Efter tester med hundratals kunder under de senaste månaderna blev Microsofts M365 Copilot allmänt tillgänglig för större kunder den 1 november. Dock ej på svenska ännu – svenska företag får vänta till första halvåret 2024, enligt Microsoft.
Sedan Microsoft offentliggjorde ett partnerskap med Chat GPT-skaparen Open AI tidigare i år har man implementerat generativ AI-assistenten Copilot i sin svit av Microsoft 365-appar för produktivitet och samarbete. Word, Outlook, Teams, Excel, Power Point och en rad andra applikationer är anslutna till AI-assistenten, som kan automatisera uppgifter och skapa innehåll – vilket kan spara tid för användarna och öka produktiviteten.
Syftet med Copilot är att automatisera uppgifter som att skriva ett e-postmeddelande eller skapa ett bildspel. I ett blogginlägg där verktyget presenterades beskrev Microsofts vd Satya Nadella det som ”nästa stora steg i utvecklingen av hur vi interagerar med datorer. Med vår nya copilot för jobbet ger vi människor mer inflytande och gör tekniken mer tillgänglig genom det mest universella gränssnittet – naturligt språk.”
Med M365 Copilot vill Microsoft skapa en ”mer användbar, funktionell assistent” för arbetet, säger JP Gownder, chefsanalytiker på Forresters Future of Work-team.
– Konceptet är att du är ”piloten”, men Copilot är där för att ta sig an uppgifter som kan göra livet mycket enklare.
M365 Copilot är en del av en större trend med generativ AI ”som helt klart kommer att förändra hur vi använder datorer”, säger han och konstaterar att tekniken redan har tillämpats på en mängd olika jobbfunktioner – från att skriva innehåll till att skapa kod – sedan Chat GPT 3.5 lanserades i slutet av 2022.
I en färsk rapport från Forrester förutspås att 6,9 miljoner amerikanska kunskapsarbetare – cirka 8 procent av det totala antalet – kommer att använda Microsoft 365 Copilot i slutet av 2024.
Satya Nadella pratade om effektiviteten hos M365 Copilot under ett resultatsamtal nyligen och hävdade att kunderna har sett produktivitetsvinster i linje med Github Copilot, den AI-assistent som riktar sig till utvecklare som lanserades för två år sedan. (Som jämförelse har Github tidigare hävdat att utvecklare kunde slutföra en enskild uppgift 55 procent snabbare tack vare Github Copilot, men erkände samtidigt utmaningarna med att mäta produktivitet).
Även med ett pris på 30 dollar per användare och månad finns det potential att leverera betydande värde till företag, förutsatt att Copilot kan hålla vad den lova, enligt JP Gownder.
– Den viktigaste frågan är: ”sparar den verkligen den tiden?” eftersom det är svårt att mäta och vi inte riktigt vet säkert. Men även konservativa uppskattningar av tidsbesparingar är ganska generösa.
M365 Copilot ska ge anställda tillgång till generativ AI utan de säkerhetsproblem som finns med konsumentverktygen; Microsoft säger till exempel att dess modeller inte tränas på kunddata. Men att implementera verktyget innebär stora utmaningar, säger Avivah Litan, analytiker på Gartner.
Det finns två primära affärsrisker, säger hon: risken för att Copilot ”hallucinerar” och ger användarna felaktig information, och möjligheten för Copilots språkmodeller att komma åt enorma mängder företagsdata som inte är ordentligt låsta.
– Alltför omfattande informationsdelning är ett av de största problemen som användarna kommer att ställas inför under de närmaste månaderna, eller sex månaderna till ett år. Det är där det kommer att bli riktigt riskfyllt – det handlar inte så mycket om att ge data till Microsoft, Open AI eller Google, utan om all exponering internt.
Att låsa in känsliga filer är ingen ny utmaning för it-avdelningar, men Copilot gör det ännu enklare för data att läcka ut.
– Man behöver bara ställa en fråga på engelska eller något annat språk, så det förändrar allt, säger Avivah Litan.
Vad är Microsoft 365 Copilot?
