Det är tidningen Shortcut och strukturexperten David Stiernholm som listar de fyra vanligaste strukturmissarna vi gör på jobbet – och vad man kan göra för att komma till rätta med dem:
Du sprider allt: Noteringar hamnar både i kalendern, mejlen och på post-it-lappar. Tillslut vet du inte var du har dina anteckningar när du behöver dem.
Lösning: Skapa ett system för hur du ska lagra alla dokument och information. Ett sätt kan vara att skapa en mapp i datorn, men det går lika bra att ha allt i en pärm.
Du tar på dig för mycket: Du gör en att-göra-lista, men lyckad aldrig få något gjort.
Lösning: Troligtvis gör du för stora punkter på listan. Dela istället upp varje sak i flera små delar. Visserligen blir listan längre, men det blir lättare att bocka av saker, vilket gör att du känner att du får saker gjorda.
Du grottar ner dig: Du har svårt att få en överblick över din arbetssituation, istället jobbar du hårt på detaljer, utan att veta om du gör rätt eller inte.
Lösning: Försök att skapa en projektöversikt varje vecka på jobbet, så att du ser vad du har att göra och vad nästa steg är. Du kan antingen göra det i form av en lista eller ett schema på ett whiteboard. Du kan också ha en lite mer långsiktig planering genom att titta bakåt en månad för att se om du missat något och sedan en månad framåt för att se om du kan göra något av det kommande jobbet i förväg.
Du uppfinner hjulet alltför ofta: Du har svårt att skapa strutkur för återkommande arbetsuppgifter såsom att skapa ett lösenord, sköta tidrapporteringen och liknande, vilket gör att allt tar längre tid.
Lösning: Gör en checklista för varje återkommande arbetsuppgift, skapa en mapp för checklistor och glöm självklart inte var du har den.
