På många svenska företag finns en utpräglad möteskultur, något som i andras ögon har gjort oss till världsmästare på att hålla många möten.

– I Finland säger de ’Herregud, kan ni inte ha en enda tanke utan att ha ett möte?’, säger effektivitetskonsulten Petra Brask till Chef.se.

Men många och framförallt långa möten tenderar att bli alltför ineffektiva, och tar dessutom dyrbar tid från andra arbetsuppgifter. Sajten Chef.se har sammanställt Petra Brasks bästa tips för att öka effektiviteten i mötesrummet.

1. Klargör syftet.
Ha syftet med mötet klart för dig redan på förhand. Fundera också på vilken typ av möte det är eller vilken typ av fråga som just nu diskuteras. Handlar det om att informera, brainstorma eller fatta beslut?

2. Gör dagordning.
Skicka ut de frågor ni ska diskutera till deltagarna i förväg. En vanlig anledning till att många möten blir vaga och ineffektiva är att deltagarna inte är tillräckligt förberedda när de dyker upp på mötet.

3. Disponera tiden.
Prioritera punkterna och börja med den absolut viktigaste frågan. Den punkt som diskuteras först får mest energi och fokus och det är bättre att detta läggs på den viktigaste frågan i stället för på föregående mötesprotokoll.

4. Skriv ner att-göra-punkter.
För protokoll under själva mötet i stället för att göra det i efterhand. På många arbetsplatser har man övergivit protokollen helt och hållet och gått över till att skriva att-göra-listor som följs upp under nästa möte.

5. Engagera alla.
Kräv att alla förbereder och delar med sig av minst två ståndpunkter för varje fråga ni diskuterar. På så sätt minskar risken för att alla ska hålla med varandra utan att ta ställning, vilket gör att fler åsikter kommer fram.

6. Fördela ansvaret – håll intresset uppe.
Låt rollerna i gruppen rotera så att ansvaret för att exempelvis göra anteckningar, summera eller hålla i mötet växlar. Variationen gör att hjärnan håller sig alert och att mötesdeltagarna inte tappar intresset.

7. Checka av.
Be om feedback efter mötet och kontrollera att alla har förstått vad ni har bestämt. På så sätt undviker ni att deltagarna lämnar mötet utan att veta vad som gäller – eller att alla har olika uppfattningar om vad ni har diskuterat.

8. Ha extra diskussioner för dem som vill.
Avsluta varje möte med en diskussionsstund där ni kan ta upp sådant som ni inte hann med under det övriga mötet. På så sätt kan de som är intresserade av att fortsätta diskussionen stanna kvar medan övriga kan avvika och ägna sig åt något annat.

9. Gör spelregler.
Gör upp gemensamma spelregler för hur ni ska bete er på era möten och vad som gäller när det handlar om exempelvis att sms:a och läsa mejl under era sammanträden. Se till att det får konsekvenser om dessa regler bryts.

10. Ifrågasätt varje möte.
Minska ner på antalet möten. En anledning till att många kommer oförberedda är att de inte har haft tid att förbereda sig på grund av andra möten. Då är det bättre att fokusera på några stycken. Kom ihåg det engelska uttrycket ”Don’t spread yourself too thin.”