Katarina Gospic
Stressen av att vara ständigt uppkopplad gör dig ineffektiv – eller i värsta fall sjuk, varnar hjärnforskaren Katarina Gospic. Foto: Kristina Sahlén

Katarina Gospic står tillsammans med Telenor bakom konceptet Workfulness. Bakgrunden till konceptet är behovet av bättre förutsättningar för medarbetare att må bra i ständigt uppkopplad miljö.

– Vi blir avbrutna så ofta som var elfte minut i arbetslivet. Ställtiderna att komma tillbaka till ursprungsfokus är upp till 25 minuter, säger hon.

Om Mindfulness handlar om att skapa sinnesnärvaro och inre frid, så har Workfulness en mer praktisk inriktning. Det går ut på att ge företagen en tydligare agenda för när och hur medarbetarna ska vara upp- och nedkopplade.

– Teknik och mobiler är som godisskålar, säger Katarina Gospic.

Läs mer: Fem genvägar till en boostad it-karriär

Godisskålen i det här fallet är lockelsen för våra belöningssystem.

Sociala medier lockar och ständiga mejl stör uppmärksamheten. Följden blir att man tappar fokus, presterar sämre och inte gör sitt jobb så bra som hade kunnat göra.

150 gånger om dagen tittar genomsnittspersonen på sin mobil.

Samtidigt uppstår stress, kopplad till informationsflödena. Människans arbetsminne är exempelvis inte utformat för att hantera de stora ofiltrerade informationsmängder som möter oss dagligen.

Ofrivilliga avbrott och egentid vid mobilerna distraherar personalen och sänker produktiviteten.

En del jobbar övertid för att kompensera. Andra struntar i att jobba för att de blir distraherade.

– Om vi inte tänker på att vara uppkopplade och nedkopplade vid rätt tidpunkter och på rätt sätt presterar vi sämre, mår sämre och blir sjuka, säger Katarina Gospic.

Läs mer: Tror du att du fattar rationella beslut? Det gör du (troligen) inte.

Hon driver Brainbow Labs och Grey Matters, som båda går ut på att främja hälsa och välmående, samt prestationer genom att implementera hjärnforskning i näringslivet.

– Det handlar om att skapa en ökad helhet. Att främja välmående, hälsa och prestation både från ett ledarskaps- och ett arbetsmiljöperspektiv.

Här är tekniken en spelare som både kan hjälpa och stjälpa, beroende på hur vi använder och förhåller oss till den.

I grunden handlar det om att att skapa nya förhållningssätt, som går ut på att först medvetandegöra och därefter ändra beteenden. Medvetandegörande kan handla om hur lätt belöningssystemen aktiveras och skapar behov av att synas i sociala medier och ta del av ett ständigt pockande flöde av händelser.

Men lika mycket om hur distraktion och störningar skapar i form av utebliven produktivitet och stressade anställda.

Ett sjustegsprogram som riktar sig till både företagsledning och anställda ger ett konkreta råd om vad man ska tänka på.

– En studie visade exempelvis att människor tittar på sina mobiler 150 gånger per dag. Om vi är medvetna om hur vi funkar kan vi minska den siffran och styra oss mot de arbetsuppgifter som vi faktiskt ska utföra och som i längden gör större nytta för oss själva och för företaget, säger hon.

Fakta

Tips till företagsledningar:

  • Se till att företagens ledningar förstår varför det behövs regler och rutiner för hur tekniken används.
  • Lägg undan alla mobiler på mötena.
  • Stäng av ljudet på alla mobiler och datorer.
  • Se till att telefonsamtal inte sker i öppna kontor, då dessa stör kollegerna.
  • Se till att tydliggöra när, var och hur de anställda förväntas vara tillgängliga. Visa tydligt att det utöver dessa inte finns förväntningar på tillgänglighet.
  • Det finns mängder av tekniska lösningar på arbetsplatsen för att hantera och sortera information. Visa medarbetarna hur de kan användas för att ge en rimlig kognitiv arbetsbörda.

Tips till medarbetare:

  • Ha mobilen avstängd i möten, även informella sådana.
  • Under arbetstid: stäng av störande ljud på alla mobiler och datorer.
  • Styr informationsflödet. Se till att distraherande pop up-fönster och pushnotiser i datorn och mobilen är avstängda.
  • Ring i enrum. Om inte headset och annat används, som gör att man kan tala tystare, gå undan.
  • Inför e-posttider. Se till att e-postande och sms:ande sker på vissa tider.
  • Vila från tekniken. Lägg bort tekniken en stund varje dag. Låt hjärnan få vilopauser.