M365 Copilot-”systemet” består av tre delar: Microsoft 365-appar som Word, Excel och Teams, där användarna interagerar med AI-assistenten; Microsoft Graph, som innehåller filer, dokument och data i hela Microsoft 365-miljön; och Open AI-modellerna som bearbetar användarnas uppmaningar: Open AI:s Chat GPT-3, Chat GPT-4, Dall-E, Codex och Embeddings.
Alla dessa modeller finns i Microsofts molnmiljö Azure.
M365 Copilot är bara en del av Microsofts övergripande satsning på generativ AI. Det finns planer på Copilots skräddarsydda för Microsofts Dynamics 365 affärsappar, Power Platform, företagets säkerhetssvit och dess Windows-operativsystem. Microsofts dotterbolag Github utvecklade också en Github Copilot med Open AI för ett par år sedan, som i huvudsak tillhandahåller ett verktyg för automatisk komplettering för kodare.
Den viktigaste komponenten i Copilot, liksom i andra generativa AI-verktyg, är språkmodellen. Dessa stora språkmodeller (LLM) kan bäst liknas vid ett maskininlärningsnätverk som tränas med hjälp av in-/utdatauppsättningar; modellen använder en självövervakad eller halvövervakad inlärningsmetod. I princip tas data in och språkmodellen ger ett svar baserat på vad algoritmen förutspår att nästa ord kommer att vara. Information i en LLM kan vara begränsad till företagsdata eller, som är fallet med Chat GPT, kan inkludera all data som matas in eller skrapas direkt från webben.
För att hjälpa företag att distribuera det generativa AI-verktyget över sina data har Microsoft skapat Semantic Index for Copilot, en ”sofistikerad karta över dina och företagets data”, och en ”förutsättning” för att införa Copilot inom en organisation. Att använda indexet ska ge mer exakta sökningar av företagsdata, säger Microsoft.
Om en användare till exempel frågar efter en ”försäljningsrapport för mars", kommer det semantiska indexet inte bara att leta efter dokument som innehåller dessa specifika termer, det kommer också att ta hänsyn till ytterligare sammanhang som vilken anställd som vanligtvis producerar försäljningsrapporter och vilken applikation de sannolikt använder.
Hur mycket kostar Copilot – och är det värt det?
Med lanseringen den 1 november är Microsoft 365 Copilot tillgänglig för företagskunder med E3- och E5-abonnemang och en minsta investering på 300 licenser, och kommer senare att släppas för kunder med M365 Businesses Standard- och Business Premium-nivåer. Copilot kostar ytterligare 30 dollar per användare och månad, men det är troligt att stora kunder kommer att kunna förhandla om en rabatt.
Det är en betydande extra kostnad med tanke på att E3- och E5-licenserna redan kostar 36 dollar respektive 57 dollar per användare och månad. En del av detta beror på Microsofts höga beräkningskostnader för Copilot, säger Raúl Castañón, analytiker på 451 Research, en del av S&P Global Market Intelligence.
– Microsoft vill sannolikt undvika utmaningarna med Github Copilot, som gjordes allmänt tillgängligt i mitten av 2022 för 10 dollar per månad och som, trots att det har över 1,5 miljoner användare, enligt uppgift fortfarande är olönsamt, säger han.
Prisstrategin återspeglar också Microsofts tilltro till den inverkan som generativ AI kommer att ha på arbetskraftens produktivitet.
Enligt Forresters beräkningar i rapporten "Build Your Business Case For Microsoft 365 Copilot" kan en anställd som tjänar 120 000 dollar per år - ungefär 57 dollar i timmen - spara fyra timmar per månad på olika produktivitetsuppgifter; dessa fyra timmar skulle vara värda cirka 230 dollar per månad. I det scenariot skulle det vara vettigt att investera i Copilot för en medarbetare som tjänar bara hälften så mycket, och då inte inträknat mindre påtagliga fördelar när det gäller medarbetarnas upplevelse av att automatisera vardagliga uppgifter.
