Företagen lägger mycket krut på att installera beslutsstödsverktyg – men mindre energi på de processer som stöder beslutsfattandet. Det anser Love Ekenberg, professor i data- och systemvetenskap vid Stockholms universitet. Ihop med ett antal andra författare utkom han nyligen med boken Bortom Business Intelligence.

– En spridd uppfattning är att människan är en rationell beslutsfattare men vi är inte skapade för att ständigt fatta beslut med stora mängder av information – inte ens med små mängder, säger han.

Tilltron till att människan fattar rationella beslut i kombination med att det saknas processer som stöder beslutsfattandet skjuter många beslutsstödsprojekt i sank, hävdar han.

Finanskraschen är ett exempel på hur dåliga beslut sedan kan skapa en dominoeffekt.

– Mängder av undersökningar visar hur bristfälligt beslutsfattandet är, men den vetskapen används inte när företagen inför beslutsstöd, säger Love Ekenberg.

Det vanligaste misstaget som företagen gör när de inför beslutsstöd är att de inte förstår vad det är för problem de har. De kan se tecken på problem, men de har inte analyserat dem i grunden.

– Företagen gör inte ordentliga konsekvensanalyser, vilket leder till att de inte förstår vad deras handlingar leder till. Har man väl förstått problemet och de möjliga lösningar som finns har man kommit långt, men man måste använda sig av någon modell för att väga samman informationen, säger Love Ekenberg.


Motarbetar vanföreställningen. ”En spridd uppfattning är att människan är en rationell beslutsfattare men vi är inte skapade för att ständigt fatta beslut med stora mängder av information – inte ens med små mängder”, säger Love Ekenberg, professor i data- och systemvetenskap.

I vissa beslutssituationer kan det röra sig om hundratals konsekvenser – och redan mycket enkla problem är svåra att hantera enbart med intuitionens hjälp.

– Ett exempel är budgetar som ofta bygger på osäkra siffror. Men när de väl är inlagda i systemet så betraktas de som absoluta sanningar. I stället bör man använda sig av metoder som medger en kontroll över vilka osäkerheter som finns och hur de kan hanteras. Sådana finns, men används alltför sällan, säger Love Ekenberg.

Ofta installerar företagen ett beslutsverktyg och hoppas sedan på att det ska fungera i organisationen.

– Även om företagen kanske vet ungefär vart de vill komma, så har de inte gått till botten med vilket problem de vill lösa. De befinner sig därmed långt ifrån ett läge där de kan fatta ett bra beslut, säger Love Ekenberg.

Det saknas nästan alltid information, inte bara om vilka alternativ som finns, utan även om alternativens konsekvenser. Det är inget konstigt med det, men värre är att företagen inte hanterar den osäkerhet som finns.

– Ofta finns ingen information om hur osäkerheterna ser ut eller hur de ska hanteras och inte heller om vilka värden som står på spel. Om man inte tar hänsyn till sådant blir följden att investeringarna i beslutsstöd hamnar snett. De blir inte den stora framgång som användarna hoppas på, säger Love Ekenberg.

– Kanske förstår användarna inte ens att de står inför ett beslutsproblem.

Han jämför med barn, som agerar väldigt reaktivt på allt som händer, och med vuxna, som i högre grad planerar och försöker sätta sig in i de alternativ som finns.

En ”vuxen” organisation genomför stora projekt på rätt sätt och en ”barnslig” har inte några beslutsprocesser.

– Många användare pratar om vyer, databaser, presentationer, diagram och annat på ett sofistikerat sätt. När de sedan ska fatta beslut i verkligheten så utgår de från sin magkänsla – trots att människor i själva verket har oerhört svårt att överblicka och fatta rätt beslut utifrån en given information, säger han.

Beslutsstödsverktygen måste alltså kombineras med processer om de ska fungera i en organisation.

Love Ekenberg råder oss till att gå i tre steg på den vägen: identifiera och förstå problemet, hitta alternativ för att uttrycka problemet och dess effekter och till sist anamma någon modell som finns – exempelvis trädmodeller, multikriterieanalys eller någon modell som är lämplig för problemet.

– Det gäller att förstå problemet djupare än vad som sker i dag, eftersom förståelsen och formuleringen av ett problem ger information som utanför sitt sammanhang kan te sig meningslös, men som sammantaget ger värdefull information, säger han.

Ett exempel på ett misslyckande, där just processen bakom har fallerat, anser han vara Förbifart Stockholm. Misslyckandet är inte beslutet att bygga utan de bristfälliga grunder som beslutet fattades på.

– Det finns inget ordentligt underlag som talar för eller emot beslutet. Snarare verkar man ha utgått från vad vissa olika intressenter vill, säger han.

– Men då blir analysen meningslös och faktiskt fördunklande.

Fakta

Människor låser sig gärna vid sina egna teser och fortsätter att söka information som bekräftar vad de tror. Följden blir att en beslutsfattare inte alltid går igenom samtliga möjliga alternativ, eller inte fattar beslut som är i samklang med de mål som finns. Några exempel är:

  1. Övertygelseenvis: Någon har svårt att förstå att han/hon har fel, trots att information motsäger det felaktiga beslutet.
  2. Tolkningspartisk: Beslutsfattaren håller på sin egen version av verkligheten.
  3. Uppmärksamhetspartisk: När alla alternativ i en besluts-situation inte uppmärksammas.
  4. Illusion av kontroll: Beslutsfattaren tror sig ha kontroll som denne inte har.
  5. Illusion av korrelationer: Beslutsfattaren tycker sig se samband som inte finns.

Titel: Bortom business intelligence.

Författare:
Kjell Borking, Mats Danielson, Love Ekenberg, Jim Idefeldt och Aron Larsson.

Förlag:
Sine Metu Productions.

Boken kostar 282 kronor på Bokus.com, men finns även gratis nedladdningsbar på sinemetu.se/bortom.pdf.