommaren.
Minska inlåsningseffekter
Anna Engström säger att en tanke med att välja Element som chattverktyg var att det bygger på ett öppet protokoll för att möjliggöra samarbete med andra klienter. Det minskar också inlåsningseffekterna, vilket är en fördel om en av tjänsterna drar ifrån de andra i fråga om utvecklingshastighet.
– Hela det här arbetet är en resa som inte tar slut, säger hon. Nu har vi byggt på funktioner som kanbantavla, omröstning och enkäter, men det kommer hela tiden önskemål och förslag om nya saker som digital whiteboard eller autotextning i möten.
Gensvaret från Myndighetssverige har hittills varit stort, säger Anna Engström. Ambitionen är att erbjuda standardtjänster som möter behoven i offentlig sektor, men framför allt riktar sig plattformen mot mindre myndigheter som inte har de resurser som finns hos de större att utveckla egna lösningar.
– Tanken är inte att alla ska ansluta sig till det här, utan det ska råda en sund konkurrens och det här ska vara ett alternativ, säger Anna Engström.