Det finns, som Forrester påpekar, andra kostnader att ta hänsyn till utöver licenser – till exempel utbildning av anställda när de lär sig den nya tekniken. Gartner förutspår också att företagens utgifter för säkerhet kommer att öka med 10-15 procent under de närmaste åren som ett resultat av ansträngningarna att säkra generativ AI-verktyg (inte bara M365 Copilot).
Företagen kommer sannolikt att vara försiktiga med att använda Microsofts verktyg, åtminstone till en början. Microsoft förväntar sig att intäkter relaterade till M365 Copilot kommer att ”växa gradvis över tid”, sa Microsofts finanschef Amy Hood under företagets Q1 2024-intäktssamtal. Vid samma tillfälle konstaterade Satya Nadella att Copilot kommer att vara föremål för de vanliga ”företagscykeltiderna när det gäller införande och uppstart”.
Även om införandet sker gradvis verkar det finnas ett stort intresse för att använda Copilot. Forrester förväntar sig att omkring en tredjedel av M365-kunderna i USA kommer att investera i Copilot under det första året. Företag som gör det kommer att tillhandahålla licenser till cirka 40 procent av de anställda under denna period, uppskattar Forrester.
Hur använder man Copilot?
Det finns två grundläggande sätt för användare att interagera med Copilot. Den kan nås direkt i en viss app – till exempel för att skapa Power Point-bilder eller ett e-postutkast – eller via en chattbot med naturligt språk som är tillgänglig i Teams, kallad Microsoft 365 Chat.
Interaktioner inne i appar kan se ut på olika sätt beroende på vilken applikation det gäller. När Copilot aktiveras i ett Word-dokument kan den till exempel föreslå förbättringar av befintlig text eller till och med skapa ett första utkast.
För att skapa ett utkast kan en användare be Copilot på naturligt språk att skapa text baserat på en viss informationskälla eller från en kombination av källor. Ett exempel: skapa ett utkast till ett förslag baserat på mötesanteckningar från Onenote och en produktplan från ett annat Word-dokument. När ett utkast har skapats kan användaren redigera det, justera stilen eller be AI-verktyget att göra om hela dokumentet. Ett Copilot-sidofält ger utrymme för mer interaktion med boten, som också föreslår åtgärder för att förbättra utkastet, till exempel att lägga till bilder eller ett FAQ-avsnitt.
Under ett Teams-videosamtal kan en deltagare be om en sammanfattning av vad som har diskuterats hittills, och Copilot ger en kort översikt över samtalspunkterna i realtid via Copilot-sidofältet. Det är också möjligt att be AI-assistenten om feedback på deltagarnas åsikter under samtalet, eller notera vilka frågor som fortfarande är olösta. De som inte kan delta i ett visst möte kan skicka AI-assistenten i deras ställe för att ge en sammanfattning av vad de missade och vilka åtgärder de behöver följa upp.
I Power Point kan Copilot automatiskt förvandla ett Word-dokument till utkast till bilder som sedan kan anpassas med naturligt språk i Copilot-sidofältet. Copilot kan också generera förslag på talaranteckningar som passar till bilderna och lägga till fler bilder.
Det andra sättet att interagera med Copilot är via Microsoft 365 Chat, som är tillgänglig som en chattbot i Teams. Det fungerar som ett sökverktyg som visar information från en rad olika källor, som dokument, kalendrar, e-post och chattar. En medarbetare kan till exempel be om en uppdatering av ett projekt och få en sammanfattning av relevant teamkommunikation och dokument som redan skapats, med länkar till källor.
Microsoft kommer att utöka Copilots räckvidd till andra appar som medarbetare använder via plugins – i huvudsak appintegrationer från tredje part. Dessa gör det möjligt för assistenten att utnyttja data som finns i appar från andra programvaruleverantörer, däribland Atlassian, Service Now och Mural. Femtio sådana plugins är tillgängliga, och ”tusentals” fler förväntas så småningom, enligt Microsoft.
Hur använder tidiga kunder Copilot?
