Mindre än ett år efter att generativ AI slog igenom med den offentliga lanseringen av Open AI:s Chat GPT kommer Microsoft att göra sin Copilot-assistent tillgänglig inom sitt ekosystem av produktivitets- och samarbetsapplikationer. Utrullningen börjar den 1 november.
Men medan Microsoft snabbt har införlivat generativ AI i verktyg som Word, Excel och Teams, väntas många Microsoft 365-kunder vara försiktiga med att implementera Copilot i sina organisationer. Detta innebär att man kommer att fokusera på interna tester för att identifiera användningsområden och stärka rutinerna för datasäkerhet för att minska riskerna med att ansluta stora språkmodeller till företagens system.
– Jag skulle tro att 2024 är ett år av experimenterande, snarare än volyminköp eller volymimplementering, säger Matt Cain, analytiker på Gartner.
M365-kunder som använder Copilot kommer att behöva köpa minst 300 licenser för Copilot, vilket fortfarande är en ganska brant uppförsbacke.
– Men jag tror att de flesta organisationer är villiga att behandla det som spekulativt kapital och säga: ”Okej, låt oss se om det här verkligen kan göra något för oss”.
Den kanske mest akuta frågan för företag som vill använda Copilot handlar om datasäkerhet. Microsoft har redan säkerhetskontroller på plats som en del av sitt Azure Cloud, men kraften i stora språkmodeller kommer att sätta eventuella brister i datahanteringen i skarpt fokus.
Avvägning: produktivitet kontra säkerhetsproblem
Precis som M365 Copilot kan hjälpa medarbetare att få tillgång till information som är relevant för deras roller, kan den också returnera känsliga och konfidentiella filer som inte har kategoriserats och skyddats på rätt sätt – allt från kund- eller forskningsinformation till HR- och lönedata.
Copilot gör det mycket enklare att komma åt den här informationen.
– Det är en helt annan nivå, säger Rob Young, vd för Infinity Group, ett brittiskt Microsoft-konsultföretag.
– Helt plötsligt är det mycket enklare att få fram data genom att ställa frågor. ”Hur mycket får John Doe betalt?” Istället för att gå igenom alla register för att hitta det, svarar copiloten ”John Doe, lönebesked – här har du det”.
Introduktionen av Copilot understryker vikten av datahantering.
– Det är det första som folk behöver fokusera på och komma igång med. Det handlar inte om att vara rädd för tekniken, utan bara om att få grunderna på plats, säger Rob Young.
Microsoft har verktyg som kan hjälpa till att säkra data, till exempel Purview Data Protection-verktyget för datastyrning och möjligheten att kategorisera data i SharePoint, säger Young.
Faktum är dock att de flesta företag har betydande luckor i sina datahanteringsstrategier, enligt Matt Radolec, chef för incidentrespons och molnverksamhet på Varonis, en leverantör av programvara för datasäkerhet.
I en rapport från 2022 som publicerades av Varonis hävdades att en av tio filer som finns i saas-miljöer är tillgängliga för all personal; i en tidigare rapport från 2019 uppgick den siffran – inklusive filer och mappar i molnet och lokalt – till 22 procent. I många fall kan detta innebära att organisationsövergripande behörigheter ges till tusentals känsliga filer, enligt Varonis.
– Man inser inte hur mycket man har tillgång till i ett genomsnittligt företag, säger Matt Radolec.
– Man skulle kunna anta att folk i allmänhet låser in de här sakerna, men det gör de inte. Saker och ting är i allmänhet öppna.
Enligt Matt Radolec är det väldigt få M365-kunder som har hanterat riskerna kring åtkomst till data inom sin organisation på ett adekvat sätt i det här skedet.
– Jag tror att många av dem bara planerar att ”blockera och tackla” efter att de har kommit igång. Vi får se hur effektivt det är den 1 november. Vi är precis runt hörnet från att se hur bra folk kommer att klara av det.
Att testa Copilot internt
Med ett stort intresse för möjligheterna med generativ AI på arbetsplatsen kommer många M365-kunder, som Matt Cain påpekar, att vara angelägna om att testa tekniken – även om den inte är fullt utrullad i deras organisation.
Detta innebär i allmänhet att man först testar den med ett mindre antal medarbetare för att identifiera var Copilot kommer att vara mest effektiv.
Den franska it-tjänsteleverantören Orange Business är ett av hundratals företag som under de senaste månaderna har deltagit i ett betalt early access-program för Microsofts Copilot. Syftet var att bygga upp erfarenhet för att kunna ge råd till sina kunder om hur Copilot ska implementeras, och eventuellt bana väg för en bredare implementering bland Orange Business och dess moderbolag – telekomföretaget Orange.
Eftersom generativ AI i stort sett inte har testats på arbetsplatsen var ambitionen att ta reda på hur personalen ville använda Copilot, säger Marie-Hélène Briens Ware, vice vd på Orange Business och chef för företagets Workplace Together-team.
– Vår grundläggande övertygelse är att de som vet om de kan bli mer effektiva i det de gör är medarbetarna själva, säger hon.
Orange Business gav Copilot-licenser till ett urval av 15 yrkesroller för att se var det kunde vara mest effektivt, från ”personlig assistent till innehållsskapare till finansanalytiker; även jurister”, säger Marie-Hélène Briens Ware.
