Mejl är i många fall den föredragna formen av kommunikation på arbetsplatser världen över, eftersom den ofta är oberoende av tid och rum.

Trots att vi spenderar en stor del av vår arbetstid till att skicka mejl till kunder och kollegor är det många som inte har koll på vett och ettikett när det gäller e-post. Sajten Business Insider har sammanställt 7 tips för hur du skriver proffsigare mejl.

1. Var tydlig i ämnesraden.

Många beslutar sig för att öppna ett mejl baserat på vad som står i ämnesraden. Skriv en ämnesrad som gör att mottagaren förstår att ditt meddelande är relevant för dem. Exempel på en bra ämnesrad är: ”Ändrat mötesdatum”, ”Snabb fråga om din presentation” eller ”Förslag till handlingsplanen”.

2. Använd en professionell e-postadress.

Du bör alltid ha en e-postadress som anger ditt namn, så att mottagaren direkt vet vem mejlet är ifrån. Om du arbetar för ett företag bör du använda din företagsadress. Men om du av någon anledning använder en personlig e-postadress i arbetsrelaterade sammanhang eller jobbsök, se till att adressen ger ett professionellt intryck och inte uppfattas som spam.

3. Tänk en gång extra innan du trycker "svara alla”.

Ingen vill läsa e-post från 20 personer om innehållet inte rör dem. Man kan förvisso ignorera mejl, men många får aviseringar om nya meddelanden på sina telefoner eller pop-up meddelanden på sina datorskärmar som kan störa. Avstå från att trycka på "svara alla" om du inte tror att alla på listan faktiskt behöver ta del av informationen.

4. Använd utropstecken sparsamt.

Utropstecken bör användas sparsamt i skrift. Om du använder utropstecken för ofta kan resultatet lätt bli att du framstår som känslosam eller omogen. Om du väljer att använda utropstecken, använda det endast för att förmedla engagemang.

5. Var försiktig med humor.

Humor i text kan lätt missförstås på grund av avsaknaden av kroppsspråk och tonläge. I ett professionellt sammanhang är det bättre att lämna skämt utanför mejlen om du inte känner mottagaren väl.

6. Var medveten om kulturella skillnader i hur man talar och skriver.

Om du skickar mejl till personer i andra länder kan missförstånd lätt uppstå på grund av kulturella skillnader i hur man kommunicerar. I de skandinaviska länderna föredrar man att gå rakt på sak, men i till exempel Japan, där personliga relationer är viktiga även i affärssammanhang, kan man vara mer personlig i sina mejl. Anpassa ditt budskap beroende på mottagarens kulturella bakgrund eller hur väl du känner dem.

7. Svara på alla mejl - även om det inte var avsett för dig.

Det är svårt att svara på varje mejl som någonsin skickats till dig, men du bör försöka, särskilt om avsändaren förväntar sig ett svar. Även om personen skickat fel och ett svar inte är nödvändigt ger det ett gott intryck att du tog dig tid, speciellt om personen arbetar i samma företag eller bransch som du. För att se till så att du själv inte gör misstaget att skicka fel, lägg till mottagarens adress det sista du gör. Då slipper du dessutom skicka iväg ett ofullständigt mejl av misstag.