Före lanseringen fick ett antal företag tillgång till M365 Copilot som en del av ett Early Access-program (EAP); det började med ett litet antal deltagare innan det växte till flera hundra kunder, däribland Chevron, Goodyear och General Motors.
Ett av företagen som deltog i programmet var marknadsföringsföretaget Dentsu, som började distribuera 300 licenser till teknisk personal och sedan till anställda inom alla sina affärsområden globalt. Det mest populära användningsområdet hittills är sammanfattning av information som genereras i M365-appar – ett Teams-samtal till exempel.
– Sammanfattning är definitivt det vanligaste användningsområdet som vi ser direkt ur lådan, eftersom det är en enkel fråga: du behöver egentligen inte göra något för att ställa frågan, den föreslås av Copilot, säger Kate Slade, chef för Emerging Technology Enablement på Dentsu.
Medarbetarna använde också M365 Chat-funktioner för att förbereda sig inför möten, till exempel genom att snabbt kunna hämta information från olika källor. Detta kan innebära att man kan hitta information från ett projekt för flera år sedan ”utan att behöva leta igenom en mapplabyrint”, säger Kate Slade.
Feedbacken från medarbetarna på Dentsu har varit överväldigande positiv, säger Kate Slade, och det finns nu en väntelista för dem som vill använda AI-verktyget.
– Det minskar den tid som de lägger på arbetsuppgifter och ger dem tid att vara mer kreativa, mer strategiska, eller bara vara en människa och ha kontakt med kollegor i teammöten, säger hon.
– Det har varit en av de största effekterna som vi har sett , att bara hjälpa till att skapa tid för de kognitiva uppgifter på högre nivå som människor måste göra.
Användningsområdena har varierat mellan olika roller. Dentsus grafiska formgivare har till exempel haft mindre nytta av att använda Copilot i Power Point:
– De kan skapa riktigt visuellt fantastiska saker själva och inte riktigt vara nöjda med den out-of-the-box-funktionen, säger Kate Slade.
– Men samma kreatörer kan ha stor nytta av Copilot i Excel och att kunna använda naturligt språk för att säga: ”hej, jag behöver göra en analys av den här tabellen”, eller ”vilka är de viktigaste trenderna i de här siffrorna”, eller ”jag vill lägga till en kolumn som gör det här eller det här”.
Hur står sig Copilot i konkurrensen?
De flesta leverantörer av programvara för produktivitet och samarbete lägger till generativ AI i sina erbjudanden, även om de fortfarande befinner sig i ett tidigt skede.
Google, Microsofts främsta konkurrent på marknaden för produktivitetsprogram, har presenterat planer på att integrera generativ AI i sin Workspace-svit. Duet AI for Workspace, som lanserades i maj, finns nu tillgängligt för företagskunder. Funktionen kan till exempel ge sammanfattningar av Gmail-konversationer, utkast till text och generera bilder i Docs och Slides.
Slack, som ägs av Salesforce och är en rival till Microsoft Teams, arbetar också med att implementera LLM i sin programvara. Andra företag som konkurrerar med delar av Microsoft 365-portföljen, som Zoom, Box, Coda och Cisco, har också presenterat generativ AI-planer.
– På leverantörssidan är det många som hoppar på tåget för generativ AI, vilket framgår av de många lanseringarna under det första halvåret", säger Raúl Castañón på 451 Research.
Copilot verkar ha vissa fördelar jämfört med konkurrenterna. En av dessa är Microsofts dominerande ställning på marknaden för programvara för produktivitet och samarbete, säger Raúl Castañón.
– Den viktigaste fördelen med Microsoft 365 Copilot är att det – i likhet med andra tidigare initiativ som Teams – har en ”färdig” möjlighet med Microsofts portfölj för samarbete och produktivitet och dess omfattande globala närvaro, säger han.
Microsofts nära samarbete med Open AI (Microsoft har investerat miljarder dollar i företaget vid flera tillfällen sedan 2019 och har en stor minoritetsandel i företaget) har sannolikt hjälpt företaget att bygga generativ AI i sina applikationer snabbare än konkurrenterna.