Företaget strävade också efter mångfald när det gäller geografisk placering och såg till att Copilot inte bara sattes i händerna på dem som hade ett stort intresse för tekniken.
– Vi var medvetna om att vi behövde personer som är otroligt entusiastiska, ganska nördiga, som kommer att testa verktyget inifrån och ut och ge massor av feedback, säger Marie-Hélène Briens Ware.
– Det är naturligtvis otroligt värdefullt. Men vi vet också att alla inte kommer att vara så här i ett företag, så vi ville också ha personer som inte är så nördiga. .... Vad händer när man ger dem den typen av verktyg - vad gör de med det, hur bekväma är de med det?
Det är ett tillvägagångssätt som var vanligt bland dem som var involverade i early access-programmet, säger Matt Cain från Gartner.
– Du har en petriskål och du vill sprida dina licenser så brett som möjligt – så många personas som möjligt, så många olika roller som möjligt. Nästan varje roll, position och persona som vi har tittat på finns det människor som får ut värde av det och det finns människor som inte får ut värde av det. Så jag tror att det kan vara mer personligt än rollbaserat.
– Men det är tidigt, så kanske kommer dessa mönster att framträda när vi får mer data.
Även om många kunder som deltog i early access-programmet tenderade att prioritera tillgång för högpresterande medarbetare inom sin organisation, rekommenderar Gartner att man kastar ut ett brett nät.
– Man skulle också vilja inkludera underpresterare, eftersom det finns vissa belägg för att generativ AI kan ha en större inverkan på underpresterare än på överpresterare, säger mMatt Cain.
Det är också viktigt att få feedback från dem som får tillgång till Copilot, oavsett om de använder det aktivt eller inte.
– Vi har en lång lista med frågor som vi skulle föreslå: Hur ofta använde du Copilot och vad använde du det till? Tyckte du om att använda den? Gjorde den något konstigt? Gav den felaktiga resultat? Skulle du rekommendera den till andra i ditt team?, säger Matt Cain.
– Och i slutändan, kanske ironiskt nog, tror jag att det verkliga testet av värdet kommer att vara: ”Okej, du har haft licensen ett tag, nu ska vi ge den till någon annan”. Och om den anställde säger: ’”Nej, ni kan inte ta min licens, den är för värdefull för mig”, så kommer det att vara det ultimata lackmustestet när det gäller det värde som levereras.
Lyckad investering?
Microsoft 365 Copilot kommer att kosta ytterligare 30 dollar per användare och månad för dem med E3- och E5-licensavtal. Det är en betydande utgift, och företag kan tänkas vilja se en tydlig avkastning på investeringen i form av en ökad produktivitet.
Men att mäta detta är långt ifrån enkelt, enligt Marie-Hélène Briens Ware.
– Man kan inte säga att ett visst jobb kommer att öka produktiviteten med x tack vare Copilot, eftersom det beror på organisationen, lite på kulturen och på vilka data som finns tillgängliga för Copilot att komma åt.
– Det är lite mer komplext än att bara säga: ”Om du är marknadsförare kommer du att vinna så här mycket tid”. Jag skulle rekommendera alla att ta en närmare titt och se vad det innebär för dem, särskilt med tanke på deras organisation, deras data och deras kultur, innan de drar några slutsatser utan att ha provat verktyget."
Ett sätt att mäta effekten av Copilot är att spara tid på dagliga eller veckovisa uppgifter, till exempel genom att använda AI-assistenten för att sammanfatta dokument eller möten. Men att spåra sparade timmar kan vara ett begränsat sätt att utvärdera effektiviteten, säger Marie-Hélène Briens Ware.
– Frågan är vad det innebär: Kan de ägna mer tid åt andra saker? Betyder det att de är gladare medarbetare? Betyder det att de kan vara mer kreativa och ägna mer tid åt kreativa saker?, säger hon.
– Så A, jag tror inte att det finns någon bra definition av produktivitet för kunskapsarbetare. Och B, jag tror att det är en mångfacetterad sak som har att göra med, ja, lite produktivitet eller den tid man får för att utföra vissa uppgifter, men också, minskar det din mentala arbetsbelastning? Gör det att du kan göra saker som du inte kunde göra tidigare? Tycker du att du är mer kreativ?
– Det är också det vi tittar på under early access-programmet, att förstå alla de positiva effekterna av sådana verktyg och förstå vad som är ett bra mått på framgång för ett sådant verktyg.
Istället för att fokusera på en typisk avkastning på investeringen när man gör ett business case för Copilot, föreslår Gartners Matt Cain att man fokuserar på en ”avkastning på medarbetaren” för att belysa de bredare fördelarna med medarbetarupplevelsen, vilket är korrelerat med medarbetarnas vilja att stanna kvar på sitt nuvarande jobb.
– Alla medarbetare vill lägga mindre tid på att leta efter information, de vill ha lättare att skriva, de vill ha effektivare möten. Dessa saker kommer inte nödvändigtvis att synas i en strikt ROI, säger Matt Cain.
– Aktiviteter med Copilot kommer att korreleras med bättre affärsresultat, men du kan inte bevisa orsakssambandet. Därför är det bra att ha ett alternativt narrativ där man talar om ”avkastning på medarbetaren”. Förbättrar det medarbetarens digitala medarbetarupplevelse? Vi tror att det är ett bättre sätt att se på hur Copilot – och generativ AI i allmänhet – kommer att påverka medarbetarna.