”Jag har mejlat och informerat muntligen på möten, ändå når inte informationen fram”. Det är en vanlig kommentar från chefer i alla sorters organisationer. Hur kan man som chef bli bättre på att kommunicera – och finns det några knep för att få de anställda att lystra?

Karin Klerfelt är retorik- och kommunikationskonsult på Astarcan i Stockholm och utbildar chefer i att bli bättre på att informera och kommunicera med sin personal. Hon menar att med grundläggande kunskap om hur information uppfattas kan cheferna ganska enkelt förbättra sin kommunikationsförmåga. Både när det gäller att kommunicera uppåt i organisationen och till sina underställda medarbetare.

– Om man känner till att endast 25 procent av det vi försöker kommunicera når fram förstår man att det inte är så konstigt att vi ibland behöver säga saker fyra gånger innan det har gått fram till alla. Med rätt attityd som chef kan man nå långt, med några handfasta tips når man ännu längre. Alla kan förbättra sin förmåga att nå ut med ett budskap, säger Karin Klerfelt.



Känn din målgrupp

Först och främst gäller det att känna sin målgrupp och vara medveten om att alla på ett möte har olika fokus. Någon kanske har haft en besvärlig dagislämning, någon kanske gruvar sig inför ett viktigt möte senare under dagen. Ställ dig frågor som: Varför hålls detta möte? Vad ska uppnås? Vilka punkter ska jag ta upp och hur mycket mäktar vi med?
– Det gäller att vara oerhört tydlig och
fokuserad, målet och syftet med mötet måste vara kristallklart och man måste vara lyhörd och observant. Om någon verkar ofokuserad, ta reda på varför. Våga konfrontera och fråga om du känner att någon inte lyssnar eller håller med, säger hon.
För att få deltagarna att lyssna måste det
finnas en vinst för dem – en anledning för dem att koncentrera sig på mötet. Frågan ”What’s in it for me” – vad finns det att hämta för mig? – måste besvaras tidigt, det motiverar den
anställde att lyssna vidare.

Retoriska knep
Med ett tydligt mål med mötet eller veckobrev och kännedom om målgruppen är det sedan dags att gå vidare till nästa steg, retoriken. Karin Klerfelt vill gärna lyfta fram den retoriska triangeln, det vill säga logos, pathos och ethos som hjälpande verktyg. Logos står för logiken, sakargumenten. Pathos handlar om upplevelse och engagemang, om att knyta an till verkligheten och det som berör oss känslomässigt. Ethos slutligen handlar om att vara trovärdig. Är du en person som man kan lita på och kan man lita på det du säger? Det är viktigt att bygga upp en trovärdighet i att vara chef.
Det gäller att vara tillgänglig för sina
anställda, och att vara tydlig i att vara chef, att våga sätta på sig ledarhatten, menar hon.

– De anställda ska veta när jag som chef är på plats på kontoret och inte uppbokad med
möten, utan finns där för min personal, att jag svarar på e-post och att jag finns inne på kontoret de tider som jag har angett. Väldigt enkelt och tydligt och otroligt effektivt för att skapa förtroende kring mig som person och chef. Men det kräver förstås tid, säger hon.

Logos utgör själva basen i den retoriska triangeln, men för att ta höjd i diskussionerna och för att förstärka sina argument eller sitt budskap, måste man använda sig av såväl pathos som ethos, menar Karin Klerfelt. Något som alla kan öva på. 
Och för den som övar flitigt finns stora vinster att inhämta.
– Om jag övar på retorik och presentationsteknik kommer jag dessutom att hitta mina gratis diamanter, det som jag redan är bra på och som jag kan ha användning av för att budskapet ska nå fram. Men det tar tid och kräver reflektion och eftertanke, säger hon.

Det man har gratis har man lättare för och behöver inte förbereda lika mycket, för en person med teknisk bakgrund är det oftast logos, det logiska tänkandet, analysförmågan och sakkunskapen som är gratis, menar hon.
– Då kan jag lägga krutet på de andra sidorna, det vill säga ethos och pathos. Medan en
politiker som Maud Olofsson som har engagemanget, pathos, som sin gratis diamant måste arbeta mer på logos och ethos, säger hon.

Det heliga tretalet
De flesta frågor som ska tas upp kan hängas upp på tretalet, menar Karin Klerfelt. Vi har logos, pathos och ethos som är en treenighet, men vi kan också hänga upp ett resonemang på tre stödargument för eller emot något, eller ge tre anledningar för att nå ett visst mål.
– Tre saker eller tre argument, det kommer jag ihåg både som åhörare och som presentatör eller chef. Om jag till exempel vill att tidrapporteringen ska flyta på bättre kan jag använda mig av tre argument för att påpeka vikten av att få in tidrapporterna i tid. Jag kan prata om tre saker som hör ihop med tid-
rapporterna och så vidare. Men med fler än tre argument eller exempel blir det rörigt och inte lika lättöverskådligt och då riskerar man att tappa åhörarnas intresse, säger hon.

Fakta

  • Ha alltid ett mycket klart och tydligt mål med mötet, sikta på målet och var klar över vad du vill få ut av det.
  • Våga styra mötet och ta kommandot, håll agendan och tiden.
  • Om någon blir för långrandig, tar för mycket plats eller avviker från ämnet, våga gå in och bryta för att styra mot målet igen.
  • Stäm av att budskapet har gått fram.
  • Låt mötesdeltagarna med egna ord bekräfta vad ni har kommit fram till.