– Investeringen i Open AI har redan haft effekt och gjort det möjligt för Microsoft att öka användningen av generativ AI/LLM i sina produkter och därmed ligga före Google Cloud och andra konkurrenter, säger Raúl Castañón.
Vilka är riskerna med generativ AI för företag?
Förutom de potentiella fördelarna med generativ AI-verktyg som M365 Copilot bör företagen även beakta riskerna. Till dessa hör de hallucinationer som LLM:er ofta drabbas av, där felaktig information ges till de anställda.
– Copilot är generativ AI – den kan definitivt hallucinera, säger Kate Slade och nämner exemplet med en medarbetare som bad Copilot om en sammanfattning av pro bono-arbete som utförts under månaden för att lägga till på sin tidrapport och skicka till sin chef.
En detaljerad sammanfattning på två sidor skapades utan problem, men adressen till alla möten angavs som ”123 Main Street, City, USA”– ett fel som är lätt att se, men en indikation på den uppmärksamhet som krävs av användarna när de förlitar sig på Copilot
Förekomsten av hallucinationer kan minskas genom att man förbättrar instruktionerna, men Dentsus personal har uppmanats att behandla utdata från AI-assistenten med försiktighet.
– Ju mer sammanhang du kan ge den i allmänhet, desto närmare kommer du att komma ett slutresultat. Men det kommer aldrig att ersätta behovet av mänsklig granskning och faktakontroll, säger Kate Slade.
– Försök så mycket du kan att skapa förväntningar och kommunicera till de första användarna att det här fortfarande är en teknik under utveckling, det är ett första utkast, det är inte en slutgiltig version – den kommer att hallucinera och göra fel ibland.
Verktyg som filtrerar Copilot-utdata håller på att utvecklas och kan hjälpa till här, säger Avivah Litan på Gartner, men detta kommer sannolikt att förbli en viktig utmaning för företagen under en överskådlig framtid.
En annan risk är kopplad till en av Copilots främsta styrkor: dess förmåga att söka igenom filer och data i ett företags M365-miljö med hjälp av naturligt språk.
Även om Copilot bara kan komma åt filer enligt de behörigheter som enskilda medarbetare har, är verkligheten den att företag ofta misslyckas med att märka känsliga dokument på lämpligt sätt. Det innebär att enskilda medarbetare plötsligt kan inse att de kan be Copilot om uppgifter om löner eller kundinformation om den inte har låsts med rätt behörigheter.
I många fall har de viktigaste uppgifterna, till exempel om löner, strikta behörigheter. En större utmaning ligger i att säkra ostrukturerad data, där känslig information hamnar i en mängd olika dokument som skapas av enskilda medarbetare – till exempel en butikschef som planerar lönerna i ett Excel-kalkylblad innan han uppdaterar ett centralt system. Detta liknar en situation som cto för en icke namngiven amerikansk restaurangkedja stötte på under Early Access-programmet, säger Avivah Litan.
– Det finns en hel del personuppgifter som sparas i kalkylblad som tillhör enskilda chefer. Det finns också en hel del immateriella rättigheter som ligger i Word-dokument i Sharepoint, Teams eller Onedrive.
En annan aspekt är att anställda ofta lagrar filer som rör deras privatliv på bärbara jobbdatorer.
– Anställda använder sina stationära datorer även för personligt arbete - de flesta har inga separata bärbara datorer, säger Avivah Litan.
– Så du måste ge de anställda tid att göra sig av med alla sina personliga data. Och ibland går det inte, de kan inte bara ta bort det från systemet så enkelt eftersom de är låsta – i vissa fall får man kan inte sätta i usb-minnen i företagsenheter.
– Så det är bara en massa processer som företagen måste gå igenom. Jag har samtal med kunder varje dag om riskerna. Det här har verkligen drabbat dem.
Att få ordning på datastyrningen är en process som kan ta företag över ett år att få ordning på, säger Avivah Litan.
– Det finns inga genvägar, man måste gå igenom hela organisationen och ställa in behörigheterna på rätt sätt, säger hon.