Stresströskeln har höjts i arbetslivet och det gäller även e-posten.
Samtidigt som vi klarar av fler mejl i inboxen och är mer medvetna om riskerna så är e-post-stressen fortfarande ett problem för enskilda individer och för många organisationer.
I grunden beror det på att vi är sociala varelser, enligt Olle Bälter, som forskat om e-post på KTH och som håller seminarier i ämnet.
– Nyfikenheten att läsa ett nytt mejl är så hög att vi inte hanterar det rationellt. Egentligen är det ju korkat att avbryta det man håller på med för att läsa ett mejl. Även om man bara tittar till på ett mejl så har det stor påverkan på effektiviteten.
Det tar mellan 30 sekunder och tre minuter efter att man läst meddandet tills man är tillbaka helt i tankarna till uppgiften där man lämnade den, enligt Olle Bälter.
– Stäng av plinget eller annat som visar att du fått mejl. Datorn ska inte avgöra när det passar att läsa e-post. Mitt råd är att gå in i inboxen morgon, lunch och eftermiddag. Alla kan inte göra så men för många räcker det faktiskt.
Stressen skulle minska betydligt om fler tänkte mer på den som tar emot mejlet, anser han.
– Skönheten och farligheten med e-post är att det är så lätt att bli av med saker. Många känner sig nöjda med sig själva när de har formulerat några frågor i ett mejl och snabbt skickat iväg det.
Det gäller att inte ha för bråttom, anser Olle Bälter.
– Genom att slarva i första skedet gör man både sig själv och andra en otjänst. Det händer alltför ofta att den som får ett mejl svarar på något annat på grund av att frågan inte är entydig, eller skickar tillbaka en fråga om vad som menades.
Hans tips är att ta sig tid att tänka till på hur mejlet går att formulera för att göra det lätt för mottagaren att förstå och svara på.
– Då ökar chansen att få ett snabbt och bra svar tillbaka så att ärendet kan avslutas. Ha heller inte för bråttom när du svarar. Tänk till en extra gång på om du verkligen har besvarat frågan, annars kommer den tillbaka igen, säger Olle Bälter.
Eva Sjöqvist, forskare vid Högskolan Gotland, har skrivit en doktorsavhandling om bland annat mejlstress och hur man förebygger den.
Hon ser en risk med det växande antalet diskussionsgrupper på företagens intranät. Ofta kopplas de till var och ens mejl-adress och då blir det ännu mer mejl att hålla reda på, konstaterar hon.
– Förut fanns diskussionsgrupperna bara externt, men nu blir det allt vanligare även internt. Det ramlar in en massa mejl därifrån med uppdateringar och på intranätet kan det verkligen handla om allt möjligt. Allt från omorganisationer till någon som går i pension eller vem som vunnit stavgångstävlingen.
Här måste företagsledningen vara strategisk och tänka till på hur informationen ska distribueras, anser hon.
Generellt bör företag styra mejlanvändningen mer, och till exempel diskutera om inte mejl som är äldre än två år bör tas bort, föreslår Eva Sjöqvist.
– Jag tror att det vore bra för folk som inte kan radera mejl. En del använder mejlboxen som ett slags arkiv och det tar enormt mycket tid, energi och resurser. Det finns de som sparar alla mejl!
Att minimera de onödiga och skadliga mejlen är ett steg i rätt riktning, enligt e-post-forskaren Eva Sjöqvist som delar in användningen av mejl i tre kategorier:
Nödvändig. Det som användbart och viktigt, och som är intressant för våra arbetsuppgifter och/eller tillfredsställer sociala behov.
Onödig. Oanvändbar eller ointressant information/kommunikation som inte fyller något av våra behov.
Skadlig. E-post som på olika sätt påverkar arbetsmiljön eller effektiviteten negativt.
